10 Trends in der Büroeinrichtung

Aktu­el­le Ent­wick­lun­gen in der Büro­welt stel­len den Bereich Büro­ein­rich­tung vor neue Her­aus­for­de­run­gen. Dr. Robert Neh­ring zeigt wesent­li­che Trends auf und skiz­ziert Schnitt­stel­len zu Büro­pla­nung und -möblierung.

Mit dem Ein­zug von Com­pu­ter und Inter­net in die Büro­ar­beits­welt hat für die­se ein grund­le­gen­der Wan­del begon­nen, der noch lan­ge nicht abge­schlos­sen ist. Arbeit wird fle­xi­bler, es wird anders kom­mu­ni­ziert, und Aspek­te wie Gesund­heit, Wohl­be­fin­den und Nach­hal­tig­keit tre­ten in den Fokus. Die meis­ten gro­ßen Ent­wick­lun­gen im Office haben direk­te Aus­wir­kun­gen dar­auf, wie Büro­räu­me geplant und möbliert wer­den sollten.

#1 Fle­xi­ble Office

Das fle­xi­ble Büro für fle­xi­ble Büro­ar­bei­ter. Die­sen Trend kenn­zeich­nen drei Grund­merk­ma­le. Wir haben es heu­te zuneh­mend zu tun mit

• ver­schie­de­nen Arbeits­or­ten (dem Home-Office, mul­ti­z­o­na­len Büro­land­schaf­ten mit Desk-Sha­ring und soge­nann­ten Third Places wie Cowor­king-Space, Busi­ness-Cen­ter, Hotel, Café, Bahn, Flug­ha­fen, Auto etc.),
• ver­schie­de­nen Arbeits­zei­ten (Zunah­me von dezen­tra­lem Arbei­ten mit Mit­ar­bei­tern in ver­schie­de­nen Zeit­zo­nen und Model­len wie Teil­zeit, Gleit­zeit, Ver­trau­ens­ar­beits­zeit, Lebens­zeit­kon­ten etc.) sowie
• ver­schie­de­nen Arbeits­for­men (Zunah­me von befris­te­ter Pro­jekt­ar­beit in wech­seln­den Teams und der Zusam­men­ar­beit ver­schie­de­ner Gene­ra­tio­nen und Kul­tu­ren mit unter­schied­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­len und -stilen).

Das fle­xi­ble Büro ist ein gro­ßer Trend, auch wenn in ca. 80 Pro­zent der deut­schen Unter­neh­men noch an fes­ten Büro­ar­beits­plät­zen gear­bei­tet wird. In Eng­land und den Nie­der­lan­den tun dies bereits nur noch 48 bzw. 46 Prozent.

Die Büro­ein­rich­tung muss die­ser Ent­wick­lung Rech­nung tra­gen. Gefragt sind fle­xi­ble Möbel, etwa Desk-Sha­ring-taug­li­ches Mobi­li­ar wie Sitz-Steh-Tische mit ein­fa­chen Netz­zu­gän­gen, Stüh­le mit auto­ma­ti­scher Gewichtsein­stel­lung und abschließ­ba­re Roll­con­tai­ner. Auch fle­xi­ble Finan­zie­rungs­mo­del­le wie Mie­ten, Lea­sen, Tei­len gewin­nen an Bedeutung.

#2 Col­la­bo­ra­ti­ve Office

Eng ver­zahnt mit dem Trend zum fle­xi­blen ist der zum kom­mu­ni­ka­ti­ons- und kol­la­bo­ra­ti­ons­för­dern­den Büro. Stu­di­en zufol­ge fal­len heu­te durch­schnitt­lich nur noch ca. 50 Pro­zent der Büro­ar­beits­zeit auf kon­zen­trier­te (Einzel-)Arbeit. Die rest­li­chen 50 Pro­zent über wird kom­mu­ni­ziert. Die Ent­wick­lung hin zu mehr Kom­mu­ni­ka­ti­on ist nicht unpro­ble­ma­tisch: Umfra­gen zei­gen regel­mä­ßig, dass der Anteil der über­flüs­si­gen Kom­mu­ni­ka­ti­on an der Büro­ar­beits­zeit – inef­fi­zi­en­te Mee­tings, Mail an alle, Spam etc. – im Schnitt bereits über ein Drit­tel beträgt. Des­halb kommt es mehr als je zuvor auf das rich­ti­ge Maß an infor­mel­lem Aus­tausch und Zusam­men­ar­beit (Kol­la­bo­ra­ti­on) an.

Die Büro­ein­rich­tung muss bei­dem gerecht wer­den: Kom­mu­ni­ka­ti­on und Kol­la­bo­ra­ti­on auf der einen sowie Kon­zen­tra­ti­on auf der ande­ren Sei­te. Die Lösung liegt weder in rei­nen Open-Space-Hal­len noch in einem Zurück zum Ein-Per­so­nen-Büro. Soge­nann­te Mul­ti­z­o­nen sind gefragt – aus­rei­chend geschlos­se­ne Bespre­chungs­be­rei­che (Kon­fe­renz­raum), offe­ne Mit­tel­zo­nen (mit soge­nann­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons- bzw. In-bet­ween-Möbeln) und Denk­räu­me, in denen visu­el­le und akus­ti­sche Stö­run­gen weit­ge­hend ver­mie­den werden.

