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Teamübergreifende digitale Kommunikation verbessern

Immer mehr Unter­neh­men set­zen auf digi­ta­le Lösun­gen für tea­m­über­grei­fen­des Pro­jekt­ma­nage­ment. Doch mit der blo­ßen Imple­men­tie­rung sol­cher Tools ist es nicht getan. Die Soft­ware-Exper­ten von Meis­ter wis­sen, wie die digi­ta­le, abtei­lungs­über­grei­fen­de Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­bes­sert wer­den kann.

Diese fünf Tipps werden die digitale Kommunikation zwischen Teams nicht bahnbrechend verändern, erhöhen aber Zufriedenheit und Produktivität. Abbildung: Fauxels, Pexels

Die­se fünf Tipps wer­den die digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Teams nicht bahn­bre­chend ver­än­dern, erhö­hen aber Zufrie­den­heit und Pro­duk­ti­vi­tät. Abbil­dung: Fau­xels, Pexels

Digi­ta­le Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools hel­fen Unter­neh­men dabei, den Über­blick zu behal­ten, indem Auf­ga­ben zuge­ord­net, Arbeits­schrit­te visua­li­siert und Pro­zess­ver­läu­fe ver­deut­licht wer­den. Das ermög­licht die Über­wa­chung und Anpas­sung des Work­flows. Eben­so wie der Aus­tausch von Ange­sicht zu Ange­sicht braucht auch die digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on Empa­thie und Sen­si­bi­li­tät, um erfolg­reich zu sein. Die fol­gen­den fünf Tipps der Exper­ten von Meis­ter sol­len dabei helfen:

#1 Aufgaben eindeutig beschreiben und zuordnen

Wenn Teams abtei­lungs­über­grei­fend kom­mu­ni­zie­ren, ist es nicht garan­tiert, dass sie mit den inter­nen Abläu­fen ande­rer Arbeits­grup­pen ver­traut sind. Oft wis­sen die betei­lig­ten Mit­ar­bei­ter weder, wer zum Team gehört, geschwei­ge denn, wer für wel­che Auf­ga­ben zustän­dig ist. Dies wird bei der Kom­mu­ni­ka­ti­on oft ver­ges­sen und der Ein­trag im Pro­jekt­board wird dann so for­mu­liert, dass das eige­ne Team ihn sofort ver­steht, er bei den rest­li­chen Mit­ar­bei­ten­den aber Fra­gen aufwirft.

Für eine erfolg­rei­che Zusam­men­ar­beit soll­te man bei Auf­ga­ben­be­schrei­bun­gen des­halb immer auch die Per­spek­ti­ve der­je­ni­gen ein­neh­men, die nicht bei allen Mee­tings anwe­send waren und nicht wis­sen, wie es zur Auf­ga­be oder zum Pro­jekt kam. Die Pro­blem­stel­lung leicht ver­ständ­lich zu umschrei­ben, ist hier entscheidend.

#2 Mit Bedacht kommentieren

Stößt zu einem spä­te­ren Zeit­punkt ein wei­te­res Team oder eine ande­re Per­son zum Pro­jekt hin­zu, hilft eine kla­re Auf­ga­ben­be­schrei­bung, um neue Team­mit­glie­der von Beginn an von den wich­tigs­ten Din­gen in Kennt­nis zu set­zen. In die­sem Fall genügt oft als Kom­men­tar ein “Bit­te schau in die Auf­ga­ben­be­schrei­bung und kom­me bei Fra­gen auf mich zu”.

Denn oft schre­cken Kol­le­gen aus Angst, unwis­send zu wir­ken, davor zurück, Fra­gen zu stel­len. Wenn sie dann trotz gewis­sen­haf­ter Arbeit ein Ergeb­nis ablie­fern, das die Erwar­tun­gen ver­fehlt, stockt der Pro­jekt­ver­lauf. Das pro­ak­ti­ve Ange­bot, offe­ne Punk­te im direk­ten Aus­tausch zu klä­ren, wirkt sol­chen Pro­jekt­ver­zö­ge­run­gen effek­tiv ent­ge­gen und ver­mit­telt Wert­schät­zung durch die indi­vi­du­el­le Ansprache.

Das Dashboard ist der Ausgangspunkt für einen produktiven Start in den Task-Management-Tag. Abbildung Meister

Das Dash­board ist der Aus­gangs­punkt für einen pro­duk­ti­ven Start in den Task-Manage­ment-Tag. Abbil­dung Meister

Grund­sätz­lich soll­te sich alles Wesent­li­che immer auch in der Auf­ga­ben­be­schrei­bung wie­der­fin­den. Des­we­gen ist es wich­tig, die­se fort­lau­fend zu aktua­li­sie­ren und essen­zi­el­le Inhal­te aus den Kom­men­ta­ren in ihr auf­zu­neh­men. Das erspart den Kol­le­gen mühe­vol­les Durch­fors­ten der Kom­men­ta­re auf der Suche nach rele­van­ten Informationen.

