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Macht Multitasking müde?

Die heu­ti­ge Arbeits­welt ist ohne Mul­ti­tas­king kaum vor­stell­bar. Mit der Digi­ta­li­sie­rung sind gleich­zei­tig Fle­xi­bi­li­tät und beschleu­nig­te Pro­zes­se in die Büros die­ser Welt ein­ge­zo­gen. Dr. Con­sue­la Utsch vom IT-Bera­tungs­un­ter­neh­men Acu­roc über die Anfor­de­run­gen an Unter­neh­men im digi­ta­len Zeitalter.

Multitasking: Ständige Ablenkung macht nicht nur unproduktiv, sie wirkt sich auch negativ auf unser Befinden aus.  Foto: Pexels

Stän­di­ge Ablen­kung macht nicht nur unpro­duk­tiv, sie wirkt sich auch nega­tiv auf unser Befin­den aus. Foto: Pexels 

Beispiel für einen Serviceplan der einzelnen Mitarbeiter. Grafik: Acuroc GmbH

Bei­spiel für einen Ser­vice­plan der ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter. Gra­fik: Acu­roc GmbH

Das sind die häufigsten Gründe für Schwierigkeiten bei der Projektarbeit.  Grafik: Acuroc GmbH

Das sind die häu­figs­ten Grün­de für Schwie­rig­kei­ten bei der Pro­jekt­ar­beit. Gra­fik: Acu­roc GmbH 

Stän­di­ge Erreich­bar­keit, ein hoher Lärm­pe­gel in Groß­raum­bü­ros und per­ma­nen­te Stö­run­gen durch E-Mails, Anru­fe und Arbei­ten auf Zuruf zäh­len neben Mul­ti­tas­king zu den neu­en Her­aus­for­de­run­gen der Arbeit­neh­mer. Um die­se Ver­än­de­run­gen im Unter­neh­men auf­zu­fan­gen, sind Füh­rungs­kräf­te ange­hal­ten, den Weg neu zu berei­ten und auf den ste­ti­gen Wan­del der ver­gan­ge­nen Jah­re zu reagie­ren. Wie kön­nen Mit­ar­bei­ter trotz der ver­än­der­ten Arbeits­welt noch effi­zi­ent und pro­duk­tiv arbei­ten? Sind Unter­neh­men auf die Anfor­de­run­gen des digi­ta­li­sier­ten Zeit­al­ters vor­be­rei­tet? Wel­che Wei­chen müs­sen Unter­neh­men stel­len, um einer­seits Mit­ar­bei­ter vor Über­for­de­rung zu schüt­zen und ande­rer­seits die Effi­zi­enz und Pro­duk­ti­vi­tät zu stei­gern? Was für Aus­wir­kun­gen haben Mul­ti­tas­king und stän­di­ge Erreich­bar­keit? Und macht Mul­ti­tas­king viel­leicht sogar auf Dau­er krank?

Störungen im Arbeitsfluss

In Zei­ten der Digi­ta­li­sie­rung und der E-Mail-basier­ten inter­nen und exter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on von Unter­neh­men strö­men immer mehr Infor­ma­tio­nen in immer kür­ze­rer Zeit auf die Mit­ar­bei­ter ein. Das zeit­glei­che Wahr­neh­men, Ein­ord­nen und Erle­di­gen meh­re­rer Auf­ga­ben führt dabei lang­fris­tig zu Inef­fi­zi­enz und ver­lang­sam­ten Pro­zes­sen. Auch stän­di­ge Stö­run­gen im Arbeits­all­tag las­sen kei­nen ech­ten Arbeits­fluss ent­ste­hen. Eine Stu­die der Uni­ver­si­tät des Saar­lan­des belegt, dass jeder Mit­ar­bei­ter bis zu 27-mal am Tag gestört wird. Um sich wie­der auf die ursprüng­li­che Auf­ga­be zu kon­zen­trie­ren, benö­tigt die­ser durch­schnitt­lich 15 bis 20 Minu­ten. Zeit, die für wich­ti­ge Pro­jek­te ver­lo­ren geht. Die Fol­ge: Stress, Kon­zen­tra­ti­ons­schwä­che und eine höhe­re Anfäl­lig­keit für Erkran­kun­gen wie Depres­sio­nen und Burnout.

