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OFFICE PIONEER Nadine Laule: New Work! – New Office?! Neues Arbeiten braucht neue Kultur

Nadi­ne Lau­le ist eine Office-Pio­nie­rin, wie sie im Buche steht. Denn mit die­sem Bei­trag ist die Geschäfts­füh­ren­de Gesell­schaf­te­rin von future office auch in Band zwei von „OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030“ präsent.

Nadine Laule, Geschäftsführende Gesellschafterin, future office GmbH. Abbildung: future office

Nadi­ne Lau­le, Geschäfts­füh­ren­de Gesell­schaf­te­rin, future office GmbH. Abbil­dung: future office

Wenn man sich als Office Pioneer Gedan­ken über das Büro 2030 macht, reicht es nicht, über Räu­me oder gar Möbel nach­zu­den­ken. Viel­mehr braucht es einen neu­en Ansatz für Arbeit im digi­ta­len Zeit­al­ter. Es braucht ein pas­sen­des Mind­set, eine neue Unter­neh­mens-, Feh­ler- und Füh­rungs­kul­tur, pas­sen­de Tools sowie die Befä­hi­gung der Teams inklu­si­ve Füh­rungs­kräf­te, die­se zu leben und zu nutzen.

Wir bei future office sind einer­seits Gestal­ter guter Büros für unse­re Kun­den, sahen uns ande­rer­seits aber selbst zuneh­mend mit den nega­ti­ven Fol­gen feh­len­der Kon­zen­tra­ti­on in der Arbeits­welt kon­fron­tiert: Wäh­rend des Arbeits­tags völ­lig zer­ris­sen zwi­schen Anfra­gen, Tele­fo­na­ten, E-Mails zu pen­deln und am Abend das Gefühl, nichts geschafft zu haben, kennt wahr­schein­lich jeder. Es bedarf neben pas­sen­den Büros auch einer neu­en Kul­tur, mit der Digi­ta­li­sie­rung, dem Mehr an Kom­mu­ni­ka­ti­on und Kol­la­bo­ra­ti­on und der dar­aus resul­tie­ren­den Frag­men­tie­rung umzu­ge­hen. Es braucht eine neue Wert­schät­zung für kon­zen­trier­tes Arbei­ten und opti­ma­le Bedin­gun­gen für Gehirn­ar­beit im digi­ta­len Wissenszeitalter.

Durch Zufall haben wir das TFC-Frame­work – TFC steht für The Focu­sed Com­pa­ny – von Vera Star­ker, Anne Star­ker und Mat­thi­as Schnei­der für uns ent­deckt und sind begeis­tert von den sofort spür­ba­ren Effek­ten auf unse­re Pro­duk­ti­vi­tät, Arbeits­zu­frie­den­heit und Moti­va­ti­on. Ich möch­te im Dia­log um das Office 2030 neben unse­rem Kern­the­ma, dem guten Büro, des­halb hier zunächst auf Rah­men­be­din­gun­gen ein­ge­hen, ohne die selbst die bes­ten Räu­me gutes Arbei­ten nicht mög­lich machen.

TFC ist mehr als ein­zel­ne Metho­den, obwohl sol­che Bestand­teil sind. Deep-Work, Zero-Inbox oder die Pomo­do­ro-Tech­nik hel­fen, effek­ti­ver, kon­zen­trier­ter und fokus­sier­ter zu wer­den – aber nur, wenn die Rah­men­be­din­gun­gen stim­men. Mit der Imple­men­tie­rung von TFC kommt man von unpro­duk­ti­vem E-Mail-Ping-Pong, end­lo­sen Mee­tings und stän­di­gen Unter­bre­chun­gen oder stän­di­ger Erreich­bar­keit hin zu dyna­mi­scher Wert­schöp­fung für den Kun­den, zu Wett­be­werbs­fä­hig­keit, Krea­ti­vi­tät und Inno­va­ti­on. Und: Arbeit macht plötz­lich wie­der mehr Spaß und zufrieden.

Ein Kern­aspekt von TFC ist eine unter­neh­mens­wei­te, gemein­sa­me Fokus­zeit von zwei Stun­den. Unse­re fin­det zwi­schen zehn und zwölf Uhr statt. Jeden Tag. Ohne Tele­fon, E-Mail, Gesprä­che oder Mee­tings. Schon nach den ers­ten Tagen woll­te kei­ner im Team sie je wie­der missen.