#3 Mobi­le Office

Oder: das Büro unter­wegs. Das mobi­le Büro besteht heu­te in der Mini­mal­va­ri­an­te aus einem Smart­phone, in der Exten­ded Ver­si­on aus Ultra­book und Head­set. Mit der Figur des von Geor­ge Cloo­ney gespiel­ten Ryan Bing­ham in dem Kino­film „Up in the Air“ (2009) wur­de dem mobi­len Office-Worker von heu­te sowohl ein Denk­mal gesetzt als auch die Schat­ten­sei­te die­ses Trends aufgezeigt.

Zum mobi­len Büro im enge­ren Sin­ne gehö­ren im Grun­de gar kei­ne Möbel mehr. Der mobi­le Office-Worker impro­vi­siert in Hotels, Cafés, Bahn, Flug­ha­fen und Auto. Oder er checkt in fle­xi­ble Büros ein – an fir­men­ei­ge­nen Stand­or­ten, in Cowor­king-Spaces, Busi­ness-Cen­tern etc. Erst dann wer­den Möbel für ihn inter­es­sant: fle­xi­ble Möbel!

#4 Home-Office

Das Büro zu Hau­se. In Deutsch­land arbei­ten dort der­zeit zwar nur zwölf Pro­zent und der Anteil der regel­mä­ßi­gen Heim­ar­bei­ter ist sogar leicht rück­läu­fig (1996: 8,8 Pro­zent, 2008: 9,7 Pro­zent, 2012: 7,7 Pro­zent). Welt­weit sind aber bereits 35 Pro­zent in den eige­nen vier Wän­den tätig. Und jeder zwei­te Office-Worker in Deutsch­land wünscht sich, dort arbei­ten zu dürfen.

Die Arbeit zu Hau­se hat vie­le Vor-, aber auch Nach­tei­le (Zeit- und Kos­ten­er­spar­nis gegen­über Kom­mu­ni­ka­ti­ons-, Ver­trau­ens- und Iden­ti­fi­ka­ti­ons­pro­ble­men). Zu den Nach­tei­len zählt in vie­len Fäl­len außer­dem die man­geln­de ergo­no­mi­sche Möblie­rung des Heim­bü­ros. Obwohl in Deutsch­land die Arbeit­ge­ber zuneh­mend für eine sol­che ver­ant­wort­lich wer­den (aber erst 38,7 Pro­zent aller Arbeit­ge­ber ihre Mit­ar­bei­ter dar­in unter­stüt­zen), bleibt der Tele­ar­bei­ter auch selbst gefragt, hier für sei­ne Gesund­heit und Pro­duk­ti­vi­tät zu sor­gen. Es bedarf unter ande­rem eines (bewe­gungs­för­dern­den) Büro­dreh­stuhls, eines aus­rei­chend gro­ßen Schreib­tischs, und die Fak­to­ren Akus­tik, Optik, Kli­ma dür­fen hier auch nicht aus­ge­klam­mert werden.

#5 Healt­hy Office

Das gesund­heits­för­der­li­che Büro. Der Trend zu mehr Gesund­heits­be­wusst­sein im Büro ist unge­bro­chen. Den­noch zählt die Gesund­heit wei­ter­hin zu den größ­ten Her­aus­for­de­run­gen im Büro. Weit­ge­hen­de Bewe­gungs­ar­mut, Stress und unan­ge­mes­se­ne Ernäh­rung füh­ren noch immer viel­fach zu phy­si­schen und psy­chi­schen Beein­träch­ti­gun­gen wie Rücken­schmer­zen, Maus­arm und Burnout.

Die Büro­mö­bel­in­dus­trie hat längst reagiert: Fle­xi­ble Stüh­le und Sitz-Steh-Tische regen zu mehr Bewe­gung im Büro an. Akus­tisch wirk­sa­me Möbel­ober­flä­chen und Wän­de redu­zie­ren Stö­run­gen und damit Stress. Sol­che Lösun­gen müs­sen aber auch bei den Office-Workern ankom­men. Hier sind beson­ders Ein­käu­fer und Füh­rungs­kräf­te gefragt. Denn die Gesund­heit hat direk­ten Ein­fluss auf Wohl­be­fin­den und Produktivität.

#6 Green Office

Das umwelt­freund­li­che, res­sour­cen­scho­nen­de Büro. Stu­di­en zufol­ge wächst die Sen­si­bi­li­tät für umwelt­ge­rech­te Lösun­gen im Büro­um­feld rasant. Das zeigt etwa die gro­ße Nach­fra­ge in Bezug auf Green IT, Green Mee­tings, zer­ti­fi­zier­te Büro­flä­chen und eine „grü­ne“ Büroartikelbeschaffung.

