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Büroorganisation #3/5: Fachkräftemangel und New Work

In sei­ner Kolum­ne erläu­tert Micha­el Hart­wig, CEO von ebue­ro und eGroup, war­um gute Orga­ni­sa­ti­on und Pla­nung die Basis für effi­zi­en­te Wis­sens­ar­beit bil­den. Im drit­ten Teil zeigt er, wie Unter­neh­men mit New Work und Smart-Office-Lösun­gen gegen den Fach­kräf­te­man­gel im eige­nen Betrieb vor­ge­hen können.

New-Work-Modelle können die Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen. Abbildung: Andreas Klassen, Unsplash

New-Work-Model­le kön­nen die Pro­duk­ti­vi­tät der Mit­ar­bei­ten­den erhö­hen. Abbil­dung: Andre­as Klas­sen, Unsplash

Das The­ma Fach­kräf­te­man­gel ist all­ge­gen­wär­tig. Die Pro­ble­me wer­den sich in den nächs­ten Jah­ren wei­ter zuspit­zen. Das hier ist ein Appell an Unter­neh­men, sich zukunfts­fä­hig auf­zu­stel­len, indem qua­li­fi­zier­tes Per­so­nal behal­ten, gewon­nen oder zurück­ge­won­nen wird.

Eine Bestands­auf­nah­me: Was in man­chen Chef­eta­gen lan­ge geleug­net wur­de, ent­puppt sich zuneh­mend als unbe­que­me Rea­li­tät. Eine Stu­die des Insti­tuts der deut­schen Wirt­schaft Köln (IW) hat gezeigt, dass in Deutsch­land bereits jetzt über alle Beru­fe hin­weg mehr als eine hal­be Mil­li­on Fach­kräf­te feh­len. Das Ergeb­nis: Arbeit­ge­ber buh­len immer stär­ker um die Gunst von qua­li­fi­zier­tem Fach­per­so­nal. Eini­ge Maß­nah­men, die zuletzt häu­fig mit dem Schlag­wort New Work in Ver­bin­dung gebracht wur­den, sind geeig­net, dem Fach­kräf­te­man­gel entgegenzuwirken.

New Work: Smart und hybrid

Bevor wir der Fra­ge nach­ge­hen, wie man mit New Work qua­li­fi­zier­tes Fach­per­so­nal gewinnt, lohnt ein Blick dar­auf, was New Work bedeu­tet. Der Begriff steht für eine neue Arbeits­phi­lo­so­phie, die die gestei­ger­te Pro­duk­ti­vi­tät und die Zufrie­den­heit der Mit­ar­bei­ten­den in den Mit­tel­punkt rückt. Digi­ta­le Tools und Ser­vices ermög­li­chen hier­bei zeit­li­che und ört­li­che Flexibilität.

Zukunft mit Zufriedenheit

Um die Abwan­de­rungs­ra­te zu redu­zie­ren, braucht es zufrie­de­ne Mit­ar­bei­ten­de. Doch dafür, das zeigt die For­schung, reicht ein über­durch­schnitt­li­ches Gehalt nicht aus. Aktu­el­le Stu­di­en bele­gen: Der Sinn der Arbeit ist die wich­tigs­te Moti­va­ti­ons­quel­le und auch ech­te Aner­ken­nung spielt eine gro­ße Rolle.

