Nach Indus­trie 4.0 wird auch der Aus­druck Büro 4.0 zuneh­mend geläu­fig. Aber was ver­birgt sich dahin­ter eigent­lich und was ist davon zu hal­ten? Eine Annä­he­rung in drei Tei­len von Dr. Robert Nehring.

Das Büro ist tot, es lebe das Büro!

Das Büro ist tot, es lebe das Büro!

Das Büro 4.0: Büroarbeit wird jederzeit und überall möglich. Sie ist aber weder jederzeit noch überall sinnvoll. Foto: Samsung

Büro­ar­beit wird jeder­zeit und über­all mög­lich. Sie ist aber weder jeder­zeit noch über­all sinn­voll. Foto: Sam­sung

Smart Office, Smart Working, New Work und Büro 4.0 sind Aus­drü­cke, die den aktu­el­len, von Digi­ta­li­sie­rung und Fle­xi­bi­li­tät gepräg­ten, grund­le­gen­den Wan­del der Büro­ar­beit beschrei­ben. Wie lässt sich die­se Ent­wick­lung aber fas­sen bzw. begrei­fen? Mein Ver­such, sie zu beschrei­ben, erfolgt in drei Tei­len. Nach einem smar­ten Sze­na­rio zur Sen­si­bi­li­sie­rung und dem Ver­such einer Begriffs­klä­rung folgt nun zum Abschluss eine Betrach­tung der Her­aus­for­de­run­gen, die mit die­ser Ent­wick­lung ein­her­ge­hen.

Was bedeutet der Wandel zum digital vernetzten Büro konkret?

Zunächst ein­mal ster­ben vie­le alt­be­kann­te Büro­pro­duk­te aus: Das gilt nicht nur für Fax, Filo­fax, Rolo­dex und Tip­pex sowie für Tele­fon­buch und Over-Head-Pro­jek­tor. Immer sel­te­ner gekauft bzw. immer weni­ger genutzt wer­den auch ISDN-Anla­gen, sepa­ra­te Taschen­rech­ner, klas­si­sche Stau­raum­mö­bel, Brief­mar­ken, Brief­um­schlä­ge, Fran­kier­ma­schi­nen, Schreib­ge­rä­te, Linea­le, Sche­ren, Radier­gum­mis, Akten­ord­ner und Wie­der­vor­la­ge­map­pen. Damit sind auch sie ten­den­zi­ell in ihrer Art gefähr­det.

The Evolution Of The Desk

Quel­le: Best Reviews (Ani­ma­ti­on); Tim Weber (GIF)

Eile mit Weile: Zum Beispiel das papierlose Büro

Eini­ges wird sich aber nicht von heu­te auf mor­gen ändern. Das zeigt das Bei­spiel von der Visi­on vom papier­lo­sen Büro. Sie wur­de 1973 vom Palo Alto Rese­arch Cen­ter for­mu­liert. Aber auch über 40 Jah­re danach lässt sie noch auf sich war­ten. Einer Stu­die von Xerox zufol­ge soll sie zwar spä­tes­tens 2018 Rea­li­tät sein – bis dahin habe Papier im Büro zu 90 Pro­zent aus­ge­dient. Die Zah­len spre­chen jedoch dage­gen: Lag 1985 der Papier­ver­brauch pro Kopf in Deutsch­land bei durch­schnitt­lich 177 Kilo, so waren wir 2016 laut Ver­band Deut­scher Papier­fa­bri­ken bereits bei 244 Kilo­gramm ange­langt. Und der „Smart Worker Umfra­ge“ nach hat 2015 fast die Hälf­te der Büro­be­schäf­tig­ten in Deutsch­land genau so viel wie 2013 gedruckt. Nur 27 Pro­zent druck­ten weni­ger.

Den­noch wird in Sachen Papier­ver­brauch eine Ten­denz deut­lich. Dank des Inter­nets haben sich die leicht ver­füg­ba­ren Infor­ma­tio­nen ver­viel­facht. Und wur­de noch vor etwa 20 Jah­ren bei­na­he jede die­ser Infor­ma­tio­nen auf Papier gebannt, ist dies heu­te nur noch bei einem Bruch­teil der Fall. E-Mails dru­cken immer weni­ger Men­schen aus, Posts, Tweets und Online­bei­trä­ge so gut wie nie­mand mehr.