Basis für TFC sind neu­ro­wis­sen­schaft­li­che Zusam­men­hän­ge: Unser Gehirn braucht im Schnitt acht Minu­ten, bis wir uns wirk­lich kon­zen­trie­ren. Noch ein­mal unge­stör­te sie­ben Minu­ten, um in einen Zustand des Flows zu kom­men, einen Zustand hoher Schaf­fens- und Inno­va­ti­ons­kraft. Sta­tis­tisch betrach­tet wer­den Wis­sens­ar­bei­ter alle 18 Minu­ten unter­bro­chen. Dann haben sie gera­de ein­mal zehn Minu­ten kon­zen­triert gear­bei­tet und davon nur drei Minu­ten im Flow! Der Rest ist Mathe­ma­tik. Jede Unter­bre­chung kos­tet im Schnitt 23 Minu­ten kon­zen­trier­ter Arbeits­zeit. Sta­tis­tisch betrach­tet kann man also maxi­mal sechs Minu­ten pro Stun­de im Flow arbei­ten, mage­re 48 Minu­ten pro Arbeits­tag. Die täg­li­che Fokus­zeit von zwei Stun­den erhöht die Flow-Zeit auf mehr als das 2,5-fache zur Situa­ti­on ohne TFC. Mit­ar­bei­ter und Füh­rungs­kräf­te wer­den an der durch TFC erreich­ten Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung „in Zeit“ betei­ligt – Frei­zeit, Lern­zeit, Lieblings-Projekt-Zeit.

Welche Rolle spielt der Raum?

Natür­lich gibt es eine Zäsur durch die Pan­de­mie, doch ist sie allein nicht Aus­lö­ser für die vie­len Ver­än­de­run­gen in der Art, wie wir zusam­men­ar­bei­ten (wol­len). Wo ist also die Brü­cke zum Büro? Durch den in allen Lebens­be­rei­chen spür­ba­ren rasan­ten Wan­del ver­än­dert sich auch die (Büro-)Arbeit: Wis­sens­ar­bei­ter kön­nen arbei­ten, wo und wann sie wol­len, Netz­wer­ke erset­zen Hier­ar­chien, Selbst­be­stim­mung wird zum Sta­tus­sym­bol der Zukunft: Frei­heit statt Fens­ter­ach­sen und Echt­holz-Schreib­tisch­plat­ten. Genera­tio­nen, Kul­tu­ren, Geschlech­ter und Cha­rak­te­re mischen sich immer mehr, der Fak­tor Mensch rückt end­lich wirk­lich in den Mit­tel­punkt. Betriebs­kli­ma und Arbeits­be­din­gun­gen wer­den zu ent­schei­den­den Fak­to­ren der Unternehmensattraktivität.

Gute Büros sind ein Bau­stein, um in neue For­men von Zusam­men­ar­beit hin­ein­zu­fin­den: Der Raum wird zum Kata­ly­sa­tor. Mit einem guten Büro – und damit mei­ne ich auch wan­del­bar im Hin­blick auf zukünf­ti­ge Ver­än­de­run­gen – fällt vie­les leich­ter. Viel­leicht gibt es auch Schrit­te, die ohne den pas­sen­den Raum gar nicht funk­tio­nie­ren. Nach dem Mot­to: Wenn die phy­si­schen Wän­de noch ste­hen, wie will man dann die Wän­de im Kopf wegbekommen?

Es bedarf einer kom­plett neu­en Füh­rung, mehr auf Augen­hö­he – coa­chen statt kom­man­die­ren. Es geht um Los­las­sen und Ver­trau­en. Nicht mehr um Hier­ar­chie, Mikro­ma­nage­ment und Kon­trol­le, son­dern um Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on und Ver­ant­wor­tung. Neu­es Arbei­ten strebt nicht mehr nach Per­fek­ti­on und ver­mei­det Feh­ler um jeden Preis, son­dern nach Exzel­lenz: Immer so gut machen, wie man kann, und aus Feh­lern schnell ler­nen. So kommt man ins Tun. Der Oze­an­damp­fer wird zum Schnell­boot. Das Schritt­hal­ten mit dem Ver­än­de­rungs­tem­po wird über­haupt erst möglich.
Der dafür not­wen­di­ge Wan­del ist ein lan­ger Pro­zess – New Work heißt lebens­lan­ges Ler­nen und die Bereit­schaft, sich neu zu erfin­den. Ein Satz aus Vera Star­kers Buch „End­lich wie­der kon­zen­triert arbei­ten“ ist mir da beson­ders im Kopf geblie­ben: „ALLE müs­sen in JEDER Rol­le LERNEN, Altes los­zu­las­sen, Neu­es aus­zu­pro­bie­ren und vor allem: zu vertrauen.“