Es gibt vie­le Fak­to­ren, war­um Arbeit als nicht sinn­haft emp­fun­den wird. Ein häu­fi­ger Grund sind Stö­run­gen und Unter­bre­chun­gen. Dies belegt die Stu­die „Gestör­tes Arbei­ten, schlech­te­res Arbei­ten“, ein Report auf Basis von Umfra­gen zum DGB-Index Gute Arbeit. Auf die Fra­ge: „Wie häu­fig kommt es vor, dass Sie bei Ihrer Arbeit gestört oder unter­bro­chen wer­den, zum Bei­spiel durch tech­ni­sche Pro­ble­me, Tele­fo­na­te oder Kolleg:innen?“ gaben 53 Pro­zent der Beschäf­tig­ten im Dienst­leis­tungs­sek­tor an, häu­fig Stö­run­gen oder Unter­bre­chun­gen hin­neh­men zu müs­sen. Die Fol­gen sind über­mä­ßi­ger Stress, Het­ze sowie psy­chi­sche Belas­tun­gen – auch die Qua­li­tät der Arbeit lei­det genau­so wie die Moti­va­ti­on. 43 Pro­zent der­je­ni­gen, die bei ihrer Arbeit sehr häu­fig oder oft unter­bro­chen wer­den, emp­fin­den dies als „star­ke“ oder „eher star­ke“ Belas­tung. Am häu­figs­ten – aber nicht aus­schließ­lich – betrof­fen von Stö­run­gen im Arbeits­ab­lauf sind Beschäf­tig­te im Bereich Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie (79 Pro­zent), also genau in der Bran­che, in der beson­ders vie­le qua­li­fi­zier­te Fach­kräf­te fehlen.

Das Auslagern der Kommunikation schafft Fokuszeiten. Abbildung: Malte Helmhold, Unsplash

Das Aus­la­gern der Kom­mu­ni­ka­ti­on schafft Fokus­zei­ten. Abbil­dung: Mal­te Helm­hold, Unsplash

Unverzichtbarer Teil der Kommunikation

Unter­bre­chun­gen frus­trie­ren nicht nur die Mit­ar­bei­ten­den, son­dern kos­ten Unter­neh­men zudem viel Geld. Auch wenn das Tele­fon die Haupt­stör­quel­le bei der Arbeit dar­stellt, bleibt es unver­zicht­ba­rer Teil der Direkt­kom­mu­ni­ka­ti­on mit Kun­den und Kollegen.

Unter­neh­men soll­ten daher die Kon­zen­tra­ti­on mit Fokus­zei­ten för­dern, um die Zufrie­den­heit der Fach­kräf­te nicht aufs Spiel zu set­zen. Eine Alter­na­ti­ve ist es bei­spiels­wei­se, das Sekre­ta­ri­at und ande­re Tele­fon­ser­vices aus­zu­la­gern, etwa mit ebue­ro. So lässt sich sicher­stel­len, dass Wis­sens­ar­bei­ter in KMU kon­zen­triert arbei­ten kön­nen und trotz­dem mit exter­nen Sekre­tä­rin­nen jeder­zeit für Kun­den und Geschäfts­part­ner erreich­bar blei­ben. Tele­fo­na­te wer­den dabei im Namen der Fir­ma ent­ge­gen­ge­nom­men und ers­te Fra­gen kön­nen kom­pe­tent beant­wor­tet wer­den. Die ein­ge­hen­den Anru­fe wer­den notiert und kön­nen außer­halb von Fokus­zei­ten gebün­delt beant­wor­tet werden.

Weitere Tipps für höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Eine wich­ti­ge Rol­le spie­len New-Work-Model­le wie Job­sha­ring, Cowor­king Spaces oder Kol­la­bo­ra­ti­ons-Tools wie Office 365 und Goog­le Works­pace. Auch Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools wie Asa­na fal­len unter den Begriff New Work. Sie sind gut dafür geeig­net, auf­wen­di­ge Pro­jek­te mit kla­ren Auf­ga­ben­zu­wei­sun­gen zu struk­tu­rie­ren sowie Zwi­schen­schrit­te und Anste­hen­des für alle Betei­lig­ten zu gliedern.

Ein wei­te­res smar­tes Tool ist die Vir­tua­li­sie­rung des Desk­tops. Die­se ermög­licht es Nut­zern, auf per­sön­li­che Datei­en und Anwen­dun­gen von jedem Com­pu­ter aus zugrei­fen kön­nen. Durch die­se räum­li­che und zeit­li­che Fle­xi­bi­li­tät kön­nen beruf­li­che und pri­va­te Belan­ge bes­ser unter einen Hut gebracht wer­den. Dies trägt dazu bei, dass die Arbeit ins­ge­samt als sinn­haf­ter emp­fun­den wird. Zudem sorgt Fle­xi­bi­li­tät für stei­gen­de Zufrie­den­heit und bil­det einen Grund­stein für lan­ge Fir­men­zu­ge­hö­rig­keit von qua­li­fi­zier­tem Fachpersonal.

