Durch die Digitalisierung der Arbeitswelt werden auch an Büroräume und deren Ausstattung neue Anforderungen gestellt. Sie müssen flexibel sein, wie die darin arbeitenden Menschen, findet Alexandra Gruhlke, Key Account Manager Furniture DACH bei Office Depot.
Die Nowy Styl Group bietet flexible Büroeinrichtung für jeden Open-Space-Bereich. Foto: Nowy Styl Group
C + P Möbelsysteme sorgt mit flexiblen und begrünten Trennwänden für ein gutes Raumklima im Büro. Foto: C+P Möbelsysteme GmbH & Co. KG
Alexandra Gruhlke, Key Account Manager Furniture DACH bei Office Depot. Foto: Office Depot
Eines ist sicher: Neue, kreative Strukturen werden die künftige Arbeitswelt dominieren. Daher drängt sich die Frage auf: Sind die Büroarbeitsplätze des analogen Zeitalters noch zeitgemäß, um den veränderten Arbeitswelten gerecht zu werden? Büroarbeit wird in den kommenden Jahren sicher nicht an Bedeutung verlieren. Allerdings werden wir uns von liebgewonnenen Prozessen und Gewohnheiten verabschieden müssen. Dies wird direkte Auswirkungen auf die Gestaltung der Büroräume und der genutzten Büromöbel haben.
Teamzonen und Einzelzellen
Flexibilität heißt das Gebot der Stunde. Unternehmen fordern sie immer stärker von ihren Mitarbeitern ein. Es ist daher logisch, dass auch moderne Büros dieser Anforderung entsprechen müssen. Die Vorstellung, ein Arbeitsplatz bestehe aus einem Schreibtisch plus Computer ist überholt. Eine hierarchische Raumordnung nach dem Motto „Das größte Büro für den Chef“ ist ein Auslaufmodell. Teamarbeit ist ein wesentlicher Schlüssel für den Erfolg. Die Lösung: Teamzonen, die sich schnell an die Bedürfnisse der Projektgruppen anpassen lassen. Dazu müssen die genutzten Büroräume mit Möbeln ausgestattet werden, die eine flexible Nutzung unterstützen. Dies können mobile Wandsysteme sein oder auch Tischelemente, die beliebig ergänzt werden können. Es muss möglich sein, mit denselben Möbeln einerseits Zonen für konzentrierte Einzelarbeit einzurichten und andererseits offene Flächen für kreatives Arbeiten zu schaffen. Die Büroeinrichtung muss mit den Projekten „atmen“ können.
Auf diese vom Markt geforderte Flexibilität hat sich Office Depot eingestellt. Ein breites Partnernetzwerk, kombiniert mit moderner Logistik und einem großen Lagerbestand, macht es möglich, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren und die bestellte Büroausstattung zu liefern. Der Vorteil von Office Depot bei der Prozessabwicklung ist die Lieferantenbündelung. Der Kunde erhält alle Dienstleistungen aus einer Hand.
Ein Job für professionelle Einrichtungsberater
Der Trend zu flexiblen Lösungen ist laut der Studie „Büro- und Objektmöbel in Deutschland bis 2020“ intakt und unumkehrbar. Obwohl feste Büroarbeitsplätze derzeit noch die Regel sind (80 Prozent), ist das reale Arbeitszeitverhältnis zwischen Einzelarbeit und Teamarbeit in etwa ausgeglichen. Es müssen also konstruktive Lösungen innerhalb der gegebenen Büroräume gefunden werden. Der Kreativität sind bei der Umsetzung keine Grenzen gesetzt. Viele Unternehmen sind mit dieser Aufgabe jedoch überfordert. Empfehlenswert ist ein professioneller Einrichtungsservice: Bei Office-Depot unterstützen geschulte Experten Unternehmen nicht nur bei der Auswahl der geeigneten Büroausstattung, sondern sie führen auch eine After-Sales-Beratung durch, um das Potenzial der Einrichtung vollständig auszuschöpfen.
Büroräume als Innovationsmotoren
Der Branchenverband bso Büro-, Sitz- und Objektmöbel beleuchtet in einer wissenschaftlichen Studie das Investitionsverhalten von 800 Unternehmen mit mindestens 20 Büroarbeitsplätzen, welche Faktoren für Unternehmer bei der Einrichtung der Büroräume eine vorrangige Rolle spielen. Es hat sich gezeigt, dass die Mitarbeiterbindung einer der häufigsten Investitionsgründe ist. Neben zufriedenen Mitarbeitern sehen die befragten Unternehmen auch große Chancen im Recruiting-Bereich. Für potenzielle Mitarbeiter ist ein moderner Arbeitsplatz ein Grund, sich für das Unternehmen zu entscheiden.
Die Ausstattung der Büroräum hat unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter. Entscheidend für den Arbeitgeber ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich geborgen fühlen und auf eine entsprechende Ausstattung zugreifen können. Deshalb sollte bei der Planung von Büroarbeitsflächen berücksichtigt werden, dass Mitarbeiter untereinander kommunizieren müssen und sich vernetzen können. Denn: Starre Strukturen hemmen Innovationsmöglichkeiten.
Es reicht aber nicht, offene Relax-Flächen wahllos mit Zonen für konzentriertes Arbeiten zu kombinieren. Eine Untersuchung von Oxford Economics hat herausgefunden, dass Lärm die Produktivität erheblich beeinflusst. Laut der Studie wird im Schnitt alle drei Minuten ein Mitarbeiter unterbrochen. Weitere 23 Minuten dauert es, bis er sich wieder der ursprünglichen Aufgabe widmen kann. Die Studie belegt, dass die Produktivität (plus 64 Prozent) und das Vermeiden von Fehlern (plus 52 Prozent) erheblich verbessert werden können, wenn diese Störfaktoren vermieden werden.
Unternehmen sind im Zeitalter von Industrie 4.0 und digitaler Transformation gut beraten, die Flexibilität, die sie von den Mitarbeitern erwarten, durch entsprechend flexible Gestaltung der Büroarbeitsflächen zu unterstützen.
