Zehn Gründe für cloudbasiertes Teamwork

Digitale Tools zur Zusammenarbeit sind mittlerweile ein fester Bestandteil des Büroalltags. Ein Anwendungsbereich ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Cloudbasierte Plattformen bieten hierbei viele Vorteile, zehn davon nennt Karolin Köstler von Foxit.

Digitale Kompetenzen sind im heutigen Arbeitsalltag zu einer wichtigen Voraussetzung geworden. Abbildung: Sitthiphong Thadakun, Vecteezy

#1 Von jedem Ort

Der Zugriff auf und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist mit cloudbasierten Lösungen von jedem Ort und jedem beliebigen Gerät möglich. Voraussetzung ist ein stabiler Internetzugang.

#2 Feedback in Echtzeit

Kollaborationsfunktionen wie Livebearbeitungen, Kommentare und Chats erleichtern die nahtlose Teamarbeit und beschleunigen Entscheidungsprozesse.

#3 Änderungsverfolgung

Dank der Versionskontrollfunktion, die den Verlauf der Änderungen an einem Dokument speichert, kann bei Bedarf eine frühere Dateiversion wiederhergestellt werden. Das verhindert Datenverluste und verbessert die Datenintegrität.

#4 Zugriffsrechte

Cloudbasierte Dokumentenplattformen bieten Sicherheitsfunktionen zum Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen. Unternehmen können Zugriffsberechtigungen und Benutzerauthentifizierungen festlegen, damit nur autorisierte Mitarbeitende auf vertrauliche Dokumente zugreifen und sie bearbeiten können.

#5 Optimierte Workflows

Physische Dateifreigaben, das Drucken oder Scannen werden mit cloudbasierter Dokumentenbearbeitung überflüssig. Das spart Zeit und reduziert den Papierverbrauch, was zu einem nachhaltigeren Geschäftsumfeld beiträgt.

#6 Integration

Die meisten cloudbasierten Lösungen lassen sich nahtlos in andere Produktivitätswerkzeuge integrieren, zum Beispiel in Projektmanagement- Software, E-Mail-Clients, Cloudspeicherdienste oder Kollaborationstools wie Microsoft Teams. Diese Integration erhöht die Gesamteffizienz.

#7 Kosteneffizienz

Aufgrund der Skalierbarkeit lassen sich Speicher- und Kollaborationsbedarf anpassen. Darüber hinaus arbeiten die meisten cloudbasierten Plattformen auf der Grundlage eines Abonnementmodells, sodass keine erheblichen Vorabinvestitionen in Software und Infrastruktur erforderlich sind.

#8 Disaster Recovery

Automatische Datensicherung sowie Disaster Recovery (Notfallwiederherstellung) sind Standardfunktionen. Sie schützen vor Datenverlusten aufgrund von Hardwareausfällen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen.

#9 Plattformübergreifend

Cloudbasierte Plattformen sind mit verschiedenen Betriebssystemen und Geräten kompatibel, etwa Windows, MacOS, iOS und Android. Diese plattformübergreifende Unterstützung ermöglicht einen nahtlosen Zugriff und garantiert die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden.

#10 Globale Zusammenarbeit

Bei global agierenden Unternehmen oder Unternehmen mit remote bzw. hybrid arbeitenden Teams fördern und unterstützen Cloudlösungen das Teamwork über verschiedene Zeitzonen und geografische Standorte hinweg.