Die Schreibtrainerin Astrid Rust verrät an dieser Stelle Kniffe zu Rechtschreibung und Korrespondenz. Der zwölfte Teil der Serie beschäftigt sich mit der AKTIV-Formel.
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Beim letzten Mal haben Sie gesehen, wie Sie Ihre Briefe und Mails nach dem Sandwich-Prinzip optimal aufbauen. Das Sandwich liegt jetzt bereit und wartet auf die verschiedenen Zutaten. Wählen Sie sie nach der AKTIV-Formel:
A wie aktiv
K wie kurz, klar, knapp
T wie treffend
I wie individuell
V wie verbal
Wenn Sie alles geschickt kombinieren und anrichten, steht einem wunderbaren Lesegenuss nichts mehr im Wege!
A wie aktiv (statt passiv)
Erinnern Sie sich an unsere Einladungs-E-Mails aus dem vorletzten Beitrag – die, die wir mit den unterschiedlichen Tasten geschrieben hatten?
Unser Beispiel mit der ES-Taste ist ein Musterbeispiel für Passiv-Sätze:
- … im Seminar werden Konzepte vermittelt, die benötigt werden … wichtige Punkte werden vorgestellt …
Das Passiv beschreibt ein Geschehen, meistens ohne die Person zu nennen, die etwas macht. Dadurch wirkt der Stil sehr anonym und schwer verständlich. Passive Konstruktionen sollten Sie nur dann verwenden, wenn die aktive Person nicht so wichtig ist oder wenn Sie niemanden direkt verantwortlich machen wollen.
Das Aktiv hingegen nennt die Personen, die handeln, und stellt von Anfang an einen persönlichen Kontakt her:
- Wir vermitteln Ihnen Konzepte, die Sie benötigen … oder Wir stellen Ihnen die wichtigsten Punkte vor.
Unsere Aktiv-Tipps:
1. Nennen Sie die handelnde Person.
Wenn Sie wissen, wer etwas gemacht hat oder wer etwas tun soll, schreiben Sie nicht:
- Der Bescheid wird Ihnen nach Eingang der Gebühren auf unser Konto zugesandt.
Die Frage ist: Wer tut (wem) was? In unserem Beispiel „tun“ zwei Personen etwas: Der Empfänger überweist die Gebühren, und sobald er das getan hat, sendet der Sachbearbeiter den Bescheid zu. Dann schreiben Sie das auch so.
- Bitte überweisen Sie die Gebühren auf unser Konto. Den Bescheid senden wir Ihnen zu, sobald die Zahlung eingegangen ist.
Es geht auch ein bisschen kürzer:
- Sobald wir die Zahlung erhalten haben, senden wir Ihnen den Bescheid zu.
Noch kürzer wäre:
- Nach Zahlungserhalt senden wir Ihnen den Bescheid zu.
Aber dann hören wir doch wieder den Amtsschimmel wiehern …
2. Verwenden Sie Unpersönliches nur aktiv.
Eine ähnlich anonyme Wirkung haben auch Formulierungen mit „man“ oder „sich lassen“. Aber sie sind oft besser als die reine Passiv-Form:
- Das kann verhindert werden.
- Das kann man verhindern.
- Das lässt sich verhindern.
Aber auch hier ist die Frage: Wer „kann verhindern“? Nennen Sie die Person – und Sie können ganz schnell mit der SIE-Taste einen persönlichen Bezug herstellen:
- Sie können das verhindern.
3. Benutzen Sie ein aktives Verb.
Manchmal ist Kreativität gefragt! Benutzen Sie statt einer unpersönlichen Passiv-Konstruktion einfach ein anderes Verb, das die Sache direkt und aktiv ausdrückt:
- Der Beitrag wird durch … bestimmt.
- Der Beitrag hängt von … ab.
Und wenn Sie schreiben:
- Ihr Beitrag hängt von … ab,
kommen Sie auch sofort wieder auf die persönliche Schiene.
