Korrespondenz: Drei Tasten mit besonderer Wirkung

Die Schreib­trai­ne­rin Astrid Rust ver­rät an die­ser Stel­le Knif­fe zur Recht­schrei­bung und Kor­re­spon­denz. Der zehn­te Teil der Serie beschäf­tigt sich mit der rich­ti­gen Wort­wahl in Anschrei­ben und Einladungen. 

Viel­leicht fra­gen Sie sich manch­mal, ob Sie beim Adres­sa­ten von Anfang an „rich­tig“ ankom­men kön­nen, indem Sie durch eine bestimm­te Wort­wahl bestimm­te Wir­kun­gen erzeu­gen. Bit­te ver­glei­chen Sie die fol­gen­den drei Ein­la­dungs­schrei­ben. Wel­che gefällt Ihnen am bes­ten – und warum?

EINLADUNG 1: Sehr geehr­te Seminar-Teilnehmer, am xx.xx.xxxx füh­ren wir die Schu­lung „Pro­fes­sio­nel­le Kor­re­spon­denz“ durch, für die wir Ihre Anmel­dung erhal­ten haben. Wir stel­len im Semi­nar eini­ge Grund­la­gen vor, die unse­rer Ansicht nach für eine moder­ne und kun­den­ori­en­tier­te Kor­re­spon­denz not­wen­dig sind. Wir haben in der bei­gefüg­ten Inhalts­über­sicht die wich­tigs­ten Punk­te zusammengefasst. Mit freund­li­chen Grüßen

EINLADUNG 2: Sehr geehr­te Seminar-Teilnehmer, am xx.xx.xxxx fin­det die Schu­lung „Pro­fes­sio­nel­le Kor­re­spon­denz“ statt. Ihre Anmel­dung ist eingegangen. Im Semi­nar wer­den eini­ge Kon­zep­te ver­mit­telt, die für eine moder­ne und kun­den­ori­en­tier­te Kor­re­spon­denz benö­tigt wer­den. In der bei­gefüg­ten Inhalts­über­sicht wer­den die wich­tigs­ten Punk­te vorgestellt. Mit freund­li­chen Grüßen

EINLADUNG 3: Sehr geehr­te Seminar-Teilnehmer, vie­len Dank für Ihre Anmel­dung zu unse­rem Trai­ning „Pro­fes­sio­nel­le Kor­re­spon­denz“ am xx.xx.xxxx. Sie ler­nen im Semi­nar eini­ge Tipps und Tricks für eine moder­ne und pro­fes­sio­nel­le Kor­re­spon­denz ken­nen, die Ihre täg­li­che Arbeit noch effek­ti­ver und erfolg­rei­cher machen. Ger­ne kön­nen Sie sich in der Inhalts­über­sicht im Anhang mit der The­ma­tik ver­traut machen. Wir freu­en uns auf eine kon­struk­ti­ve Zusam­men­ar­beit und sind bei Fra­gen ger­ne für Sie da. Freund­li­che Grüße

Die WIR-Taste

Im ers­ten Bei­spiel füh­len Sie sich zwar ernst genom­men und respek­tiert, aber Sie füh­len sich auch in gewis­ser Wei­se bevor­mun­det. Sie gehen auf das Semi­nar, weil Sie das The­ma inter­es­siert, aber Sie freu­en sich nicht dar­auf. Wenn Sie Zeit haben, schau­en Sie sich den Inhalt an, wahr­schein­lich aber ohne gro­ßes Interesse.

Sie haben den Ein­druck, dass sich der Absen­der sehr in den Mit­tel­punkt stellt, er ist beson­ders wich­tig, Sie hin­ge­gen füh­len sich ziem­lich klein und unbe­deu­tend. Sei­ne Taten und Inter­es­sen ste­hen im Vor­der­grund, Ihre eige­nen sind untergeordnet.