Die Vorteile der neuen Büroarbeit

Die Vor­tei­le von Büro 4.0, der digi­tal ver­netz­ten Büro­ar­beit, lie­gen rela­tiv klar auf der Hand. Sie domi­nie­ren die Dis­kus­si­on und die media­le Bericht­erstat­tung. Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on erlaubt es, an ver­schie­de­nen Orten zu arbei­ten (Home-Office, Cowor­king-Space, Café, Zug), zu ver­schie­de­nen Zei­ten (früh, spät, in ver­schie­de­nen Zeit­zo­nen; mit Ver­trau­ens­ar­beits­zeit) und auf unter­schied­li­che Wei­sen (etwa in Genera­tio­nen und Kul­tu­ren über­grei­fen­den, schnell wech­seln­den Pro­jekt­teams).

Die­se gro­ße Fle­xi­bi­li­tät bewirkt, dass Office-Worker heu­te schnel­ler, mobi­ler, kol­la­bo­ra­ti­ver und kom­mu­ni­ka­ti­ver arbei­ten kön­nen. So ist auch mit der Digi­tal­wirt­schaft ein neu­er Wirt­schafts­zweig gewach­sen, und so sind neue, agi­le Geschäfts­mo­del­le mög­lich gewor­den.

Die Herausforderungen von Büro 4.0

Etwas aus­führ­li­cher möch­te ich mich den Her­aus­for­de­run­gen zuwen­den, die neue Büro­ar­beit meis­tern muss. Denn sie ste­hen in der Dis­kus­si­on meist nicht im Fokus. Ich beschrän­ke mich auf fünf.

Büro-4.0-Herausforderung #1: Missverständnisse

Die neu­en Mög­lich­kei­ten las­sen die New-Work-Fan­ta­si­en nur so sprie­ßen. Da ist dann schnell die Rede vom Tod des Büros, weil ja nun jeder von über­all mit Smart­pho­ne und/oder Note­book arbei­ten kön­ne. – Obwohl es sich im Büro nach­weis­lich immer noch am bes­ten arbei­ten lässt.

Das Ende der Fest­an­stel­lung wird pro­pa­giert, weil sich der fle­xi­ble Freie immer aus­su­chen kön­ne, in wel­chem Pro­jekt bei wel­chem Arbeit­ge­ber er mit­ar­bei­ten möch­te. – Obwohl Job­si­cher­heit von den meis­ten immer noch als wich­tigs­ter Kar­rie­re­fak­tor ange­se­hen wird.

Und auch die E-Mail ster­be wohl bald aus – weil die viel beschwo­re­nen Digi­tal Nati­ves der Genera­ti­on Y nur noch sozia­le Medi­en wie Face­book, Twit­ter und Snap­chat gewohnt sei­en usw. usf. – Obwohl sol­che Kanä­le für geschäfts­re­le­van­te Ver­ein­ba­run­gen denk­bar schlecht geeig­net sind und die jun­ge Genera­ti­on auch nicht ihre Ted­dys mit in die Fir­ma nimmt, nur weil sie sie bis vor Kur­zem so gewohnt war.

Vie­le Smart-Working-Pro­phe­ten ver­ken­nen aber, dass die gro­ße Mehr­heit der Office-Worker nicht Unter­neh­mens­be­ra­ter, Mar­ke­ter, Start-upler frei­schaf­fen­de Pro­gram­mie­rer, Jour­na­lis­ten oder Krea­ti­ve sind wie sie selbst, son­dern zum Bei­spiel ein­fa­che Ver­wal­tungs­an­ge­stell­te. Für sol­che Büro­be­schäf­tig­ten ist die Über­all­ar­beit oft gar nicht sinn­voll. War­um soll die Lohn­buch­hal­te­rin oder der Finanz­be­am­te im Cowor­king-Space arbei­ten und Prä­sen­ta­tio­nen im Flie­ger vor­be­rei­ten? War­um soll­ten Office-Mana­ger Frei­be­ruf­ler sein? Für die meis­ten Office-Worker macht Büro­ar­beit im hei­mi­schen Schlaf­zim­mer so wenig Sinn wie Kun­den­kor­re­spon­denz via Whats­App oder beruf­li­che Selbst­in­sze­nie­rung auf Goog­le+.

Gern hat man sich für sol­che The­sen auf die Gewohn­hei­ten der Digi­tal Nati­ves der Genera­ti­on Y (*1980–1999) beru­fen. Zuletzt haben aber Stu­di­en (Ernst & Young 2014, Enac­tus 2014) erge­ben, dass noch nie eine Genera­ti­on so sehr ver­be­am­tet wer­den woll­te: Die Y-ler seh­nen sich nach Job­si­cher­heit, eige­nem Schreib­tisch, Fei­er­abend und Ver­ein­bar­keit von Beruf und Fami­lie.

