Büroorganisation #1/5: Selbst und ständig?! Warum Selbstständige eine Pause brauchen

In sei­ner Kolum­ne erläu­tert Micha­el Hart­wig, CEO von ebue­ro und eGroup, war­um gute Orga­ni­sa­ti­on und vor­aus­schau­en­de Pla­nung die Basis für effi­zi­en­te Wis­sens­ar­beit bil­den. Im ers­ten Teil geht es um die Not­wen­dig­keit von Pau­sen und Urlaub sowie die Rege­lung der Abwesenheit.

Selbst­stän­dig zu sein, steht vor allen Din­gen für eins: selbst und stän­dig. Auf dem Papier heißt Selbst­stän­dig­keit, dass man so viel Urlaub neh­men darf, wie man möch­te. Die Rea­li­tät sieht anders aus. Stu­di­en bele­gen, dass sich ins­be­son­de­re Unter­neh­mer klei­ne­rer Fir­men zu wenig Zeit neh­men, um zu rege­ne­rie­ren. Wäh­rend das EU-Par­la­ment mit gro­ßer Mehr­heit ent­schie­den hat, ein Recht auf Nicht­er­reich­bar­keit für Arbeit­neh­men­de im Urlaub und außer­halb der Arbeits­zeit auf den Weg zu brin­gen, sieht die Wirk­lich­keit bei Selbst­stän­di­gen anders aus: Vie­le machen ent­we­der kei­nen Urlaub oder ent­span­nen nicht, weil sie per­ma­nent erreich­bar sind.

Der Haupt­grund für stän­di­ge Erreich­bar­keit: die Angst, wich­ti­ge Auf­trä­ge zu ver­pas­sen. Dabei sind Dau­er­stress und Anspan­nung eine viel grö­ße­re Gefah­ren­quel­le für das eige­ne Unter­neh­men als eine urlaubs­be­ding­te Abwe­sen­heit. Ins­be­son­de­re, wenn die Büro­or­ga­ni­sa­ti­on zuver­läs­sig gere­gelt ist. Urlaub und Erho­lung sind auch für Selbst­stän­di­ge wich­tig. Pünkt­lich zur Feri­en­sai­son geht es in der Kolum­ne heu­te dar­um, wie auch Sie trotz Selbst­stän­dig­keit Kraft schöp­fen kön­nen, ohne dabei Neu­kun­den und wich­ti­ge Tele­fo­na­te zu verpassen.

Keine Angst vor Abwesenheit

Selbst­stän­di­ge tra­gen eine gro­ße Ver­ant­wor­tung für sich, ihr Unter­neh­men und die Ange­stell­ten. Aus die­sem Grund fällt es vie­len schwer, los­zu­las­sen. Schlimms­ten­falls ent­wi­ckeln sich Schuld­ge­füh­le, wenn man dem Dau­er­stress für ein paar Tage ent­flie­hen möch­te. Doch genau hier­in liegt die größ­te Gefahr für ein Unter­neh­men. Jeder Mensch braucht eine Pau­se, wenn er nicht gera­de­wegs auf den Burn-out zuschlit­tern möch­te. Egal, ob län­ge­rer Urlaub oder Micro-Vaca­ti­on. Den Kopf freikrie­gen und Kraft für Neu­es schöp­fen, ist ein essen­zi­el­ler Bestand­teil erfolg­rei­cher Menschen.

Den Urlaub mit der F-R-E-I-Formel planen

F: Fix­ter­min fürs Frei­ma­chen festlegen

Der ers­te Schritt auf dem Weg zu einem ent­spann­ten Urlaub ist: als Chef frei­zu­neh­men. Die inne­re Ein­stel­lung soll­te dabei nicht sein: „Irgend­wann mal, wenn es passt“, son­dern „Genau dann!“. Es ist wich­tig, dass ein fixer Ter­min gefun­den wird, der genau so ein­ge­hal­ten wird wie ein wich­ti­ges Busi­ness-Mee­ting. Andern­falls gibt es immer einen Grund, die eige­nen Bedürf­nis­se dem Unter­neh­men unter­zu­ord­nen. Es kann hel­fen, wenn man sich kei­ne Flex-Tickets bucht oder die nicht stor­nier­ba­re Opti­on wählt.