Frü­her war Arbeit haupt­säch­lich von Effi­zi­enz getrie­ben. Arbeits­pro­zes­se waren bewusst line­ar struk­tu­riert und in Teil­ab­schnit­te unter­teilt. Heu­te sind unse­re Auf­ga­ben­stel­lun­gen um eini­ges kom­ple­xer, erfor­dern mehr krea­ti­ves Den­ken und kom­plett ande­re Arbeits­pro­zes­se, damit ein­her­ge­hend auch dif­fe­ren­zier­te Umge­bun­gen. Zwei Drit­tel aller Wis­sens­ar­bei­ter im Büro arbei­ten aber noch in jahr­zehn­te­al­ten Struk­tu­ren, meis­tens in Zel­len­bü­ros – der Name ist da oft Pro­gramm. Gebaut sind die für linea­re, star­re Arbeits­pro­zes­se als Spie­gel alter Arbeits­mus­ter. Oft sind klas­si­sche Bespre­chungs­räu­me die ein­zi­ge Mög­lich­keit für Kollaboration.

Neues Arbeiten in alten Räumen?

Wenn ich eine groß­ar­ti­ge Idee habe, die ich gern mit mei­nem Team dis­ku­tie­ren wür­de, den ein­zi­gen Bespre­chungs­raum aber Tage im Vor­aus buchen muss, ist der Fun­ke, die Spon­ta­nei­tät tot. Wenn ich kei­ne Mög­lich­kei­ten für Rück­zug habe, kei­ne Medi­en­un­ter­stüt­zung, mei­ne Kör­per­hal­tung nicht ver­än­dern kann, dann lei­det nicht nur die Unter­stüt­zungs­wir­kung durch den Raum und die Zusam­men­ar­beit, son­dern dies wird von den Nut­zern auch ganz klar als Zei­chen feh­len­der Wert­schät­zung ver­stan­den. Und das wirkt sich direkt auf die Arbeit­ge­ber­at­trak­ti­vi­tät aus – der Raum ist in Zei­ten von Fach­kräf­te­man­gel wirk­lich kein Nebenthema.

Es geht nicht dar­um, ins Büro zurück­zu­keh­ren, son­dern dar­um, in ein bes­se­res Büro zurück­zu­keh­ren. Die Pan­de­mie hat den Wan­del nicht ange­sto­ßen, son­dern vor­han­de­ne Trends ver­stärkt und beschleu­nigt. Nach fast einem Jahr­zehnt der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on und einer Pan­de­mie, in der vie­le das Arbei­ten im Home­of­fice als Nor­mal­zu­stand ken­nen­ge­lernt haben, bekommt das Büro ganz ande­re Auf­ga­ben. Es ist eben nicht mehr der Ort, den man braucht, um arbei­ten zu kön­nen, son­dern wird zu einem Begeg­nungs­ort, einer Hei­mat. Die Men­schen wol­len gern wie­der ins Büro zurück, nicht zuletzt, um mal wie­der ordent­lich geklei­det unter Men­schen zu kom­men – Stich­wort Busi­ness-Jog­ging­ho­se als Out­fit 2020. Und: Die Nut­zer erwar­ten eine ruhi­ge, pro­fes­sio­nel­le Arbeits­um­ge­bung. Da sind wir neben dem Raum auch direkt wie­der bei guten Rah­men­be­din­gun­gen und pas­sen­der Kultur.

Die Mischung machts: Es braucht Orte für Einzelarbeit, Zusammenarbeit, Lernen und Pause. Abbildung: future office

Die Mischung machts: Es braucht Orte für Ein­zel­ar­beit, Zusam­men­ar­beit, Ler­nen und Pau­se. Abbil­dung: future office

Die Fra­ge ist plötz­lich: Wie muss ein Büro aus­se­hen, wenn ich nicht mehr kom­men muss? Wenn mein Unter­neh­men aber ein Inter­es­se hat, dass ich zumin­dest ab und zu noch komme?

