Geschäftsreisen stellen für Unternehmen häufig einen großen Kostenfaktor dar. Reise- und Übernachtungskosten lassen sich jedoch mit einfachen Mitteln senken. Das Online-Buchungsportal für Geschäftsreisen Comtravo stellt acht Tipps vor, mit denen sich Geld sparen lässt.
Mit Planung und einigen Tricks lassen sich bei Geschäftsreisen unnötige Kosten vermeiden. Abbildung: Comtravo
#1: Reisen in der Wochenmitte
Lassen sich die Termine flexibel gestalten, sollten Reisetage direkt vor und nach Wochenenden und Feiertagen vermieden werden. Es empfiehlt sich, die Termine in die Wochenmitte zu legen.
#2: Cookies löschen
Bei der Onlinebuchung sollte immer der Inkognitomodus des Webbrowsers genutzt werden. Anbieter beobachten über das Setzen von Cookies oft das Buchungsverhalten sowie den Aufenthaltsort ihrer Kunden und können dementsprechend Preise erhöhen.
#3: Reiserichtlinien einführen
Klar formulierte interne Richtlinien beeinflussen den Reisemitteleinkauf und reduzieren direkte Ausgaben um bis zu 50 Prozent. In den Richtlinien sollte verankert werden, welche Verkehrsmittel, Buchungsklassen und Hotelkategorien erlaubt sind. Auf konkrete Preisregelungen für einzelne Städte sollte verzichtet werden, da dies zu Unübersichtlichkeit führen kann.
#4: Gesamtkosten im Blick behalten
Anstatt ausschließlich die Ticketkosten zu betrachten, sollte der Total Cost of Trip optimiert werden. Dahinter steckt die Idee, nicht nur nach dem günstigsten Ticket zu suchen, sondern alle finanziellen Aspekte wie zum Beispiel Gehalts-, Taxi- und Nahverkehrskosten eines Trips zu beachten.
#5: Transparenz über Ausgaben schaffen
Es ist unumgänglich, dass ein regelmäßiges Reporting für die Reisekosten durchgeführt wird. Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten dabei wenige, aber aussagekräftige Größen beurteilt werden, zum Beispiel Gesamtkosten, Anzahl der Reisen und Kosten sowie Umsatz pro Abteilung. Mithilfe des Reportings können Schwankungen verstanden werden, der Return on Investment lässt sich besser einschätzen und künftige Reisekosten können optimiert werden.
#6: Auf Firmenverträge zurückgreifen
Fast alle Fluggesellschaften bieten ab einem bestimmten Reisevolumen Rahmenverträge an. Diese beinhalten von einem festgelegten Jahresumsatz an spezielle Konditionen, wie zum Beispiel günstigere Flugpreise oder flexibles Umbuchen. Häufig ergeben sich im Rahmen dieser Verträge zusätzliche Benefits für den Reisenden. Das können unter anderem der Loungeaufenthalt am Flughafen oder Meilensammelprogramme sein.
#7: Firmen-Benefitprogramme nutzen
Neben den Rahmenverträgen mit Fluggesellschaften gibt es weitere kostenlose Benefitprogramme, die nutzbar sind. Lufthansa bietet beispielsweise das PartnerPlus-Benefitprogramm an: Nach einmaliger Anmeldung sammeln Reisende bei jedem Flug mit der Lufthansa oder einer Partnerairline Benefitpunkte, die dann in Freiflüge, Upgrades oder Rückvergütungen eingetauscht werden können.
#8: Geschäftsreisebuchung an Experten outsourcen
Geschäftsreisen intern zu managen und abzurechnen, ist nicht nur kostspielig, sondern auch zeitaufwendig. Ein Großteil der Kosten und Zeit kann durch Übergabe der Reisebuchung, Abrechnung und des Reportings an einen professionellen Anbieter reduziert werden.