Im Office-Bereich sind Nach­hal­tig­keits­zer­ti­fi­ka­te wie Blau­er Engel (etwa für Recy­cling­pa­pier und Dru­cker), TCO (für Dis­plays) und FSC (für Papie­re und Holz­pro­duk­te) bereits fest eta­bliert. Zuletzt wur­de mit dem Euro­pean Level end­lich auch ein euro­päi­sches Zer­ti­fi­kat für öko­lo­gisch nach­hal­ti­ge Büro­mö­bel vor­ge­stellt. Es ist anzu­neh­men, dass dies bald in Aus­schrei­bun­gen gefor­dert sein wird, wie gene­rell davon aus­zu­ge­hen ist, dass öko­lo­gi­sche Nach­hal­tig­keits­zer­ti­fi­ka­te in der Büro­pla­nung eine immer grö­ße­re Rol­le spie­len werden.

#7 Living Office

Das leben­di­ge, alle Sin­ne anspre­chen­de Büro. Es wur­de erkannt, dass durch die bewuss­te Berück­sich­ti­gung von Fak­to­ren wie Akus­tik, Optik und Kli­ma auch viel für Wohl­be­fin­den, Moti­va­ti­on, Krea­ti­vi­tät und Iden­ti­fi­ka­ti­on getan wer­den kann.

Des­halb soll­ten Büro­pla­ner viel mehr auf Aspek­te wie Hel­lig­keit, Far­be, Luft­feuch­tig­keit und Hin­ter­grund­ge­räu­sche ach­ten und für anre­gen­de (nicht auf­re­gen­de) Umge­bun­gen sorgen.

#8 Digi­tal Office

Das digi­ta­le Büro. Com­pu­ter und Inter­net haben die Büro­ar­beits­welt revo­lu­tio­niert. Die fort­schrei­ten­de Digi­ta­li­sie­rung, die unter ande­rem mit DMS-/ECM-Sys­te­men, Cloud-Archi­vie­rung und E-Invoi­cing der Visi­on vom papier­lo­sen Büro folgt, ist auch ein Trei­ber des Trends zum fle­xi­blen, mobi­len Büro.

In der digi­ta­len Welt gibt es immer weni­ger Bedarf an Stau­raum­mö­beln. Dafür gewinnt zum Bei­spiel die Tech­nik­in­te­gra­ti­on in Büro­mo­bi­li­ar an Bedeu­tung: in Kon­fe­renz­ti­sche und -boards ein­ge­bau­te Medi­en­tech­nik, cle­ve­res Kabel­ma­nage­ment in Schreib­ti­schen etc.

#9 Smart Office

Das „cle­ve­re“, ver­netz­te Büro (auch „Büro 4.0“) ist die neu­es­te Wei­ter­ent­wick­lung des Trends zum digi­ta­len Office. Längst ver­fügt nicht nur die Office-IT über Schnitt­stel­len zum Inter­net. Dru­cker oder Fran­kier­ma­schi­nen kön­nen schon seit Lan­gem auto­ma­tisch Nach­schub ordern, wenn Papier/Toner oder Por­to zur Nei­ge gehen.

Mitt­ler­wei­le gibt es auch Apps zur Licht­steue­rung im Büro, zur Arbeits­platz- und -raum­be­le­gung sowie zum Kaf­fee­brü­hen und zum Erfas­sen der täg­li­chen Kaf­fee­be­zü­ge. Auch in Bezug auf Büro­mö­bel ist zu erwar­ten, dass eini­ge künf­tig mit App aus­ge­lie­fert wer­den. Ein Pro­gramm, das den Steh­an­teil bei der Büro­ar­beit misst, ist schon auf dem Markt. Apps, die die Bewe­gung beim Sit­zen auf Büro­stüh­len mes­sen, wur­den bereits auf der Bran­chen­mes­se Orga­tec 2014 präsentiert.

#10 Qua­li­ty Office

Das qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Büro. Es gilt als erwie­sen, dass eine qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Büro­aus­stat­tung eine Grund­vor­aus­set­zung für qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Büro­ar­beit (und damit für Erfolg) ist. Zahl­rei­che Stu­di­en zei­gen aber auch, dass Deutsch­land hier gro­ßen Nach­hol­be­darf hat. Eine Umfra­ge aus dem Jahr 2014 hat zum Bei­spiel erge­ben, dass nur 30 Pro­zent der im Büro Täti­gen in Deutsch­land ihren Arbeits­platz für gut aus­ge­stat­tet bzw. reprä­sen­ta­tiv halten.

Design und Mar­ke geben in Bezug auf die Qua­li­tät von Büro­mö­beln Ori­en­tie­rung. Für Sicher­heit aber sorgt seit 2006 das Zei­chen Qua­li­ty Office – ein Zer­ti­fi­kat für qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Büro­mö­bel, für Händ­ler und Fachberater.