Im Strudel der Anforderungen

Die­se Situa­ti­on hin­ter­lässt bei den Mit­ar­bei­tern das Gefühl, den Anfor­de­run­gen nicht gerecht wer­den zu kön­nen. Ein stei­gen­des Arbeits­tem­po ver­stärkt das ungu­te Emp­fin­den der Arbeit­neh­mer zusätz­lich. Errei­chen Arbeit­neh­mer die zu hoch gesteck­ten Zie­le trotz des gro­ßen Drucks, passt sich der Maß­stab sofort an das soeben erreich­te Ziel an. So gera­ten die Mit­ar­bei­ter in einen Stru­del der immer grö­ße­ren Arbeits­be­las­tung. Dabei ist längst nach­ge­wie­sen, dass das mensch­li­che Gehirn gar nicht dar­auf aus­ge­rich­tet ist, meh­re­re Din­ge gleich­zei­tig mit der­sel­ben Kon­zen­tra­ti­on zu ver­ar­bei­ten. Viel­mehr fokus­siert sich das Gehirn auf die gera­de wich­tigs­te Auf­ga­be. Nur die Abar­bei­tung ein­zel­ner Auf­ga­ben nach­ein­an­der stell­te sich als wirk­lich effek­tiv und pro­duk­tiv heraus.

Transparenz und Planbarkeit

Unter­neh­men sind auf­ge­for­dert ein­zu­grei­fen: Es nützt wenig, Sport­kur­se zu bezah­len, Obst­kör­be zu spen­die­ren und Prä­ven­ti­ons­pro­gram­me zum The­ma Bur­nout anzu­bie­ten, wenn die Struk­tu­ren und die Bedin­gun­gen der Arbeit ver­al­tet sind. Eine Mög­lich­keit, um die stress­aus­lö­sen­den Bedin­gun­gen auf­zu­he­ben, bie­tet die Inte­gra­ti­on eines rol­len­ba­sier­ten Sys­tems im Unter­neh­men. Eine sol­che Metho­de sorgt für mehr Trans­pa­renz und Plan­bar­keit. Die Arbeit basiert bei die­sem Ansatz auf Zeit­fens­tern, die jedem Mit­ar­bei­ter zuge­ord­net wer­den. Jeder Arbeit­neh­mer weiß so, wann er in wel­cher Rol­le für wel­ches Pro­jekt zustän­dig ist – und sieht gleich­zei­tig, wann sich die Team­kol­le­gen in wel­chem Zeit­fens­ter befin­den. Das Ergeb­nis: Stö­run­gen und Unter­bre­chun­gen blei­ben aus. Zusätz­lich bie­tet das rol­len­ba­sier­te Sys­tem dem Manage­ment die Chan­ce, die Aus­las­tung der Mit­ar­bei­ter zu erfas­sen. So las­sen sich Über­las­tun­gen der Beleg­schaft früh­zei­tig erken­nen und Gegen­maß­nah­men erstellen.

Veränderung lohnt sich

Die Anfor­de­run­gen des digi­ta­li­sier­ten Zeit­al­ters bie­ten für Unter­neh­men die Chan­ce, sich grund­le­gend zu refor­mie­ren. Mit­hil­fe der Umstruk­tu­rie­run­gen tref­fen Füh­rungs­kräf­te die not­wen­di­gen Vor­keh­run­gen, um ihre Mit­ar­bei­ter zu schüt­zen und gleich­zei­tig die Effek­ti­vi­tät und die Pro­duk­ti­vi­tät im Unter­neh­men zu erhal­ten. Hier­für muss das Anfor­de­rungs­ma­nage­ment, Port­fo­lio­ma­nage­ment sowie das Res­sour­cen­ma­nage­ment gezielt gesteu­ert wer­den. Nur so kann eine Ver­än­de­rung der Abläu­fe zu einem grund­le­gen­den Auf­bre­chen der oft­mals ver­krus­te­ten Pro­zes­se führen.

Dr. Consuela Utsch

Foto: Acu­roc GmbH

Dr. Con­sue­la Utsch,
Grün­de­rin und Geschäftsführerin,
Acu­roc GmbH und AQRO GmbH.

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