Die Genera­ti­on Z (*2000–2015) wird weni­ger instru­men­ta­li­siert. Ihr wird kei­ne so star­ke Lie­be zum digi­ta­len Noma­den­tum unter­stellt, son­dern von Anfang an ein kon­ser­va­ti­ve­res Den­ken.

Büro-4.0-Herausforderung #2: Informationsflut

Der Zugang zu Infor­ma­tio­nen ist zwar leich­ter gewor­den, aber ihre Anzahl und die der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le hat so sehr zuge­nom­men, dass die Infor­ma­ti­ons­flut schwer zu beherr­schen ist. 2007 wur­de ein­mal am Hen­ley Manage­ment Col­le­ge errech­net, dass Mana­ger allein drei­ein­halb Jah­re ihrer Lebens­zeit mit irrele­van­ten Mails ver­schwen­den. Wie vie­le mögen es heu­te sein?

Des­halb ist heu­te so wich­tig wie noch nie zuvor,

  • nicht mehr, son­dern bes­ser zu kom­mu­ni­zie­ren, sich also aufs Wesent­li­che zu kon­zen­trie­ren und auch mal einen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal aus­zu­las­sen,
  • statt mit Mul­ti­tas­king alles gleich­zei­tig zu pro­bie­ren, mit Sin­gle­tas­king eine Sache nach der ande­ren zu erle­di­gen und
  • statt zu ver­su­chen, immer schnel­ler zu arbei­ten, bewusst Pha­sen der Ent­schleu­ni­gung ein­zu­bau­en.

Büro-4.0-Herausforderung #3: Produktivität

Das Zuviel an Infor­ma­ti­on hat bereits ver­hee­ren­de Fol­gen. Durch die Zunah­me der Zeit, die für Kom­mu­ni­ka­ti­on auf­ge­wen­det wird, sinkt die Zeit für die eigent­li­che Arbeit. Stu­di­en zufol­ge fal­len heu­te im Schnitt nur noch cir­ca 50 Pro­zent der Büro­ar­beits­zeit auf kon­zen­trier­te (Einzel-)Arbeit. Die rest­li­chen 50 Pro­zent über wird „kom­mu­ni­ziert“. Beson­ders Kom­mu­ni­ka­ti­ons­for­men wie Live-Chats, Face­book und Twit­ter ber­gen ein hohes Ablen­kungs­po­ten­zi­al. Per­ma­nent rei­ßen sie einen aus dem Zusam­men­hang und sen­ken die Kon­zen­tra­ti­on.

Zum Bei­spiel hat der Gens­ler Report 2013 (2.000 befrag­te US-Office-Worker)  gezeigt, dass die Pro­duk­ti­vi­tät sinkt, je weni­ger Mög­lich­keit zum kon­zen­trier­ten Arbei­ten besteht.

Dazu pas­sen auch die Ergeb­nis­se einer DGB-Stu­die von 2016: Für 46 Pro­zent der Befrag­ten ist die Arbeits­be­las­tung durch die Digi­ta­li­sie­rung gestie­gen, für nur neun Pro­zent gesun­ken.

Im Schnitt alle drei Minu­ten, so eine Stu­die der Uni­ver­si­ty of Cali­for­nia in Irvi­ne, wer­den Büro­ar­bei­ter heu­te unter­bro­chen – vom Tele­fon, einer E-Mail, einem Kol­le­gen usw. 2006 beleg­ten Stu­di­en noch durch­schnitt­li­che Unter­bre­chungs­in­ter­val­le von „nur“ elf Minu­ten.

In dem Buch „Pay­back“ schrieb Frank Schirr­ma­cher bereits 2009: „Der durch­schnitt­li­che Büro­be­woh­ner wech­selt stän­dig zwi­schen zwölf ver­schie­de­nen Pro­jek­ten, die er ver­folgt, gera­de beginnt oder noch zu Ende brin­gen muss. Dabei hält er es unge­fähr 20 Sekun­den vor einem geöff­ne­ten Bild­schirm­fens­ter aus.“ Die­se Ablen­kung kos­te täg­lich zwei­ein­halb Stun­den. Im Schnitt daue­re es 25 Minu­ten, bis man nach einer Unter­bre­chung zur ursprüng­li­chen Tätig­keit zurück­keh­re, weil man die­se mit­un­ter bereits ver­ges­sen habe.

