Büroorganisation #2/5: New Work und Smart Offices

In sei­ner Kolum­ne erläu­tert Micha­el Hart­wig, CEO von ebue­ro und eGroup, war­um gute Orga­ni­sa­ti­on und Pla­nung die Basis für effi­zi­en­te Wis­sens­ar­beit bil­den. Im zwei­ten Teil geht es dar­um, wie New Work und Smart Offices – Kri­ti­kern zum Trotz – gewohn­te Arbeits­struk­tu­ren auf­bre­chen und die Arbeits­welt revolutionieren.

Das The­ma New Work und damit ver­bun­de­ne Smart Offices sind in aller Mun­de. Nur noch weni­ge hal­ten die Sicht­wei­se für neu­mo­di­schen Fir­le­fanz – ande­re hin­ge­gen sehen dar­in nicht mehr als eine wohl­klin­gen­de Wort­hül­se. Keins von bei­dem trifft zu.

Was bedeuten New Work und Smart Office überhaupt?

Bevor man sich ein Bild davon machen kann, ob die neue Her­an­ge­hens­wei­se Zin­no­ber oder die Zukunft ist, muss man erör­tern, wofür das Begriffs­paar New Work und Smart Office über­haupt steht. Laut einer Stu­die des Fraun­ho­fer Insti­tuts ver­bin­det die Mehr­zahl der Men­schen mit dem Begriff New Work die zeit­li­che und räum­li­che Frei­heit bei der Arbeit. Die Sou­ve­rä­ni­tät bei der Wahl der Arbeits­zeit und des Arbeits­or­tes sind dabei die bei­den maß­geb­li­chen Leitideen.

Das Smart Office steht vor allem für Lösun­gen, die hybri­des, dezen­tra­les oder fle­xi­bles Arbei­ten ermög­li­chen und gewohn­te Arbeits­pro­zes­se digi­tal opti­mie­ren. Hier­zu zäh­len Anwen­dun­gen für Online-Mee­tings wie Micro­soft Teams oder Zoom und Tools für digi­ta­le Zusam­men­ar­beit wie Office 365, Slack, Expen­si­fy, Rydoo oder Asa­na. Auch Tele­fon­se­kre­ta­ri­ats­ser­vices wie ebue­ro ermög­li­chen es Wis­sens­ar­bei­tern, unge­stört und fle­xi­bel zu arbei­ten, ohne dass die Erreich­bar­keit für Kun­den dar­un­ter lei­det. Smart Office hat dar­über hin­aus Ein­fluss dar­auf, wie Büros kon­zi­piert wer­den. So nimmt die Zahl von Shared Desks ste­tig zu und dezen­tra­le Cowor­king Spaces ermög­li­chen ange­sichts des dras­ti­schen Fach­kräf­te­man­gels, qua­li­fi­zier­tes Per­so­nal auch an ande­ren Stand­or­ten für sich zu gewinnen.

Anforderungen an die persönliche Arbeit

Eine wei­te­re wich­ti­ge Dimen­si­on von New Work ist die Sinn­haf­tig­keit der Arbeit. Mit­ar­bei­ten­de hin­ter­fra­gen ihr Tun und erwar­ten von ihrem Unter­neh­men Ant­wor­ten auf die Fra­ge nach dem Pur­po­se der Arbeit. Hier­zu ver­tre­ten Geg­ner, dass es sich dabei um eine über­grif­fi­ge kol­lek­ti­ve Sinn­stif­tung han­de­le, die nie­man­dem nüt­ze. Ein Fir­men-Pur­po­se sei nichts­sa­gend und ände­re nichts dar­an, dass für vie­le Mit­ar­bei­ten­de der ein­zi­ge Sinn der Arbeit dar­in bestehe, Geld zu ver­die­nen. Mei­ner Mei­nung nach greift die­se Argu­men­ta­ti­on zu kurz. Qua­li­fi­zier­tes Per­so­nal stellt heu­te ande­re Anfor­de­run­gen an die Arbeit als frü­her. Die durch New Work gewon­ne­ne Fle­xi­bi­li­tät sorgt dafür, dass die Gren­zen von Pri­va­tem und Beruf­li­chem zuneh­mend ver­blas­sen. In die­sem Modell fin­den Mit­ar­bei­ten­de Erfül­lung, wenn die per­sön­li­che Arbeit als sinn­haft bewer­tet wird. Der Sinn wird also indi­vi­du­ell von jedem Mit­ar­bei­ten­den definiert.

