Digitale Transformation richtig vorantreiben

Laut einer Stu­die ver­fü­gen welt­weit 97 Pro­zent der Unter­neh­men über eine Stra­te­gie zur digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on. Aber nur knapp die Hälf­te der ange­sto­ße­nen Pro­jek­te ist erfolg­reich. Ash Fin­ne­gan, Digi­tal Trans­for­ma­ti­on Offi­cer bei Con­ga, erläu­tert die Grün­de dafür.

Die Inves­ti­tio­nen in digi­ta­le Pro­jek­te wer­den in den kom­men­den Jah­ren wei­ter anstei­gen. Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit, Daten­ana­ly­se und ver­bes­ser­tes Kun­den­er­leb­nis beflü­geln Unter­neh­men zu mehr Aus­ga­ben, aber auch dazu, die betrieb­li­che Effi­zi­enz zu stei­gern und Pro­zes­se rund ums Doku­men­ten­ma­nage­ment zu optimieren.

Die Coro­na-Kri­se hat ein­mal mehr die Schwach­stel­len ana­lo­ger Pro­zes­se auf­ge­zeigt und vie­ler­orts die Umset­zung digi­ta­ler Pro­jek­te erzwun­gen. Deut­lich wur­de, dass Unter­neh­men in der Lage sind, die Digi­ta­li­sie­rung rasch vor­an­zu­trei­ben. Jedoch bleibt oft die Effi­zi­enz auf der Stre­cke. Ein Grund für das Schei­tern vie­ler Pro­jek­te ist, direkt mit einer Tech­nik anstatt mit einer durch­dach­ten Stra­te­gie zu star­ten. Mit die­sen Tipps klappt es besser.

#1: Strategie entwickeln

Es ist für Unter­neh­men uner­läss­lich, ihren aktu­el­len digi­ta­len Rei­fe­grad zu ermit­teln. Hier­zu soll­te der Rat von Exper­ten bezüg­lich des Geschäfts­mo­dells ein­ge­holt wer­den. Wich­tig ist auch, alle Pro­zes­se aus Mit­ar­bei­ter- und Kun­den­sicht zu betrach­ten – von der Lead­ge­ne­rie­rung bis hin zur Finan­zie­rung. Damit las­sen sich wich­ti­ge Pain-Points identifizieren.

#2: Prozesse vereinfachen

In vie­len Fäl­len nut­zen Unter­neh­men E-Mails für die Ver­wal­tung von Doku­men­ten und Ver­trä­gen. Die Pro­ble­me, die dar­aus resul­tie­ren, lie­gen auf der Hand: erhöh­te Feh­ler­quo­ten, man­geln­de Trans­pa­renz sowie ein hoher orga­ni­sa­to­ri­scher und zeit­li­cher Auf­wand. Wer­den die Daten ent­lang eines vor­de­fi­nier­ten Ablaufs sicht­bar gemacht, erhal­ten alle am Pro­zess betei­lig­ten Mit­ar­bei­ter mehr Ein­blick in den Work­flow und kön­nen schnel­ler han­deln. Hin­zu kommt eine Sicher­stel­lung der Daten­ge­nau­ig­keit durch die erhöh­te Akzep­tanz von CRM-Sys­te­men. Das Stich­wort lau­tet hier Automatisierung.

#3: Auswahl der Technologie

Sobald ein Unter­neh­men sein Geschäfts­mo­dell eva­lu­iert und Wege zur Pro­zess­ver­ein­fa­chung gefun­den hat, soll­ten Anbie­ter von auto­ma­ti­sier­ten Lösun­gen kon­tak­tiert wer­den. Die Tech­nik soll Abtei­lun­gen den sofor­ti­gen Zugriff auf Infor­ma­ti­on ermög­li­chen und dabei hel­fen, Infor­ma­tio­nen schnel­ler an Kun­den zu über­mit­teln sowie Ver­trä­ge mit elek­tro­ni­schen Signa­tu­ren abzuschließen.

Eine wei­te­re Betrach­tungs­wei­se in die­sem Bereich ist, die vier The­men Tech­nik, Daten, Qua­li­tät und Orga­ni­sa­ti­on zu untersuchen:

• Tech­nik: Hier wird ermit­telt, inwie­fern die In- und Out­put-Kanä­le ana­log bezie­hungs­wei­se papier­ba­siert oder digi­ta­li­siert sind.
• Daten: Mit den Kri­te­ri­en Daten­er­he­bung, Daten­be­reit­stel­lung und Daten­ver­wen­dung soll bewer­tet wer­den, ob die Daten­ba­sis über­haupt eine weit­rei­chen­de digi­ta­le Nut­zung zulässt.
• Qua­li­tät: Dabei wird der Pro­zess selbst ana­ly­siert. Auf eine dedi­zier­te Beschrei­bung folgt eine Bewer­tung. Eine hohe Trans­pa­renz und ein hoher Auto­ma­ti­sie­rungs­grad bei einer nied­ri­gen Feh­ler­quo­te spre­chen für einen guten Prozess.
• Orga­ni­sa­ti­on: Unter­sucht wer­den hier orga­ni­sa­to­ri­sche Rah­men­be­din­gun­gen für die Digi­ta­li­sie­rung und, ob der Pro­zess kom­pa­ti­bel zur Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie ist. Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on hat in vie­len Unter­neh­men eine hohe Priorität.

Ash Fin­ne­gan, Digi­tal Trans­for­ma­ti­on Officer, Conga. conga.com