Das papier­lo­se Büro wur­de schon oft ver­kün­det. Doch selbst die Ver­brei­tung der Mobi­le Devices hat das Medi­um Papier noch nicht aus den Büros ver­drängt. Eine Stu­fe zwi­schen Papier und digi­tal kann eine Paper-Light-Stra­te­gie sein.

In jedem dritten Büro stapelt sich das Papier.

In jedem drit­ten Büro sta­pelt sich das Papier. Foto: Iron Moun­tain

Um der Papierflut Herr zu werden, empfiehlt sich die Auslagerung von Dokumenten an einen externen Dienstleister.

Eine Mög­lich­keit, der Papier­flut Herr zu wer­den: die Aus­la­ge­rung von Doku­men­ten an einen exter­nen Dienst­leis­ter. Foto: Iron Moun­tain

Zwar hat die Digi­ta­li­sie­rung die Arbeits­welt schon in erheb­li­chem Maße ver­än­dert, doch das papier­lo­se Büro ist längst nicht auf brei­ter Front umge­setzt: Wie eine Stu­die der Asso­cia­ti­on for Infor­ma­ti­on and Image Manage­ment (AIIM) zeigt, sind gera­de ein­mal 17 Pro­zent der Ange­stell­ten in einer Arbeits­um­ge­bung tätig, die als papier­los bezeich­net wer­den könn­te. Jeder drit­te Geschäfts­füh­rer gibt zu, dass sich in den Büro­räu­men immer noch Papier­do­ku­men­te sta­peln, wodurch ihnen laut AIIM wich­ti­ge Vor­tei­le in Sachen Pro­duk­ti­vi­tät, Infor­ma­ti­ons­zu­griff und Com­pli­an­ce ver­lo­ren gehen.

Ursachen der Papierflut

Es gibt eine Viel­zahl von Grün­den, wes­halb Unter­neh­men immer noch damit zu kämp­fen haben, das Papier aus ihrer Arbeits­um­ge­bung zu ver­ban­nen: 56 Pro­zent der befrag­ten Unter­neh­men neh­men an, dass Ver­trä­ge, Auf­trä­ge und Buchungs­for­mu­la­re zwin­gend auf Papier zu unter­schrei­ben sind. Wei­te­re 40 Pro­zent glau­ben, Aus­dru­cke von wich­ti­gen Doku­men­ten zur spä­te­ren Ver­wen­dung archi­vie­ren zu müs­sen. 49 Pro­zent der Unter­neh­men wol­len nicht auf die Ver­wen­dung von Papier ver­zich­ten, weil ihre Ange­stell­ten das ent­we­der so wün­schen oder es an Eigen­in­itia­ti­ve des Manage­ments fehlt. In 39 Pro­zent der Fäl­le ist dies aber auch auf man­geln­de Kennt­nis über papier­lo­se Alter­na­ti­ven zurück­zu­füh­ren.

Paper-Light-Strategie

Vie­le Unter­neh­men haben also noch einen wei­ten Weg vor sich, bis die Digi­ta­li­sie­rung auch sie voll­stän­dig erreicht hat und das papier­lo­se Büro bei ihnen Rea­li­tät gewor­den ist. „Das Ers­te, das Unter­neh­men auf dem Weg dort­hin machen soll­ten, ist einen Ansatz zu ver­fol­gen, den wir Paper-Light nen­nen“, emp­fiehlt Hans-Gün­ter Börg­mann, Geschäfts­füh­rer der Iron Moun­tain Deutsch­land GmbH. „Paper-Light kann erreicht wer­den, indem man jeg­li­che für Geschäfts­zwe­cke benö­tig­te Papier­ak­ten digi­ta­li­siert und die­se den­je­ni­gen Per­so­nen, die sie benö­ti­gen, zugäng­lich macht. Falls die ori­gi­na­len Papier­ak­ten nicht ver­nich­tet wer­den kön­nen oder falls kein digi­ta­les Image aller Akten erfor­der­lich ist, emp­fiehlt sich die Aus­la­ge­rung der Akten an einen exter­nen Dienst­leis­ter“, so Börg­mann wei­ter.

Realisierung

Für die Umset­zung einer Paper-Light-Stra­te­gie sind die fol­gen­den drei Schrit­te emp­feh­lens­wert:

  1. E-Learning und ande­re Wei­ter­bil­dungs­mög­lich­kei­ten soll­ten in Erwä­gung gezo­gen wer­den, um Mit­ar­bei­ter dar­über auf­zu­klä­ren, wie man Infor­ma­tio­nen in allen For­ma­ten über den kom­plet­ten Lebens­zy­klus hin­weg effek­tiv ver­wal­tet.
  2. Falls sich ein Unter­neh­men noch kei­ne Gedan­ken über die Digi­ta­li­sie­rung von Papier­do­ku­men­ten gemacht hat, lohnt ein Blick auf die Doku­men­ten­ma­nage­ment­pro­zes­se oder Arbeits­ab­läu­fe, um fest­zu­stel­len, wel­che papier­ba­sier­ten Pro­zes­se für das Scan­nen geeig­net sind, wel­che Doku­men­te sofort benö­tigt wer­den, wel­che regel­mä­ßig anfal­len und wie vie­le Per­so­nen dar­auf Zugriff haben sol­len. Anschlie­ßend kann das ursprüng­li­che Doku­ment ver­nich­tet oder sicher auf­be­wahrt wer­den.
  3. Zusätz­lich lässt sich ein spe­zi­el­ler Auf­räum­tag im Jahr ein­rich­ten. An die­sem macht sich das Team Gedan­ken über den Papier­be­stand und ent­schei­det im Zuge des­sen, wie man die Papier­do­ku­men­te am bes­ten aus dem Büro schafft. Und mit­hil­fe eines Hand­buchs kön­nen Mit­ar­bei­ter fest­stel­len, ob Unter­la­gen ver­nich­tet oder an einen exter­nen Auf­be­wah­rungs­ort gebracht wer­den soll­ten.