New Work ist kein Hype. Befeu­ert von der Coro­na-Pan­de­mie und ange­sichts eines Schwenks hin zu einem Arbeit­neh­mer­markt sind Unter­neh­men gefor­dert, bes­ser zu wer­den, wenn sie den Anschluss an die Kon­kur­renz nicht ver­schla­fen möch­ten. Es ist neben­säch­lich, ob es den Begriff erst seit kur­zem gibt oder ob das alt­ba­cke­ne Wort Tele­ar­beit der Vor­rei­ter von New Work ist. Der Wan­del ist kein Hype, wel­cher wie­der abeb­ben wird. Das Bedürf­nis nach fle­xi­blen Arbeits­mo­del­len mit einem erkenn­ba­ren Sinn wird blei­ben. Inwie­fern das für Unter­neh­men gilt, die New Work nicht in ihre Fir­men-DNA inte­grie­ren, wird die Zukunft zeigen.

Ange­sichts des Fach­kräf­te­man­gels sind Unter­neh­men gut bera­ten, ange­mes­sen auf die Anfor­de­run­gen ihrer Mit­ar­bei­ten­den zu reagie­ren, bevor es jemand ande­res tut.

Mit der FKK-Regel rüsten sich Unternehmen für die Zukunft

Ein Unter­neh­men lässt sich nicht von heu­te auf Mor­gen umkrem­peln. Den­noch gibt es drei Stell­schrau­ben, die die Zufrie­den­heit von Mit­ar­bei­ten­den deut­lich beein­flus­sen. Die FKK-Regel befasst sich mit den The­men Fle­xi­bi­li­tät, Kon­zen­tra­ti­on und Krea­ti­vi­tät und ist ein wich­ti­ger Schritt zu zeit­ge­mä­ßem Arbeiten.

F - Flexibilität

Qua­li­fi­zier­tes Per­so­nal erwar­tet vom Arbeit­ge­ber, fle­xi­bel zu sein – zeit­lich und räum­lich. Wird das nöti­ge Ver­trau­en ent­ge­gen­ge­bracht, führt die dar­aus gewon­ne­ne Frei­heit zu mehr Zufrie­den­heit. Hybri­des Arbei­ten ermög­licht es, sich das Arbeits­um­feld für die jewei­li­gen Auf­ga­ben aus­zu­su­chen. Zeit­li­che Fle­xi­bi­li­tät führt dazu, dass pri­va­te und beruf­li­che Ter­mi­ne bes­ser in Ein­klang gebracht wer­den kön­nen und die Beschäf­ti­gung nicht als Hin­der­nis für die per­sön­li­chen Belan­ge ange­se­hen wird. Man darf nicht außer Acht las­sen, dass die Mess­bar­keit und der Per­for­mance-Aspekt dabei extrem wich­tig sind. Wer sich der Pro­duk­ti­vi­täts­fra­ge offen stellt, kann die Fle­xi­bi­li­tät voll ausleben.

