Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen für teamübergreifendes Projektmanagement. Doch mit der bloßen Implementierung solcher Tools ist es nicht getan. Die Software-Experten von Meister wissen, wie die digitale, abteilungsübergreifende Kommunikation verbessert werden kann.
Diese fünf Tipps werden die digitale Kommunikation zwischen Teams nicht bahnbrechend verändern, erhöhen aber Zufriedenheit und Produktivität. Abbildung: Fauxels, Pexels
Digitale Projektmanagement-Tools helfen Unternehmen dabei, den Überblick zu behalten, indem Aufgaben zugeordnet, Arbeitsschritte visualisiert und Prozessverläufe verdeutlicht werden. Das ermöglicht die Überwachung und Anpassung des Workflows. Ebenso wie der Austausch von Angesicht zu Angesicht braucht auch die digitale Kommunikation Empathie und Sensibilität, um erfolgreich zu sein. Die folgenden fünf Tipps der Experten von Meister sollen dabei helfen:
#1 Aufgaben eindeutig beschreiben und zuordnen
Wenn Teams abteilungsübergreifend kommunizieren, ist es nicht garantiert, dass sie mit den internen Abläufen anderer Arbeitsgruppen vertraut sind. Oft wissen die beteiligten Mitarbeiter weder, wer zum Team gehört, geschweige denn, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Dies wird bei der Kommunikation oft vergessen und der Eintrag im Projektboard wird dann so formuliert, dass das eigene Team ihn sofort versteht, er bei den restlichen Mitarbeitenden aber Fragen aufwirft.
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sollte man bei Aufgabenbeschreibungen deshalb immer auch die Perspektive derjenigen einnehmen, die nicht bei allen Meetings anwesend waren und nicht wissen, wie es zur Aufgabe oder zum Projekt kam. Die Problemstellung leicht verständlich zu umschreiben, ist hier entscheidend.
#2 Mit Bedacht kommentieren
Stößt zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres Team oder eine andere Person zum Projekt hinzu, hilft eine klare Aufgabenbeschreibung, um neue Teammitglieder von Beginn an von den wichtigsten Dingen in Kenntnis zu setzen. In diesem Fall genügt oft als Kommentar ein “Bitte schau in die Aufgabenbeschreibung und komme bei Fragen auf mich zu”.
Denn oft schrecken Kollegen aus Angst, unwissend zu wirken, davor zurück, Fragen zu stellen. Wenn sie dann trotz gewissenhafter Arbeit ein Ergebnis abliefern, das die Erwartungen verfehlt, stockt der Projektverlauf. Das proaktive Angebot, offene Punkte im direkten Austausch zu klären, wirkt solchen Projektverzögerungen effektiv entgegen und vermittelt Wertschätzung durch die individuelle Ansprache.
Das Dashboard ist der Ausgangspunkt für einen produktiven Start in den Task-Management-Tag. Abbildung Meister
Grundsätzlich sollte sich alles Wesentliche immer auch in der Aufgabenbeschreibung wiederfinden. Deswegen ist es wichtig, diese fortlaufend zu aktualisieren und essenzielle Inhalte aus den Kommentaren in ihr aufzunehmen. Das erspart den Kollegen mühevolles Durchforsten der Kommentare auf der Suche nach relevanten Informationen.
#3 Bilder zur Illustration einfügen
Bilder können den Empfängern einer Aufgabe wertvolle visuelle Unterstützung geben. Texte für einen Webauftritt oder eine digitale Anwendung beispielsweise lassen sich wesentlich zielführender formulieren, wenn klar ist, an welcher Stelle auf dem Bildschirm sie erscheinen. Dabei helfen Screenshots. Selbstverständlich eignen sich auch Fotos von Diagrammen, die oft während eines Meetings auf dem Flipchart oder dem Bildschirm entstehen, als bildliche Unterstützung der Kommunikation. Diese Bilder können in Task-Management-Systemen meist aus verschiedenen Quellen als Anhang zu Aufgaben hinzugefügt werden.
#4 Bedarfsanalysen mit Checklisten
Liefert eine andere Abteilung nicht die erwartete Antwort, kann dies an einem mangelhaften Briefing liegen. Mithilfe einer Bedarfsanalyse lässt sich der Arbeitsverlauf einfach und schnell verbessern. Dafür sollte die Projektleitung erfragen, welche Informationen die Kollegen benötigen, um die Aufgabe zufriedenstellend zu erledigen. Diese Informationen lassen sich daraufhin in eine Checkliste umwandeln. Damit ist gewährleistet, dass die Mitarbeiter bei der nächsten Beauftragung die wesentlichen Informationen vollständig erhalten. Gute Task-Management-Software verfügt über Checklisten-Vorlagen, die dabei helfen, alle wichtigen Aspekte für ein erfolgreiches Projekt zu erfassen.
Checklisten in den Aufgaben-Karten sind enorm hilfreich fürs Teamwork. Abbildung: Meister
Denn Checklisten helfen den Stand und den Fortschritt eines Projekts besser zu kommunizieren. Abbildung: Meister
#5 Mut zur Klarheit
Klar ist: Digitale Tools können das Projektmanagement wesentlich vereinfachen, doch auch sie schützen nicht vollständig vor Missverständnissen. Im schlimmsten Fall wird mangelhafte Kommunikation schulterzuckend akzeptiert. Deswegen ist es umso wichtiger, immer wieder eindeutig zu kommunizieren, wenn noch wichtige Informationen fehlen oder Abläufe und Aufgaben nicht verständlich sind. Auch das Erwähnen von vorherigen Nachrichten oder direkte Antworten auf diese sowie das Zusammenfassen verschiedener Aufgaben sorgen für einen besseren Überblick.
Zudem sollten sich alle am Projekt Beteiligten klarmachen, dass digitale Kommunikation den persönlichen Austausch nie völlig ersetzen kann und gerade in schwierigen Situationen der direkte Dialog am sinnvollsten ist. Das Angebot, Aufgabenbeschreibungen beispielsweise in einem Meeting zu besprechen, kommt in der Regel gut an. Es ermöglicht den Kollegen, sich aktiv aus ihrer Fachperspektive heraus in die Projektplanung einzubringen.
Achtsam kommunizieren – digital und analog
Diese fünf Tipps werden die digitale Kommunikation zwischen Teams nicht bahnbrechend verändern, erhöhen aber Zufriedenheit und Produktivität mit großer Wahrscheinlichkeit. Sie können dadurch dazu beitragen, den Austausch über Aufgabenmanagement-Software Stück für Stück zu verbessern. Zentral dabei sollte immer sein, sich in die Situation der Kollegen zu versetzen und achtsam zu kommunizieren – im digitalen Dialog genauso wie im direkten Austausch. So lassen sich die virtuellen Interaktionen an den Bedürfnissen aller Beteiligten ausrichten, zugunsten zufriedener Teams und erfolgreicher Projekte.