Das Hin- und Her­sprin­gen zwi­schen Tätig­kei­ten und Pro­jek­ten wird noch immer gern euphe­mis­tisch als Mul­ti­tas­king bezeich­net, als Fähig­keit, die heu­te eben beson­ders gefragt sei. Schirr­ma­cher sah dar­in den „zum Schei­tern verurteilte[n] Ver­such des Men­schen, selbst zum Com­pu­ter zu wer­den“ und betrach­te­te sie als „Kör­per­ver­let­zung“.

Eine Stu­die hat gezeigt, dass an einem Acht-Stun­den-Tag im Schnitt nur noch andert­halb Stun­den wirk­lich – also kon­zen­triert und pro­duk­tiv – gear­bei­tet wird. Um über­haupt noch etwas umset­zen zu kön­nen, wer­den in eini­gen Unter­neh­men bereits Wochen­ta­ge gefor­dert, an denen ohne Mee­ting und Abstim­mungs­schlei­fen ein­fach mal am Stück gear­bei­tet wer­den kann.

Büro-4.0-Herausforderung #4: Neue Bürokrankheiten

Das durch die digi­ta­le Revo­lu­ti­on her­vor­ge­ru­fe­ne Mul­ti­tas­king ist auch Ursa­che für neue Krank­heits­bil­der, etwa der zuerst 2007 in Süd­ko­rea dia­gnos­ti­zier­ten digi­ta­len Demenz. Ärz­te bemerk­ten dort bei vor­wie­gend jun­gen Erwach­se­nen immer öfter das Auf­tre­ten von Gedächt­nis-, Auf­merk­sam­keits-, Kon­zen­tra­ti­ons­stö­run­gen sowie eine emo­tio­na­le Ver­fla­chung und all­ge­mei­ne Abstump­fung infol­ge über­mä­ßi­gen Kon­sums von digi­tal ver­brei­te­ten Infor­ma­tio­nen.

Eng mit ihr ver­wandt ist die erwor­be­ne, umwelt­be­ding­te Auf­merk­sam­keits­stö­rung. Der ame­ri­ka­ni­sche Psych­ia­ter Edward Hal­lo­well hat sie als ADT (Atten­ti­on Defi­cit Trait) bezeich­net, in Anleh­nung an die meist gene­tisch beding­te ADD (Atten­ti­on Defi­cit Dis­or­der), wel­che hier­zu­lan­de als ADHS bekannt ist. Beson­ders tückisch an die­ser immer häu­fi­ger dia­gnos­ti­zier­ten Ruhe­lo­sig­keit: Die Betrof­fe­nen bemer­ken kaum, dass sie immer weni­ger schaf­fen. Das stän­di­ge Beschäf­tigt­sein täuscht sie über ihre schwä­cher wer­den­den Leis­tun­gen hin­weg.

In engem Zusam­men­hang mit ADT steht auch die ver­mehrt anzu­tref­fen­de „Auf­schie­be­ri­tis“, die Pro­kras­ti­na­ti­on.

Büro-4.0-Herausforderung #5: Work-Life-Balance

Ein wei­te­res Pro­blem für fle­xi­ble Office-Worker und ins­be­son­de­re Pro­jekt­ar­bei­ter ist der Abschied vom Fei­er­abend. Das Kon­zept der not­wen­di­gen Work-Life-Balan­ce gilt als über­holt. Es weicht einem Work-Life-Blen­ding, in dem die Gren­zen zwi­schen Pri­vat- und Arbeits­le­ben ver­schwim­men. Immer mehr Wis­sens­ar­bei­ter arbei­ten dank digi­ta­ler Ver­net­zung auch am Wochen­en­de und che­cken ihre beruf­li­chen Mails noch nachts und sogar im Urlaub. Imma­nu­el Kant bezeich­ne­te ein­mal die „Ruhe nach der Arbeit“ als den größ­ten Genuss für einen gesun­den Men­schen. Die­sen Zustand errei­chen fle­xi­ble Wis­sens­ar­bei­ter heu­te aber immer sel­te­ner. Das Feh­len von Erho­lung, Abstand, Muße wirkt sich jedoch über kurz oder lang nega­tiv auf ihre Arbeit und erst recht auf ihr Pri­vat­le­ben aus.