Der Raum prägt unser Den­ken und Han­deln. Das kann man sofort an sich selbst spü­ren, wenn man gedank­lich in eine dunk­le Bahn­hofs­un­ter­füh­rung geht und dann an einen Lieb­lings­ort bei sich zu Hau­se. Und bei acht Stun­den oder mehr sei­ner Wach­zeit im Büro kann man sich vor­stel­len, wie wich­tig es ist, dort einen Raum vor­zu­fin­den, der einen opti­mal unter­stützt und an dem man sich gern auf­hält. Räu­me för­dern oder unter­bin­den Begeg­nung, Aus­tausch, Von­ein­an­der­ler­nen und Zusammenarbeit.

Dabei muss man klar sagen: Die Schwer­ge­wich­te unter den Fak­to­ren, die ein Büro wirk­lich gut machen, sind Akus­tik, Pri­vat­sphä­re, Rück­zug. Ohne die gehts nicht – kon­zen­trier­tes Arbei­ten ist in einem guten Büro für jeden jeder­zeit mög­lich, kom­plett hier­ar­chie­frei. Ruhe, Kon­zen­tra­ti­on und Abschir­mung sind mensch­li­che Grundbedürfnisse.

Die Lösung für die Viel­falt der Anfor­de­run­gen heißt dif­fe­ren­zier­te Arbeits­um­ge­bun­gen: Man ermög­licht den Nut­zern, durch gute Gestal­tung selbst­be­stimmt den pas­sen­den Ort auf­zu­su­chen. Man geht davon aus, dass man an einem Arbeits­tag etwa 15 Pha­sen durch­läuft – zwi­schen „ich arbei­te allein“ und „ich arbei­te mit wenigen/vielen gemein­sam“ und zwi­schen „ich bin sehr kon­zen­triert“ und „ich ent­span­ne mich“. Durch das Anbie­ten unter­schied­li­cher Arbeits­or­te kann jeder selbst für sich Sor­ge tra­gen, ent­spre­chend sei­ner momen­ta­nen Auf­ga­be, sei­nes Cha­rak­ters und sogar sei­ner Stim­mung den per­fek­ten Arbeits­ort für sich zu wäh­len. Die­se Wahl­mög­lich­keit sorgt sofort für mehr Zufrie­den­heit und Leis­tungs­fä­hig­keit – Frei­heit als Sta­tus­sym­bol und Motivationsfaktor.

Machen Sie Ihr Büro zum Dorf!

Für mich ist das Dorf ein gutes Bild für die­se neu­en Kon­zep­te: Eine Viel­zahl an Umge­bun­gen, die auf kur­zen Wegen erreich­bar sind, die direk­te Kom­mu­ni­ka­ti­on sowie Gemein­schaft und Rück­zug ermög­li­chen. Ana­log zum Dorf­platz, auf dem es belebt und kom­mu­ni­ka­tiv zugeht, dem eige­nen Zuhau­se, das Hei­mat und Rück­zugs­ort ist, der Park­bank für ver­trau­li­che Gesprä­che, der Knei­pe für Pau­sen und dem Rat­haus für for­mel­le Besprechungen.

Man gestal­tet also nicht mehr nur Arbeits­plät­ze, son­dern Arbeits­mög­lich­kei­ten. Die Mischung machts: Es braucht Orte für Ein­zel­ar­beit, Zusam­men­ar­beit, Ler­nen und Pau­se. Für vie­le Auf­ga­ben ist der Schreib­tisch defi­ni­tiv nicht der am bes­ten geeig­ne­te Ort. Zur Abstim­mung mit einer Kol­le­gin gehe ich lie­ber in die Lounge-Ecke, zum Tele­fo­nie­ren in die Tele­fon­box, für mei­ne Excel-Kal­ku­la­ti­on arbei­te ich ein paar Stun­den hoch kon­zen­triert und unge­stört im Think­tank. Das Home­of­fice ist ein Teil von Acti­vi­ty-Based-Working – für man­che Auf­ga­ben ist man da bes­ser auf­ge­ho­ben, für Kol­la­bo­ra­ti­on und Zusam­men­ar­beit wahr­schein­lich eher nicht.

Durch die­ses Umden­ken ent­ste­hen bes­se­re, viel­fäl­ti­ge­re Büros und Fle­xi­bi­li­tät für Wachs­tum mit effi­zi­ent genutz­ter Flä­che für bes­se­re Arbeits­wel­ten. Auch in vor­han­de­nen Flä­chen kann man über Mehr­fach­nut­zung sofort einen Mehr­wert schaf­fen: Viel­leicht wird die Kan­ti­ne ange­rei­chert mit Plät­zen für kur­ze Mee­tings ein tem­po­rä­rer Arbeits­platz? Oder eine unge­nutz­te Flur­zo­ne wird zum Ort für Steh­be­spre­chun­gen und Tele­fon­bo­xen? Das Ein­zel­bü­ro einer Füh­rungs­kraft wird in deren Abwe­sen­heit zum klei­nen Besprechungsraum?

