In seiner Kolumne erläutert Michael Hartwig, CEO von ebuero und eGroup, warum gute Organisation und Planung die Basis für effiziente Wissensarbeit bilden. Im dritten Teil zeigt er, wie Unternehmen mit New Work und Smart-Office-Lösungen gegen den Fachkräftemangel im eigenen Betrieb vorgehen können.
New-Work-Modelle können die Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen. Abbildung: Andreas Klassen, Unsplash
Das Thema Fachkräftemangel ist allgegenwärtig. Die Probleme werden sich in den nächsten Jahren weiter zuspitzen. Das hier ist ein Appell an Unternehmen, sich zukunftsfähig aufzustellen, indem qualifiziertes Personal behalten, gewonnen oder zurückgewonnen wird.
Eine Bestandsaufnahme: Was in manchen Chefetagen lange geleugnet wurde, entpuppt sich zunehmend als unbequeme Realität. Eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln (IW) hat gezeigt, dass in Deutschland bereits jetzt über alle Berufe hinweg mehr als eine halbe Million Fachkräfte fehlen. Das Ergebnis: Arbeitgeber buhlen immer stärker um die Gunst von qualifiziertem Fachpersonal. Einige Maßnahmen, die zuletzt häufig mit dem Schlagwort New Work in Verbindung gebracht wurden, sind geeignet, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.
New Work: Smart und hybrid
Bevor wir der Frage nachgehen, wie man mit New Work qualifiziertes Fachpersonal gewinnt, lohnt ein Blick darauf, was New Work bedeutet. Der Begriff steht für eine neue Arbeitsphilosophie, die die gesteigerte Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt rückt. Digitale Tools und Services ermöglichen hierbei zeitliche und örtliche Flexibilität.
Zukunft mit Zufriedenheit
Um die Abwanderungsrate zu reduzieren, braucht es zufriedene Mitarbeitende. Doch dafür, das zeigt die Forschung, reicht ein überdurchschnittliches Gehalt nicht aus. Aktuelle Studien belegen: Der Sinn der Arbeit ist die wichtigste Motivationsquelle und auch echte Anerkennung spielt eine große Rolle.
Es gibt viele Faktoren, warum Arbeit als nicht sinnhaft empfunden wird. Ein häufiger Grund sind Störungen und Unterbrechungen. Dies belegt die Studie „Gestörtes Arbeiten, schlechteres Arbeiten“, ein Report auf Basis von Umfragen zum DGB-Index Gute Arbeit. Auf die Frage: „Wie häufig kommt es vor, dass Sie bei Ihrer Arbeit gestört oder unterbrochen werden, zum Beispiel durch technische Probleme, Telefonate oder Kolleg:innen?“ gaben 53 Prozent der Beschäftigten im Dienstleistungssektor an, häufig Störungen oder Unterbrechungen hinnehmen zu müssen. Die Folgen sind übermäßiger Stress, Hetze sowie psychische Belastungen – auch die Qualität der Arbeit leidet genauso wie die Motivation. 43 Prozent derjenigen, die bei ihrer Arbeit sehr häufig oder oft unterbrochen werden, empfinden dies als „starke“ oder „eher starke“ Belastung. Am häufigsten – aber nicht ausschließlich – betroffen von Störungen im Arbeitsablauf sind Beschäftigte im Bereich Informationstechnologie (79 Prozent), also genau in der Branche, in der besonders viele qualifizierte Fachkräfte fehlen.
Das Auslagern der Kommunikation schafft Fokuszeiten. Abbildung: Malte Helmhold, Unsplash
Unverzichtbarer Teil der Kommunikation
Unterbrechungen frustrieren nicht nur die Mitarbeitenden, sondern kosten Unternehmen zudem viel Geld. Auch wenn das Telefon die Hauptstörquelle bei der Arbeit darstellt, bleibt es unverzichtbarer Teil der Direktkommunikation mit Kunden und Kollegen.
