Büros werden auch 2020 nicht ohne Papier auskommen. Aber die Verzahnung von digitalen und analogen Informationen wird intensiver. In diesem Spannungsfeld hat der Hersteller von Bürotechnik Konica Minolta fünf Trends identifiziert, die den Office-Bereich neben der Corona-Krise prägen könnten.
Digitaler und flexibler arbeiten: ohne die richtige Ausstattung nicht möglich. Abbildung: Konica Minolta
#1: Lösungen für New Work
Bis 2025 werden laut einer Studie von Quocirca zwei Drittel der Arbeit mobil durchgeführt. Das bedeutet, dass smartes und sicheres digitales Dokumentenmanagement zwingend erforderlich sein wird. Unternehmen sollten bereits jetzt in derartige Lösungen investieren, denn das könne sich auszahlen: Die Social-Collaboration-Studie der TU Darmstadt hat gezeigt, dass Unternehmen, die häufig Collaboration-Tools einsetzen, 50 Prozent effizienter arbeiten. Den Mitarbeitern sind die Vorzüge dabei bewusster als den IT-Entscheidern. Während für 62 Prozent der Entscheider Papier wichtig bleibt, sehen das nur 36 Prozent der Belegschaft so.
#2: Bewusstsein für Sicherheit
Flexibles Arbeiten führt dazu, dass mehr Informationen standortunabhängig digital bearbeitet werden. Unternehmen stehen deshalb vor der Herausforderung, die Informationsinfrastruktur effizienter zu gestalten. Dabei müssen der Dokumenten-Workflow und die Informationen vor Angriffen geschützt werden. Wenn Unternehmen ihre Systeme und Infrastruktur modernisieren, ist entscheidend, dass sie Dokumente zentral verwalten und sicher auf diese zugreifen können. Außerdem müssen die Mitarbeiter sensibilisiert werden. Denn Sicherheitsbewusstsein, im Management wie bei Mitarbeitern, bleibt ein Erfolgsfaktor.
#3: Künstliche Intelligenz
Die Weiterentwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz führen dazu, dass immer mehr Mitarbeiter künftig KI-Unterstützung erhalten – insbesondere bei besonders fehleranfälligen Routinevorgängen. Von smarten, automatisierten Funktionen profitiert unter anderem auch das Dokumentenmanagement. Mit cloudbasierten Managed-Print-Services wird in einem nächsten Schritt auch Predictive Maintenance möglich – schon vor ersten Verschleißerscheinungen wird klar, wann ein Wechsel ansteht.
#4: Ökologischer Megatrend
Das Thema Nachhaltigkeit wird signifikante Auswirkungen auf Unternehmen, ihre Entscheidungen und ihren Erfolg haben. Unternehmen erkennen zunehmend ihre ökologische Verantwortung und reflektieren ihre Wertschöpfungsketten: Ökologische und ökonomische Nachhaltigkeit werden zu einem Wettbewerbsfaktor. Konica Minolta hat sich das Ziel gesetzt, die eigenen CO2-Emissionen bis 2050 um 80 Prozent gegenüber 2005 zu senken. 2020 wird auch in Deutschland das Clean-Planet-Programm starten. Direktkunden erhalten dann die Option, ihre Tonerkartuschen unkompliziert abholen und wiederverwerten zu lassen.
#5: Multifunktionssysteme
Der Trend weg von Papier hin zum digitalen Dokumentenmanagement verstärkt sich 2020. Besonders junge Mitarbeiter forcieren diese Entwicklung. Eine IDC-Studie hat belegt, dass neun von zehn Mittelständlern das Druck- und Dokumentenmanagement für elementar bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse halten. Multifunktionssysteme (MFP) sind dabei der Katalysator: Daten müssen nicht länger vom Papier händisch übernommen werden – smarte MFPs bieten Funktionen wie automatische Texterkennung und Übersetzung von Inhalten direkt an.