Wann also star­ten mit der Umge­stal­tung? Erst den Kul­tur­wan­del vor­an­trei­ben, die Pro­zes­se ändern, dann pas­sen­de Räu­me schaf­fen? Oder anders­her­um? Für mich ist das kein Hen­ne-Ei-Pro­blem. Wenn man sich davon ver­ab­schie­det, Büros für die nächs­ten zehn bis 15 Jah­re umzu­ge­stal­ten und auch den Raum ein Work in pro­gress sein lässt, ohne End­ergeb­nis, dann bleibt er ein­fach zusam­men mit den Pro­zes­sen, der Kul­tur und der Art, wie wir zusam­men­ar­bei­ten in der Ver­än­de­rung. Ent­schei­dend ist des­halb für mich auch, den Arbeits­raum fest in den Unter­neh­men­s­ka­len­der zu set­zen und sich min­des­tens ein­mal jähr­lich zu fra­gen, ob er der jet­zi­gen Situa­ti­on noch gerecht wird.

Die Menschen mitnehmen

Eine so grund­le­gen­de Ver­än­de­rung ist eine Rie­sen­her­aus­for­de­rung – sowohl Füh­rungs­kräf­te als auch Mit­ar­bei­ter müs­sen die alte Kul­tur hin­ter sich las­sen, die bremst. Vor­ge­setz­te müs­sen Ver­än­de­rung aktiv för­dern, sicht­bar vor­le­ben und initi­ie­ren. Und dann müs­sen die Nut­zer in den Mit­tel­punkt aller Über­le­gun­gen: Wer genau arbei­tet dort und mit wem? Was ist unse­re Unter­neh­mens-DNA? Nicht für jeden passt ein goog­le­mä­ßi­ges Büro, in dem man über die Rut­sche in die Kan­ti­ne gelangt und sich in einer Bade­wan­ne im Aqua­ri­um-Raum ent­spannt. Wenn man die Men­schen nicht mit­nimmt, geht ganz viel Poten­zi­al ver­lo­ren: einer­seits für die Unter­neh­men, die in sol­chen Pro­jek­ten ja nicht wenig inves­tie­ren, ande­rer­seits ganz stark auch für die Mit­ar­bei­ter und Nut­zer, die kein opti­ma­les Büro bekom­men und viel­leicht mit Wider­wil­len in die neue Arbeits­welt ein­zie­hen. Den Men­schen in den Mit­tel­punkt zu set­zen, ist hier nicht altru­is­tisch, son­dern ein Win-win für Unter­neh­men und Nut­zer. Glück­li­che Men­schen als Gestal­tungs­prin­zip für das Büro der Zukunft.

Jetzt ist ein guter Zeit­punkt für die Rück­kehr in ein bes­se­res Büro.


future office GmbH

  • Büro- und Objekt­ein­rich­tung sowie Bera­tung auf dem Weg zum Büro der Zukunft; Gestal­tung guter Büros
  • Gegrün­det: 2001
  • Mit­ar­bei­ten­de: 21
  • Stand­or­te: Mann­heim, Karlsruhe
  • futureoffice.de
OFFICE PIONEERS. Ausblicke auf das Büro 2030 – Band 2

BUCHTIPP:

OFFICE PIONEERS: Ausblicke auf das Büro 2030, Band 2

Wie könn­ten Büro­ar­beit und Büros 2030 aus­se­hen? Was wird dann wich­ti­ger sein als heu­te, was weni­ger? Im zwei­ten Sam­mel­band „OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030“ for­mu­lie­ren 68 renom­mier­te Exper­ten Ant­wor­ten auf die­se Fra­gen. Das Buch ergänzt den ers­ten Band, der mit Bei­trä­gen von 58 Autoren 2020 erschie­nen und aktu­ell in der zwei­ten Auf­la­ge erhält­lich ist. 

„OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030. Visio­nen. Chan­cen. Her­aus­for­de­run­gen. Band 2“, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Ver­lag, Ber­lin 2021, 208 S., DIN A4.

Erhält­lich unter: OFFICE-PIONEERS.DE

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