Unternehmen sollten daher die Konzentration mit Fokuszeiten fördern, um die Zufriedenheit der Fachkräfte nicht aufs Spiel zu setzen. Eine Alternative ist es beispielsweise, das Sekretariat und andere Telefonservices auszulagern, etwa mit ebuero. So lässt sich sicherstellen, dass Wissensarbeiter in KMU konzentriert arbeiten können und trotzdem mit externen Sekretärinnen jederzeit für Kunden und Geschäftspartner erreichbar bleiben. Telefonate werden dabei im Namen der Firma entgegengenommen und erste Fragen können kompetent beantwortet werden. Die eingehenden Anrufe werden notiert und können außerhalb von Fokuszeiten gebündelt beantwortet werden.
Weitere Tipps für höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Eine wichtige Rolle spielen New-Work-Modelle wie Jobsharing, Coworking Spaces oder Kollaborations-Tools wie Office 365 und Google Workspace. Auch Projektmanagement-Tools wie Asana fallen unter den Begriff New Work. Sie sind gut dafür geeignet, aufwendige Projekte mit klaren Aufgabenzuweisungen zu strukturieren sowie Zwischenschritte und Anstehendes für alle Beteiligten zu gliedern.
Ein weiteres smartes Tool ist die Virtualisierung des Desktops. Diese ermöglicht es Nutzern, auf persönliche Dateien und Anwendungen von jedem Computer aus zugreifen können. Durch diese räumliche und zeitliche Flexibilität können berufliche und private Belange besser unter einen Hut gebracht werden. Dies trägt dazu bei, dass die Arbeit insgesamt als sinnhafter empfunden wird. Zudem sorgt Flexibilität für steigende Zufriedenheit und bildet einen Grundstein für lange Firmenzugehörigkeit von qualifiziertem Fachpersonal.
Zeit- und ortsflexible Arbeit erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Abbildung: Simon Abrams, Unsplash
Ebenso ermöglichen Coworking Spaces, den Radius potenzieller Bewerber nicht nur in pendelbarer Entfernung zu ziehen. Der Vorteil für Mitarbeitende: Sie sind nicht mehr ortsgebunden. Zeit- und kostenintensives Pendeln entfällt. Darüber hinaus werden Jobinteressenten in ihrer Auswahl freier. Nach den traditionellen Arbeitsmodellen ging mit einem Jobwechsel oftmals zwangsläufig ein Ortswechsel einher. Wenn Unternehmen die New-Work-Philosophie aufgreifen, ist ein Jobwechsel nicht mehr gleichbedeutend mit einem Ortswechsel. Denn die Vor-Ort-Tage können reduziert werden. Ergänzt durch Homeoffice oder eine freie Ortswahl nennt man diese Form: hybrides Arbeiten. Eine Studie des Softwareherstellers Slack belegt: Hybrides Arbeiten ist bei zwei Drittel der Arbeitnehmer das bevorzugte Arbeitsmodell. Wenn Pendeln entfällt und entfernungsbedingte Radien aufgebrochen werden, steigt die Bereitschaft von qualifizierten Arbeitnehmern, ein neues Anstellungsverhältnis einzugehen.
Fazit: Mit New Work und Smart Office herausstechen
Der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass sich Arbeitnehmer das beste Jobangebot aussuchen können. Die Entwicklung vollzieht sich also von einem Arbeitgebermarkt hin zu einem Arbeitnehmermarkt. Doch allein mit einem attraktiven Gehalt lässt sich der Fachkräftemangel in Unternehmen nicht bekämpfen. Um sich angesichts des schärfer werdenden Fachkräftemangels von anderen Unternehmen abzuheben, sollten Arbeitgeber ihre Unternehmensphilosophie auch an New Work orientieren. Hierbei stehen sowohl die Produktivität als auch die Mitarbeiterzufriedenheit im Mittelpunkt.
Das bedeutet konkret: Wissensarbeiter erhalten Fokuszeiten, während beispielsweise Anrufe gebündelt von ausgelagerten Services angenommen werden. Kollaborationstools orchestrieren aufwendige Projekte, hybride Arbeitsmodelle sowie Coworking Spaces ermöglichen es Mitarbeitenden, sich für weiter entfernte Unternehmen zu entscheiden, ohne aus ihrem sozialen Umfeld gerissen zu werden. Arbeitgeber müssen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden erkennen, ernst nehmen und ihnen entgegenkommen.
 Abbildung: ebuero Michael Hartwig, CEO, ebuero AG und eGroup. |
