Das papier­lose Büro wurde schon oft verkün­det. Doch selb­st die Ver­bre­itung der Mobile Devices hat das Medi­um Papi­er noch nicht aus den Büros ver­drängt. Eine Stufe zwis­chen Papi­er und dig­i­tal kann eine Paper-Light-Strate­gie sein.

In jedem dritten Büro stapelt sich das Papier.

In jedem drit­ten Büro stapelt sich das Papi­er. Foto: Iron Moun­tain

Um der Papierflut Herr zu werden, empfiehlt sich die Auslagerung von Dokumenten an einen externen Dienstleister.

Eine Möglichkeit, der Papier­flut Herr zu wer­den: die Aus­lagerung von Doku­menten an einen exter­nen Dien­stleis­ter. Foto: Iron Moun­tain

Zwar hat die Dig­i­tal­isierung die Arbeitswelt schon in erhe­blichem Maße verän­dert, doch das papier­lose Büro ist längst nicht auf bre­it­er Front umge­set­zt: Wie eine Studie der Asso­ci­a­tion for Infor­ma­tion and Image Man­age­ment (AIIM) zeigt, sind ger­ade ein­mal 17 Prozent der Angestell­ten in ein­er Arbeit­sumge­bung tätig, die als papier­los beze­ich­net wer­den kön­nte. Jed­er dritte Geschäfts­führer gibt zu, dass sich in den Büroräu­men immer noch Papier­doku­mente stapeln, wodurch ihnen laut AIIM wichtige Vorteile in Sachen Pro­duk­tiv­ität, Infor­ma­tion­szu­griff und Com­pli­ance ver­loren gehen.

Ursachen der Papierflut

Es gibt eine Vielzahl von Grün­den, weshalb Unternehmen immer noch damit zu kämpfen haben, das Papi­er aus ihrer Arbeit­sumge­bung zu ver­ban­nen: 56 Prozent der befragten Unternehmen nehmen an, dass Verträge, Aufträge und Buchungs­for­mu­la­re zwin­gend auf Papi­er zu unter­schreiben sind. Weit­ere 40 Prozent glauben, Aus­drucke von wichti­gen Doku­menten zur späteren Ver­wen­dung archivieren zu müssen. 49 Prozent der Unternehmen wollen nicht auf die Ver­wen­dung von Papi­er verzicht­en, weil ihre Angestell­ten das entwed­er so wün­schen oder es an Eigenini­tia­tive des Man­age­ments fehlt. In 39 Prozent der Fälle ist dies aber auch auf man­gel­nde Ken­nt­nis über papier­lose Alter­na­tiv­en zurück­zuführen.

Paper-Light-Strategie

Viele Unternehmen haben also noch einen weit­en Weg vor sich, bis die Dig­i­tal­isierung auch sie voll­ständig erre­icht hat und das papier­lose Büro bei ihnen Real­ität gewor­den ist. „Das Erste, das Unternehmen auf dem Weg dor­thin machen soll­ten, ist einen Ansatz zu ver­fol­gen, den wir Paper-Light nen­nen“, emp­fiehlt Hans-Gün­ter Börgmann, Geschäfts­führer der Iron Moun­tain Deutsch­land GmbH. „Paper-Light kann erre­icht wer­den, indem man jegliche für Geschäft­szwecke benötigte Papier­ak­ten dig­i­tal­isiert und diese den­jeni­gen Per­so­n­en, die sie benöti­gen, zugänglich macht. Falls die orig­i­nalen Papier­ak­ten nicht ver­nichtet wer­den kön­nen oder falls kein dig­i­tales Image aller Akten erforder­lich ist, emp­fiehlt sich die Aus­lagerung der Akten an einen exter­nen Dien­stleis­ter“, so Börgmann weit­er.

Realisierung

Für die Umset­zung ein­er Paper-Light-Strate­gie sind die fol­gen­den drei Schritte empfehlenswert:

  1. E-Learn­ing und andere Weit­er­bil­dungsmöglichkeit­en soll­ten in Erwä­gung gezo­gen wer­den, um Mitar­beit­er darüber aufzuk­lären, wie man Infor­ma­tio­nen in allen For­mat­en über den kom­plet­ten Leben­szyk­lus hin­weg effek­tiv ver­wal­tet.
  2. Falls sich ein Unternehmen noch keine Gedanken über die Dig­i­tal­isierung von Papier­doku­menten gemacht hat, lohnt ein Blick auf die Doku­menten­man­age­ment­prozesse oder Arbeitsabläufe, um festzustellen, welche papier­basierten Prozesse für das Scan­nen geeignet sind, welche Doku­mente sofort benötigt wer­den, welche regelmäßig anfall­en und wie viele Per­so­n­en darauf Zugriff haben sollen. Anschließend kann das ursprüngliche Doku­ment ver­nichtet oder sich­er auf­be­wahrt wer­den.
  3. Zusät­zlich lässt sich ein spezieller Aufräum­tag im Jahr ein­richt­en. An diesem macht sich das Team Gedanken über den Papierbe­stand und entschei­det im Zuge dessen, wie man die Papier­doku­mente am besten aus dem Büro schafft. Und mith­il­fe eines Hand­buchs kön­nen Mitar­beit­er fest­stellen, ob Unter­la­gen ver­nichtet oder an einen exter­nen Auf­be­wahrung­sort gebracht wer­den soll­ten.