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Mythos Multitasking: Tipps für mehr Effizienz im Homeoffice

Vie­le Wis­sens­ar­bei­ter schät­zen die neu­ge­won­ne­ne Frei­heit im Home­of­fice. Doch ver­schwim­men hier oft die Gren­zen zwi­schen Beruf und Pri­va­tem. Das Team von ebue­ro zeigt, was sich hin­ter dem Mythos Mul­ti­tas­king ver­birgt und gibt Tipps für einen effek­ti­ven Arbeits­all­tag im New Normal.

Um produktiv zu arbeiten ist eine Trennung zwischen Work und Life nötig. Abbildung: Congerdesign, Pixabay

Um pro­duk­tiv zu arbei­ten, ist eine Tren­nung zwi­schen Work und Life nötig. Abbil­dung: Con­ger­de­sign, Pixabay

Im Home­of­fice las­sen Beschäf­tig­te gern mal das Radio neben­bei lau­fen, schmei­ßen zwi­schen zwei Mee­tings die Wasch­ma­schi­ne an, kon­trol­lie­ren par­al­lel die Schul­auf­ga­ben der Kin­der und lesen mit einem Auge die kon­ti­nu­ier­lich ein­tru­deln­den E-Mails und News­let­ter. Um außer­dem nicht den Anschluss zum Team zu ver­lie­ren und up to date zu blei­ben, ist der Ton von Han­dy und Lap­top hoch­ge­stellt. Nach­rich­ten in den beruf­li­chen sowie pri­va­ten Chat­pro­gram­men pin­gen unun­ter­bro­chen auf und unter­bre­chen die kon­zen­trier­te Arbeit. Ist das oft so hoch­ge­lob­te Mul­ti­tas­king über­haupt noch mög­lich und erstrebenswert?

Eine zeitraubende Illusion

Wis­sen­schaft­ler haben her­aus­ge­fun­den, dass Mul­ti­tas­king eine Illu­si­on ist. „Das Gehirn kann sich immer nur auf eine Sache kon­zen­trie­ren, denn das Bewusst­sein hat zu jedem Zeit­punkt immer nur einen Inhalt“, so der Münch­ner Hirn­for­scher Pro­fes­sor Ernst Pöp­pel. Was unter Mul­ti­tas­king ver­stan­den wird, ist somit das rasan­te Wech­seln zwi­schen zwei oder meh­re­ren Auf­ga­ben. Die vie­len geöff­ne­ten Tabs und Fens­ter auf unse­ren Bild­schir­men sind ein gutes Indiz dafür, wie vie­le Auf­ga­ben wir gleich­zei­tig in unse­rem Kopf bear­bei­ten, wenn wir zwi­schen E-Mails, Nach­rich­ten, Tex­ten, Social-Media, Tele­fo­na­ten und Chats umher­sprin­gen. Hier­bei geht viel Zeit ver­lo­ren, denn bei jeder Unter­bre­chung benö­tigt das Gehirn wie­der Zeit, sich zurück in die Auf­ga­be zu denken.

„Wer nur für drei Minu­ten aus einer Auf­ga­be her­aus­ge­ris­sen wird oder sich selbst einer neu­en Auf­ga­be zuwen­det, braucht danach zwei Minu­ten, um wie­der auf dem glei­chen Stand wie vor­her zu sein. Wird der Beschäf­tig­te regel­mä­ßig unter­bro­chen oder lässt sich selbst ablen­ken, kön­nen sich die unnö­tig ver­geu­de­ten Minu­ten auf bis zu 40 Pro­zent der Arbeits­zeit addie­ren“, sagt die Arbeits- und Orga­ni­sa­ti­ons­psy­cho­lo­gin Dr. Frit­zi Wiess­mann. Ziel soll­te also sein, Mul­ti­tas­king zu ver­mei­den, die To-dos Schritt für Schritt abzu­ar­bei­ten und mit­hil­fe von Stra­te­gien mög­lichst zeit­spa­rend und effi­zi­ent zu sein. Die Exper­ten von ebue­ro geben fol­gen­de Tipps:

#1 Trennung zwischen Arbeit und Freizeit

Spie­len­de oder ler­nen­de Kin­der um sich her­um zu haben, neben­bei Pake­te der letz­ten Online-Bestel­lung anzu­neh­men und tele­fo­nie­rend die Hüh­ner­sup­pe für das Mit­tag­essen vor­zu­be­rei­ten, bedeu­ten zwar kur­ze und will­kom­me­ne Aus­zei­ten von der Bild­schirm­zeit, gleich­zei­tig jedoch eine Erhö­hung des Stress­le­vels. Denn der Arbeits­all­tag zieht sich auf die­se Wei­se meist in die Län­ge. Um in mög­lichst kur­zer und pro­duk­ti­ver Zeit die Arbeit hin­ter sich zu brin­gen, ist eine Tren­nung zwi­schen Work und Life nötig. Ide­al ist daher das unge­stör­te Arbei­ten in einem geschlos­se­nen Raum und eine fes­te Abspra­che, wer sich in wel­chen Zeit­fens­tern um den Haus­halt und die Kin­der­be­treu­ung kümmert.