K - Konzentration

Es liegt auf der Hand, dass Pro­duk­ti­vi­tät Kon­zen­tra­ti­on erfor­dert. Doch vie­le Unter­neh­men stel­len sich nicht opti­mal auf, um die Vor­aus­set­zun­gen für kon­zen­trier­tes Arbei­ten zu schaf­fen. Häu­figs­te Stör­quel­le ist nach wie vor das Tele­fon. Auf der einen Sei­te ist es ein schnel­les und effi­zi­en­tes Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel, das den direk­ten Kon­takt zu Kun­den und den schnel­len Aus­tausch mit Kol­le­gen gewähr­leis­tet. Die Schat­ten­sei­te: Klin­gelt das Tele­fon, wird man abrupt aus dem kon­zen­trier­ten Arbei­ten geris­sen. Die Arbeits- und Orga­ni­sa­ti­ons­psy­cho­lo­gin Dr. Frit­zi Wies­mann belegt: „Wer nur für drei Minu­ten aus einer Auf­ga­be her­aus­ge­ris­sen wird oder sich selbst einer neu­en Auf­ga­be zuwen­det, braucht danach zwei Minu­ten, um wie­der auf dem glei­chen Stand wie vor­her zu sein“. Häu­fi­ge Unter­bre­chun­gen kön­nen sich nach Anga­be der Exper­tin so anhäu­fen, dass die unnö­tig ver­geu­de­ten Minu­ten bis zu 40 Pro­zent der Arbeits­zeit ausmachen.

Das Ergeb­nis: Frust, der die Arbeit für Mit­ar­bei­ten­de als sinn­los erschei­nen lässt. Das smar­te Office muss das ver­hin­dern. Das gesam­te Sekre­ta­ri­at und Tele­fo­na­te las­sen sich etwa mit ebue­ro aus­la­gern. Das stellt sicher, dass die Arbeit kon­zen­triert erle­digt wer­den kann und die Erreich­bar­keit für Kun­den und Geschäfts­part­ner gewähr­leis­tet ist. Ein­ge­hen­de Anru­fe wer­den kom­pe­tent im Namen der Fir­ma ange­nom­men und gebün­delt. Auf die­se Wei­se kön­nen Tele­fo­na­te außer­halb von kon­zen­trier­ter Fokus­ar­beit beant­wor­tet wer­den. Tele­fon­se­kre­ta­ria­te sind in die­ser Welt also eine Rie­sen­hil­fe, die man erstaun­lich fle­xi­bel und güns­tig, wie eine Soft­ware, zubu­chen kann.

K- Kreativität

Krea­ti­vi­tät geht ein­her mit Fle­xi­bi­li­tät und Kon­zen­tra­ti­on. Nur wer den Rücken frei hat, kann sein Poten­zi­al aus­schöp­fen. Neue Ant­wor­ten auf bestehen­de Fra­gen zu fin­den, ist der Inbe­griff von schöp­fe­ri­schem und sinn­stif­ten­dem Arbei­ten. Kein Dienst nach Vor­schrift, son­dern den Frei­raum nut­zen, um eige­ne Ideen zu ent­wi­ckeln und sich selbst her­aus­zu­for­dern. Wenn Mit­ar­bei­ten­de sich selbst ver­wirk­li­chen kön­nen, ebnet das den Weg zu Inno­va­tio­nen und einem Pio­nier­geist, der das Unter­neh­men zukunfts­si­cher macht.

Fazit:

Wer bei New Work und Smart Office aus­schließ­lich an hip­pe Start-ups mit Kicker­tisch denkt, liegt völ­lig falsch. Sinn­stif­ten­de Arbeit ist kei­ne über­grif­fi­ge Flos­kel, wenn ein Arbeits­um­feld geschaf­fen wird, mit dem sich Mit­ar­bei­ten­de iden­ti­fi­zie­ren kön­nen. New Work und Smart Offices wer­den blei­ben. Mit der FKK-Regel kön­nen Unter­neh­men den ers­ten Schritt hin zu mehr Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit gehen und sich für die Arbeit der Zukunft wapp­nen. New Work ist kein Nice-to-have, son­dern ele­men­tar für den Erfolg des Unternehmens.

Im nächs­ten Teil mei­ner Kolum­ne geht es dar­um, wie Unter­neh­men jeder Grö­ße dem Fach­kräf­te­man­gel trot­zen können.

Abbil­dung: ebuero Micha­el Hart­wig, CEO, ebue­ro AG und eGroup. ebuero.de