#3 Bilder zur Illustration einfügen

Bil­der kön­nen den Emp­fän­gern einer Auf­ga­be wert­vol­le visu­el­le Unter­stüt­zung geben. Tex­te für einen Web­auf­tritt oder eine digi­ta­le Anwen­dung bei­spiels­wei­se las­sen sich wesent­lich ziel­füh­ren­der for­mu­lie­ren, wenn klar ist, an wel­cher Stel­le auf dem Bild­schirm sie erschei­nen. Dabei hel­fen Screen­shots. Selbst­ver­ständ­lich eig­nen sich auch Fotos von Dia­gram­men, die oft wäh­rend eines Mee­tings auf dem Flip­chart oder dem Bild­schirm ent­ste­hen, als bild­li­che Unter­stüt­zung der Kom­mu­ni­ka­ti­on. Die­se Bil­der kön­nen in Task-Manage­ment-Sys­te­men meist aus ver­schie­de­nen Quel­len als Anhang zu Auf­ga­ben hin­zu­ge­fügt werden.

#4 Bedarfsanalysen mit Checklisten

Lie­fert eine ande­re Abtei­lung nicht die erwar­te­te Ant­wort, kann dies an einem man­gel­haf­ten Brie­fing lie­gen. Mit­hil­fe einer Bedarfs­ana­ly­se lässt sich der Arbeits­ver­lauf ein­fach und schnell ver­bes­sern. Dafür soll­te die Pro­jekt­lei­tung erfra­gen, wel­che Infor­ma­tio­nen die Kol­le­gen benö­ti­gen, um die Auf­ga­be zufrie­den­stel­lend zu erle­di­gen. Die­se Infor­ma­tio­nen las­sen sich dar­auf­hin in eine Check­lis­te umwan­deln. Damit ist gewähr­leis­tet, dass die Mit­ar­bei­ter bei der nächs­ten Beauf­tra­gung die wesent­li­chen Infor­ma­tio­nen voll­stän­dig erhal­ten. Gute Task-Manage­ment-Soft­ware ver­fügt über Check­lis­ten-Vor­la­gen, die dabei hel­fen, alle wich­ti­gen Aspek­te für ein erfolg­rei­ches Pro­jekt zu erfassen.

Checklisten in den Aufgaben-Karten sind enorm hilfreich fürs Teamwork. Abbildung: Meister

Check­lis­ten in den Auf­ga­ben-Kar­ten sind enorm hilf­reich fürs Team­work. Abbil­dung: Meister

Denn Checklisten helfen den Stand und den Fortschritt eines Projekts besser zu kommunizieren. Abbildung: Meister

Denn Check­lis­ten hel­fen den Stand und den Fort­schritt eines Pro­jekts bes­ser zu kom­mu­ni­zie­ren. Abbil­dung: Meister

#5 Mut zur Klarheit

Klar ist: Digi­ta­le Tools kön­nen das Pro­jekt­ma­nage­ment wesent­lich ver­ein­fa­chen, doch auch sie schüt­zen nicht voll­stän­dig vor Miss­ver­ständ­nis­sen. Im schlimms­ten Fall wird man­gel­haf­te Kom­mu­ni­ka­ti­on schul­ter­zu­ckend akzep­tiert. Des­we­gen ist es umso wich­ti­ger, immer wie­der ein­deu­tig zu kom­mu­ni­zie­ren, wenn noch wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen feh­len oder Abläu­fe und Auf­ga­ben nicht ver­ständ­lich sind. Auch das Erwäh­nen von vor­he­ri­gen Nach­rich­ten oder direk­te Ant­wor­ten auf die­se sowie das Zusam­men­fas­sen ver­schie­de­ner Auf­ga­ben sor­gen für einen bes­se­ren Überblick.

Zudem soll­ten sich alle am Pro­jekt Betei­lig­ten klar­ma­chen, dass digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on den per­sön­li­chen Aus­tausch nie völ­lig erset­zen kann und gera­de in schwie­ri­gen Situa­tio­nen der direk­te Dia­log am sinn­volls­ten ist. Das Ange­bot, Auf­ga­ben­be­schrei­bun­gen bei­spiels­wei­se in einem Mee­ting zu bespre­chen, kommt in der Regel gut an. Es ermög­licht den Kol­le­gen, sich aktiv aus ihrer Fach­per­spek­ti­ve her­aus in die Pro­jekt­pla­nung einzubringen.

Achtsam kommunizieren – digital und analog

Die­se fünf Tipps wer­den die digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Teams nicht bahn­bre­chend ver­än­dern, erhö­hen aber Zufrie­den­heit und Pro­duk­ti­vi­tät mit gro­ßer Wahr­schein­lich­keit. Sie kön­nen dadurch dazu bei­tra­gen, den Aus­tausch über Auf­ga­ben­ma­nage­ment-Soft­ware Stück für Stück zu ver­bes­sern. Zen­tral dabei soll­te immer sein, sich in die Situa­ti­on der Kol­le­gen zu ver­set­zen und acht­sam zu kom­mu­ni­zie­ren – im digi­ta­len Dia­log genau­so wie im direk­ten Aus­tausch. So las­sen sich die vir­tu­el­len Inter­ak­tio­nen an den Bedürf­nis­sen aller Betei­lig­ten aus­rich­ten, zuguns­ten zufrie­de­ner Teams und erfolg­rei­cher Projekte.

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