R: Regeln für die Büro­or­ga­ni­sa­ti­on definieren

Ist ein Urlaubs­ter­min gefun­den, soll­ten in die­sem Zeit­raum weder wich­ti­ge Mee­tings anbe­raumt noch Dead­lines geplant sein. Die­se kön­nen zeit­lich vor oder nach dem Urlaub gelegt wer­den. Wenn mög­lich, kann der Chef oder die Che­fin einen Zeit­puf­fer schaf­fen, indem drin­gen­de Din­ge vor dem nahen­den Urlaub erle­digt oder dele­giert wer­den. Für soge­nann­te schwe­ben­de Vor­gän­ge soll­te ein Stell­ver­tre­ter aus­ge­wählt und gebrieft werden.

E: Emp­fangs­vor­sor­ge treffen

Einer der größ­ten Angst­fak­to­ren bei Selbst­stän­di­gen ist, nicht erreich­bar zu sein. Der wich­tigs­te Kanal ist und bleibt das Tele­fon. Was im All­tag der Trumpf bei der Neu­kun­den­ak­qui­se ist, kann im Urlaub zum abso­lu­ten Erho­lungs­kil­ler mutie­ren. Dient der Urlaub doch zum Abschal­ten und zum Auf­la­den der Akkus, kann beruf­li­cher Tele­fon­ter­ror im Urlaub genau das Gegen­teil bewir­ken. Damit das nicht pas­siert, kön­nen Tele­fon­se­kre­ta­ri­at­ser­vices wie ebue­ro hel­fen. Mit wenig Auf­wand und ohne lan­ge Vor­lauf­zeit lässt sich die tele­fo­ni­sche Emp­fangs­vor­sor­ge struk­tu­riert auf­glei­sen. Wäh­rend des wohl­ver­dien­ten Urlaubs wer­den Tele­fo­na­te zuver­läs­sig und freund­lich im Namen des Unter­neh­mens ange­nom­men. Im Vor­hin­ein kön­nen Sie fest­le­gen, wie genau der Anruf ent­ge­gen­ge­nom­men wer­den soll und wie dann wei­ter ver­fah­ren wird. Auf die­se Wei­se lässt sich Ihr Tele­fon­emp­fang wäh­rend des Urlau­bes pass­ge­nau auf das Unter­neh­men ein­stel­len. Jedes Unter­neh­men ist indi­vi­du­ell. Dank der struk­tu­rier­ten ebue­ro-Metho­de las­sen sich Anruf­sze­na­ri­en bran­chen­un­ab­hän­gig kate­go­ri­sie­ren und indi­vi­dua­li­sie­ren. Sie kön­nen zum Bei­spiel ent­schei­den, ob bereits ers­te Fra­gen gestellt wer­den sol­len oder ein Rück­rufter­min ver­ein­bart wer­den soll. Dank der VIP-Funk­ti­on kön­nen bei­spiels­wei­se wich­ti­ge Groß­kun­den not­falls auch direkt durch­ge­stellt wer­den. Der Sekre­ta­ri­ats­ser­vice notiert alle Infor­ma­tio­nen zuver­läs­sig, sodass jeder­zeit dar­auf zuge­grif­fen wer­den kann.

I: Ich-Zeit genießen

Der letz­te Punkt der F-R-E-I-For­mel ist der Wich­tigs­te. Mit dem guten Gefühl, dass einem ein star­ker Part­ner den Rücken frei­hält und das eige­ne Unter­neh­men in guten Hän­den ist, bleibt genug Zeit für Ent­span­nung und aus­rei­chend Ich-Zeit.

In mei­nem nächs­ten Bei­trag geht es dar­um, wie New Work und Smart Offices unse­re gewohn­ten Arbeits­struk­tu­ren revo­lu­tio­nie­ren. Bis dahin und genie­ßen Sie den Sommer!

Abbil­dung: ebuero Micha­el Hart­wig, CEO, ebue­ro AG und eGroup. ebuero.de