#2 Ablenkungen durch Tunnelzeiten vermeiden

Um zu ver­mei­den, unnö­tig Zeit damit zu ver­geu­den, sich immer wie­der in unter­schied­li­che The­men und Auf­ga­ben rein­zu­den­ken, müs­sen mög­lichst alle Ablen­kun­gen aus­ge­merzt wer­den. Auf­pop­pen­de Chat­fens­ter und E-Mail-Benach­rich­ti­gun­gen gehö­ren dazu. Sofern dies bei der Tätig­keit und im Team­ge­fü­ge mög­lich ist, bie­ten sich hier­für soge­nann­te Tun­nel­zeit­fens­ter an, in denen man im eige­nen Kalen­der eine Abwe­sen­heit von bei­spiels­wei­se zwei Stun­den ein­trägt, in denen man kon­zen­triert und unge­stört an einer Auf­ga­be arbei­tet. So sind die Kol­le­gen infor­miert und der Arbeit­neh­mer kann die zahl­rei­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le ohne schlech­tes Gewis­sen schlie­ßen und unbe­hin­dert sei­nen To-dos nachgehen.

#3 Kernanrufzeiten kommunizieren

Ein klin­geln­des Tele­fon ist eine gro­ße und stö­ren­de Ablen­kung, die nicht igno­riert wer­den kann. Um auch hier­durch ent­ste­hen­de stän­di­ge Unter­bre­chun­gen zu ver­hin­dern, bie­ten sich Kern­an­ruf­zei­ten an, die fest­ge­legt und kom­mu­ni­ziert wer­den. Außer­halb die­ser Zei­ten soll­te das Tele­fon im Umkehr­schluss, wenn mög­lich, aus- oder zumin­dest stumm­ge­schal­tet wer­den. Alter­na­tiv kann auch die Aus­la­ge­rung bezie­hungs­wei­se Nut­zung von Tele­fon­diens­ten in Anspruch genom­men wer­den, die einem den Rücken freihalten.

#4 Visuelle Zerstreuung umgehen

In wel­chem Set­ting Men­schen best­mög­lich arbei­ten und zu Hoch­leis­tun­gen auf­blü­hen, ist unter­schied­lich. Vor allem für krea­ti­ve Auf­ga­ben kön­nen Input von außen oder visu­el­le Ele­men­te in der Umge­bung die Gedan­ken beflü­geln. Für Struk­tur­lie­ben­de ist dage­gen ein auf­ge­räum­ter Arbeits­platz nötig. In die­sem Fall und auch um abschwei­fen­de Bli­cke zu ver­mei­den, soll­te auch der Desk­top ordent­lich gehal­ten wer­den. Zu vie­le geöff­ne­te Tabs und Tools zie­hen die Auf­merk­sam­keit auf sich und ver­lei­ten dazu, von der eigent­li­chen Auf­ga­be abzu­sprin­gen. Um nicht in die Mul­ti­tas­king-Fal­le zu tap­pen und par­al­lel an ver­schie­de­nen Auf­ga­ben zu arbei­ten, kann es hel­fen, nicht benö­tig­te Pro­gram­me zu schlie­ßen und jeweils nur die aktu­ell rele­van­ten Doku­men­te zu öff­nen. So kön­nen sich die Gedan­ken auf ein kon­kre­tes Pro­jekt kon­zen­trie­ren und das Stress­le­vel sinkt.

Fazit: Schritt für Schritt auf das Ende hinarbeiten

Die Wis­sen­schaft zeigt, dass das Phä­no­men Mul­ti­tas­king kein erstre­bens­wer­ter Zustand ist, son­dern den Men­schen unnö­tig in Stress ver­setzt. Auch wenn eini­ge Wis­sens­ar­bei­ter unter einem gewis­sen Druck zu Höchst­form auf­lau­fen, ist die­ses Anspan­nungs­le­vel nur für kur­ze Pha­sen geeig­net, ohne dass die Leis­tungs­fä­hig­keit dar­un­ter lei­det. Ins­ge­samt spart es außer­dem mehr Zeit, ein To-do nach dem ande­ren abzu­ar­bei­ten und fokus­siert zu Ende zu brin­gen, als zu ver­su­chen, alles gleich­zei­tig zu machen. Im Zwei­fel lei­det nur die Qua­li­tät dar­un­ter und vie­le Auf­ga­ben wer­den über einen län­ge­ren Zeit­raum mit­ge­schleppt und wesent­lich spä­ter abge­schlos­sen. Das Mot­to soll­te also sein: Schritt für Schritt bzw. Auf­ga­be für Auf­ga­be effi­zi­ent durch den Arbeits­all­tag schreiten.

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