Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) könnten durch die Modernisierung ihrer Druck-Workflows Produktivitätssteigerungen in Höhe von bis zu 58 Milliarden US-Dollar erzielen. Das ist nur eine Erkenntnis aus dem Workflow-Wakeup-Report des Technologieunternehmens HP.
Fast die Hälfte aller Mitarbeitenden in KMU gibt an, dass veraltete Workflow- Tools bei täglichen Aufgaben zu Frustration führen. Abbildung: HoltarenkoAnhelinaBO, Depositphotos
Die von HP beauftragte Studie „The Workflow Wakeup: How Unexpected Tech Can Help Future-Proof Small and Medium Businesses“ macht die wachsende operative Belastung von KMU deutlich. Der Bericht, der auf Umfragedaten aus den Ländern USA, Großbritannien, Deutschland und Indien basiert, deckt auf, wie veraltete Technik, ineffiziente Dokumenten-Workflows und übersehene Sicherheitslücken beim Drucken die Produktivität bremsen sowie Budgets belasten. Für die Studie hat das Datenberatungsunternehmen Edelman DXI vom 5. bis 27. August 2025 gut 4.000 Bürobeschäftigte online befragt.
Veraltete Tools
Branchenübergreifend arbeiten KMU härter denn je – allerdings nicht unbedingt effizienter. Laut der Analyse von HP verbringen 57 Prozent der IT-Verantwortlichen in KMU mehr Zeit damit, Probleme zu beheben als Systeme zu verbessern. Dadurch sind sie ständig damit beschäftigt „Feuer zu löschen“. Dies hindert Teams daran, Modernisierungen vorzunehmen oder Innovationen zu implementieren, so die Studienmacher.
Ein weiteres Ergebnis der Studie: Fast die Hälfte der Mitarbeitenden in KMU findet, dass veraltete Tools die täglichen Aufgaben unnötig erschweren. 60 Prozent der IT-Verantwortlichen berichteten zudem, dass Drucker mehr Supportzeit in Anspruch nehmen als nötig – ein oft übersehener Produktivitätshemmer in hybriden und verteilten Arbeitsumgebungen. 69 Prozent der Führungskräfte befürchten, dass Konkurrenten mit smarteren Workflow-Tools ihnen den Rang ablaufen.
Option KI-Workflow-Tools
Nach Angaben von HP bieten KI-fähige Workflow-Tools neuartige Möglichkeiten und könnten eine Lösung des Problems sein. Das zeigen auch die Aussagen der Befragten: Vier von fünf Büroangestellten in kleinen und mittelständischen Unternehmen gaben an, dass intelligentes Drucken die täglichen Reibungsverluste reduziert. Gleichzeitig sagten 86 Prozent der IT-Führungskräfte, dass die Arbeitsabläufe dadurch effizienter werden. Die Nutzung solcher Tools könnte die Produktivität in den vier untersuchten Kernmärkten um bis zu 58 Milliarden US-Dollar steigern.
In puncto Datensicherheit sind KMU stark gefährdet. Das zeigt eine Studie des Marktforschungsunternehmens Quocirca: Sechs von zehn KMU haben im vergangenen Jahr mindestens einen datenbezogenen Verlust im Zusammenhang mit dem Drucken erlebt. Dies unterstreicht laut HP, dass eine moderne Absicherung von Endgeräten notwendig ist, denn hybrides Arbeiten vergrößere die Angriffsfläche.