Zeit- und ortsflexible Arbeit erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Abbildung: Simon Abrams, Unsplash

Zeit- und orts­fle­xi­ble Arbeit erhö­hen die Zufrie­den­heit der Mit­ar­bei­ten­den. Abbil­dung: Simon Abrams, Unsplash

Eben­so ermög­li­chen Cowor­king Spaces, den Radi­us poten­zi­el­ler Bewer­ber nicht nur in pen­del­ba­rer Ent­fer­nung zu zie­hen. Der Vor­teil für Mit­ar­bei­ten­de: Sie sind nicht mehr orts­ge­bun­den. Zeit- und kos­ten­in­ten­si­ves Pen­deln ent­fällt. Dar­über hin­aus wer­den Jobin­ter­es­sen­ten in ihrer Aus­wahl frei­er. Nach den tra­di­tio­nel­len Arbeits­mo­del­len ging mit einem Job­wech­sel oft­mals zwangs­läu­fig ein Orts­wech­sel ein­her. Wenn Unter­neh­men die New-Work-Phi­lo­so­phie auf­grei­fen, ist ein Job­wech­sel nicht mehr gleich­be­deu­tend mit einem Orts­wech­sel. Denn die Vor-Ort-Tage kön­nen redu­ziert wer­den. Ergänzt durch Home­of­fice oder eine freie Orts­wahl nennt man die­se Form: hybri­des Arbei­ten. Eine Stu­die des Soft­ware­her­stel­lers Slack belegt: Hybri­des Arbei­ten ist bei zwei Drit­tel der Arbeit­neh­mer das bevor­zug­te Arbeits­mo­dell. Wenn Pen­deln ent­fällt und ent­fer­nungs­be­ding­te Radi­en auf­ge­bro­chen wer­den, steigt die Bereit­schaft von qua­li­fi­zier­ten Arbeit­neh­mern, ein neu­es Anstel­lungs­ver­hält­nis einzugehen.

Fazit: Mit New Work und Smart Office herausstechen

Der Fach­kräf­te­man­gel sorgt dafür, dass sich Arbeit­neh­mer das bes­te Job­an­ge­bot aus­su­chen kön­nen. Die Ent­wick­lung voll­zieht sich also von einem Arbeit­ge­ber­markt hin zu einem Arbeit­neh­mer­markt. Doch allein mit einem attrak­ti­ven Gehalt lässt sich der Fach­kräf­te­man­gel in Unter­neh­men nicht bekämp­fen. Um sich ange­sichts des schär­fer wer­den­den Fach­kräf­te­man­gels von ande­ren Unter­neh­men abzu­he­ben, soll­ten Arbeit­ge­ber ihre Unter­neh­mens­phi­lo­so­phie auch an New Work ori­en­tie­ren. Hier­bei ste­hen sowohl die Pro­duk­ti­vi­tät als auch die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit im Mittelpunkt.

Das bedeu­tet kon­kret: Wis­sens­ar­bei­ter erhal­ten Fokus­zei­ten, wäh­rend bei­spiels­wei­se Anru­fe gebün­delt von aus­ge­la­ger­ten Ser­vices ange­nom­men wer­den. Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools orches­trie­ren auf­wen­di­ge Pro­jek­te, hybri­de Arbeits­mo­del­le sowie Cowor­king Spaces ermög­li­chen es Mit­ar­bei­ten­den, sich für wei­ter ent­fern­te Unter­neh­men zu ent­schei­den, ohne aus ihrem sozia­len Umfeld geris­sen zu wer­den. Arbeit­ge­ber müs­sen die Bedürf­nis­se ihrer Mit­ar­bei­ten­den erken­nen, ernst neh­men und ihnen entgegenkommen.

 

Abbil­dung: ebuero

Micha­el Hart­wig,

CEO,

ebue­ro AG und eGroup.

ebuero.de

 

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