Sehr eng ver­bun­den mit der Ent­wick­lung zu grö­ße­rer Fle­xi­bi­li­tät ist der Trend zu mehr Pro­jekt­ar­beit. Vie­le Unter­neh­men ver­spre­chen sich vor allem gro­ße Kos­ten­ein­spa­run­gen, wenn nur noch eine klei­ne Kern­be­leg­schaft fest ange­stellt ist, gan­ze Berei­che aus­ge­glie­dert wer­den und fast nur noch pro­jekt­wei­se gear­bei­tet wird, also sach­lich, zeit­lich und finan­zi­ell begrenzt sowie mit wech­seln­den Akteu­ren zu ver­schie­de­nen Zei­ten und an ver­schie­de­nen Orten.

Wenn Pro­jekt­ar­beit zur vor­herr­schen­den Arbeits­form wird, kann das jedoch zu schwer­wie­gen­den Fehl­ent­wick­lun­gen füh­ren. Für Richard Sen­nett und ande­re Arbeits­for­scher sind es im Grun­de die glei­chen, zu denen auch die Fle­xi­bi­li­sie­rung der Arbeit im All­ge­mei­nen führt. Zu ihnen wer­den unter ande­rem gezählt: die Abnah­me von Plan­bar­keit in Bezug auf Kar­rie­re und Fami­lie, von insti­tu­tio­nel­lem Wis­sen im Unter­neh­men (von Erfah­rungs­wer­ten, was dort wes­halb funk­tio­niert und was nicht), von Soli­da­ri­tät sowie von Loya­li­tät gegen­über der Fir­ma und Ver­trau­en in den Arbeit­ge­ber. Was dafür zuneh­me, sei­en Ori­en­tie­rungs­lo­sig­keit, dif­fu­se Ängs­te vor der Zukunft, sozia­le Iso­la­ti­on und Ober­fläch­lich­keit – im Beruf­li­chen wie im Pri­va­ten.

„Der fle­xi­ble Mensch, den der Tur­bo­ka­pi­ta­lis­mus braucht, ist über­all, nur nicht bei sich.“, lau­te­te 2010 eine ähn­li­che Dia­gno­se der Autoren Johan­nes Czwa­li­na und Cle­mens Brand­stet­ter in „Vom Glück zu arbei­ten“.

Natür­lich gibt es noch wei­te­re Her­aus­for­de­run­gen, die Büro­ar­beit 4.0 zu meis­tern hat. Eine bil­den Daten­si­cher­heit und Daten­schutz. Auch in die Cloud aus­ge­la­ger­te Daten kön­nen ver­lo­ren gehen oder uner­laubt ein­ge­se­hen wer­den. Und smar­te Haus­an­la­gen wis­sen bereits heu­te stets, wo sich Mit­ar­bei­ter wie lan­ge auf­hal­ten. Eine ande­re Her­aus­for­de­rung stellt die Ergo­no­mie dar. Denn sie gilt in tren­di­gen Start-up- und Cowor­king-Ambi­en­tes nahe­zu nichts mehr. Wie lan­ge aber kann man in einem weich­ge­pols­ter­ten Ses­sel mit dem Note­book auf den Ober­schen­keln ohne Rücken­schmer­zen arbei­tet?

Büro 4.0 als Chance begegnen

Es spricht also auch so eini­ges gegen die neu­en Frei­hei­ten, die die Digi­ta­li­sie­rung eröff­net. Ihre Vor­tei­le sind jedoch unbe­strit­ten. Rich­tig ein­ge­setzt, machen smar­te Lösun­gen die Büro­ar­beit schnel­ler, ein­fa­cher, erfolg­rei­cher.

Die vie­len bun­ten Smar­ties im Büro, vom ver­netz­ten Stuhl bis zum inter­ak­ti­ven White­board, ber­gen gro­ßes Poten­zi­al und kön­nen die Büro­ar­beit in bei­na­he jeder Bezie­hung bes­ser machen.

Zwar wird die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on im Office eini­ge Jobs kos­ten, jedoch wird sie auch vie­le neue schaf­fen. In Unter­neh­men einen CDO zu ernen­nen, einen Chief Digi­tal Offi­cer, dürf­te sich in den meis­ten Fäl­len loh­nen.

Wenn die genann­ten Her­aus­for­de­run­gen gemeis­tert statt igno­riert wer­den, ist die Ent­wick­lung zum Büro 4.0 eine sehr posi­ti­ve. Sie soll­ten ihm – so noch nicht gesche­hen – bald eine Chan­ce geben.