Denken Sie immer daran: Menschen schreiben für Menschen!
K wie kurz und klar
Halten Sie sich möglichst an das Prinzip, dass zehn bis 15 Wörter einen Satz verständlich machen, wobei Sie einen Satz für jeden Gedanken und einen Abschnitt für jedes Thema formulieren und dabei auch verschiedene Satzzeichen zur Gliederung benutzen, das heißt neben Punkt und Komma auch Strichpunkt, Doppelpunkt, Gedankenstrich usw. oder bei Aufzählungen statt vieler erklärender Nebensätze auch Gliederungspunkte benutzen, um überlange Schachtelsätze zu vermeiden, bei denen der Leser am Ende oft nicht mehr weiß, womit der Satz eigentlich begonnen hat, doch dabei müssen Sie beachten, dass viele kurze Hauptsätze – auch wenn sie damit klare und präzise Aussagen treffen können –, wie Schlagworte aneinandergereiht eintönig wirken, sodass es besser ist, abwechselnd kurze und lange Sätze zu benutzen, um Eintönigkeit zu vermeiden, und Ihre Sätze klar und übersichtlich zu strukturieren, indem Sie das Hauptgeschehen im Hauptsatz und dessen Erläuterungen im Nebensatz ausdrücken, ohne zu viel „dazwischenzupacken“.
Uff – wie weit sind Sie gekommen? Haben Sie es bis zum Ende geschafft? Dann herzlichen Glückwunsch!
Früher zeugte es von gutem Stil, wenn man diese sogenannten Schachtelsätze formulieren konnte. Doch diese Zeit ist eindeutig vorbei – wir schreiben heute kurze und prägnante Sätze. Hier sind die Tipps für die ideale Satzlänge noch einmal überschaubarer:
- 10 bis 15 Wörter machen einen Satz verständlich.
- Ein Gedanke = ein Satz; ein Thema = ein Abschnitt.
- Gliedern Sie mit Satzzeichen; Verwenden Sie neben Punkt und Komma auch Strichpunkt, Doppelpunkt, Gedankenstrich …
- Verwenden Sie bei Aufzählungen statt vieler erklärender Nebensätze auch Gliederungspunkte.
- Vermeiden Sie Schachtelsätze.
- Viele kurze Sätze wirken schnell eintönig. Schreiben Sie abwechselnd kurze und lange Sätze.
- Strukturieren Sie Ihre Sätze klar und übersichtlich: Die Hauptsache steht im Hauptsatz, Erläuterungen im Nebensatz.
Machen Sie es sich (und Ihren Lesern) einfach! Zu einem klaren Stil gehört auch ein umsichtiger Umgang mit Fremd- und Fachwörtern. Überlegen Sie sich immer: Müssen sie wirklich sein oder gibt es einen passenden deutschen Ausdruck? Ein „meeting point“ oder ein „service center“ ist ideal, wenn ich mit einem internationalen Publikum zu tun habe (zum Beispiel am Bahnhof oder Flughafen). Ansonsten hilft mir ein „Treffpunkt“ oder eine „Information“ bzw. „Auskunft“ besser weiter. Verwenden Sie Fremdwörter nur, wenn Sie sicher sind, dass sie Ihre Zielgruppe auch versteht. Wenn es keine andere Möglichkeit gibt, erläutern oder „übersetzen“ Sie sie.
Das Gleiche gilt für Abkürzungen: Benutzen Sie nur allgemein übliche Abkürzungen und vermeiden Sie solche, die nur Sie und Ihr Unternehmen kennen. Wenn sie unvermeidlich sind, schreiben Sie sie beim ersten Auftreten in ausgeschriebener Form.
Denken Sie immer an die Personen, die Ihre Texte lesen!
 Astrid Rust,Trainerin für neue Rechtschreibung und moderne Korrespondenz.
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