Die­ser Stil wirkt sehr ego­zen­trisch und auto­ri­tär. Die soge­nann­te „Emp­fän­ger­ori­en­tie­rung“ fehlt, die Wert­schät­zung bleibt auf der Strecke.

Die ES-Taste

Man­che bevor­zu­gen viel­leicht das zwei­te Schrei­ben: kurz, kna­ckig, klar. Doch fehlt nicht etwas? Wenn Sie genau­er hin­se­hen, feh­len hier Per­so­nen: Es gibt kein ICH bzw. WIR, es gibt kein SIE. Hier geht es nur um die Sache selbst: Schu­lung, Anmel­dung, Kon­zep­te, Punkte …

Der Text ist zwar kurz, aber Sie füh­len sich nicht sehr respek­tiert. Sie sehen sich auch nicht per­sön­lich ange­spro­chen, hin­ge­gen sehr bevor­mun­det. Sie gehen auf das Semi­nar, weil Sie das The­ma inter­es­siert, aber Sie freu­en sich nicht dar­auf. Wahr­schein­lich hof­fen Sie ins­ge­heim, dass das Semi­nar nicht so tro­cken ist wie die Ein­la­dung … Wenn Sie Zeit haben, schau­en Sie sich den Inhalt an, wahr­schein­lich aber ohne viel Interesse.

Hier steht der Sach­ver­halt im Vor­der­grund, doch Sie fra­gen sich: Wer ist der Täter? Die­ser ES-Stil schafft eine gro­ße Distanz zwi­schen Sen­der und Emp­fän­ger, Sie wis­sen nicht, wer ver­ant­wort­lich ist und an wen Sie sich wen­den können.

Die­ser  Stil wirkt sehr anonym, auch hier bleibt die Emp­fän­ger­ori­en­tie­rung und Wert­schät­zung auf der Strecke.

Die SIE-Taste

Den meis­ten gefällt wahr­schein­lich das letz­te Schrei­ben. Hier füh­len Sie fri­schen Wind! Sie füh­len sich respek­tiert und ernst genom­men, den­ken, die­se Ein­la­dung ist allei­ne für Sie bestimmt. Sie füh­len sich in kei­ner Wei­se bevor­mun­det. Sie freu­en sich sogar rich­tig auf die­ses Semi­nar und lesen gespannt das Inhaltsverzeichnis.

Hier fühlt sich der Emp­fän­ger wirk­lich wohl, hier fin­det er Wert­schät­zung. Die­se Nach­richt ist wirk­lich empfängerorientiert!

Ver­su­chen Sie, in Ihren Brie­fen und Mails bewusst die­se Tas­te ein­zu­set­zen. Doch auch wenn die SIE-Tas­te das posi­tivs­te Gefühl erzeugt, heißt das aber nicht, dass Sie nur noch SIE-Nach­rich­ten schrei­ben soll­ten. Auch ES- oder WIR-/ICH-Brie­fe sind unter bestimm­ten Umstän­den durch­aus erwünscht.

Die WIR-Tas­te kann auch sehr per­sön­lich und ser­vice­ori­en­tiert wir­ken: WIR küm­mern uns per­sön­lich um Sie! Der Emp­fän­ger kann sich ent­spannt zurück­leh­nen, da er weiß, dass sich jemand um ihn kümmert.

Die ES-Tas­te kann manch­mal auch in kun­den­ori­en­tier­ten Brie­fen sinn­voll sein: Bei nega­ti­ven Bot­schaf­ten ist es oft hilf­reich, kei­nen „Täter“ zu haben.

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Beim nächs­ten Mal küm­mern wir uns um das „Sand­wich-Prin­zip“ – wir sehen uns den opti­ma­len Auf­bau für einen Brief bzw. eine Busi­ness-Mail an.

Astrid Rust, Trai­ne­rin für neue Recht­schrei­bung und moder­ne Korrespondenz. www.deutschplus.de