Wie verändert Hybrid Work das Büro? Christopher Rheidt, Geschäftsführer von TA Triumph-Adler, spricht über den Wandel der Büroarbeit, die Rolle digitaler Dokumentenprozesse und darüber, welche Bedeutung Papier im Büro der Zukunft noch hat.
Christopher Rheidt, Geschäftsführer TA Triumph-Adler GmbH. Abbildung: Sascha Venturi
OFFICE ROXX: Herr Rheidt, wie hat sich Ihr Verständnis von „Büroarbeit“ in den vergangenen Jahren verändert?
Christopher Rheidt: Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Das Büro ist heute nicht mehr dieses selbstverständliche Zentrum der Zusammenarbeit. Dieser Wandel wurde durch den Erfolg digitaler Kollaborationstools während der Coronapandemie nochmals beschleunigt. Nun möchten wir auf die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten, nicht mehr verzichten. Im Zeitalter von Hybrid Work hat das Office als Knotenpunkt für die Begegnung und den Informationsaustausch aber weiterhin eine entscheidende Rolle. Damit das hybride Office auch funktioniert, braucht es jedoch so viele IT-Ressourcen wie nie zuvor. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass keine Informationsverluste zwischen Homeoffice, Remote-Worker und Büro entstehen – technologisch wie kulturell. Dies gelingt nur, wenn der Modern Workplace strategisch geplant und umgesetzt wird. Für mich persönlich ist die gemeinsame Arbeit im Büro weiterhin ein unverzichtbarer Baustein für die erfolgreiche Teamarbeit. Der persönliche Austausch stärkt die kulturelle Basis in einer Organisation, verbessert das Verständnis füreinander und ermöglicht spontane Situationen, die nicht planbar, aber oft sehr wichtig für die Zusammenarbeit sind.
Wie hat sich TA Triumph-Adler in den vergangenen Jahren im Spannungsfeld zwischen Druckgeschäft und Digitalisierung entwickelt?
TA Triumph-Adler ist heute kein reiner Hardwareanbieter mehr, sondern versteht sich als ganzheitlicher Managed-Service-Provider. Wir haben frühzeitig erkannt, dass wir den digitalen Wandel der Zusammenarbeit über das eigene Produktportfolio abbilden müssen, um im Document-Business wettbewerbsfähig zu bleiben. Aus diesem Grund haben wir konsequent in die Digitalisierung unseres Portfolios investiert und strategisch wichtige Produkte und Geschäftsfelder hinzugefügt. Hierzu gehören DMS- bzw. ECM-Lösungen, cloudbasierte Softwareanwendungen für digitale Dokumenten- und Geschäftsprozesse, ein ICT-Portfolio für den Modern Workplace und IT-Services, die auch Remote-Angebote umfassen. Als verlässlicher Partner möchten wir Unternehmen jeder Größe dazu befähigen, von den Möglichkeiten der Digitalisierung zu profitieren.
In vielen Büros wird deutlich weniger gedruckt. Welche Folgen hat dieser Trend für Ihr Produkt- und Serviceportfolio?
Schwerpunkte und Zielgruppen verschieben sich. Tatsächlich gibt es noch immer einige Bereiche wo der Druck unserer Erfahrung nach weiterhin eine wichtige Rolle spielt – zum Beispiel im Public Sector oder im KRITIS-Bereich. Gleichzeitig sind digitale Dokumentenmanagement-Lösungen wie „yuuvis RAD as a Service” zurzeit die Hidden-Champions der Branche. Zwar liegt der Fokus oft auf spezifischen oder standardisierten Anwendungen, doch eben diese Lösungsorientierung macht sie so erfolgreich. Gerade in Kombination mit Multifunktionssystemen (MFP) zeigen diese Systeme ihr volles Digitalisierungspotenzial. Für eine effektive Digitalisierung geht es also auch darum, passende Technologien richtig miteinander zu kombinieren. In diesem Zuge werden wir immer stärker zu Beratern – Stichwort E-Rechnungspflicht.
Digitale Dokumentenmanagement-Lösungen wie „yuuvis RAD as a Service” sind die Hidden-Champions der Branche. Abbildung: TA Triumph-Adler
„Drucken“ und „Digitalisierung“ klingen zunächst gegensätzlich. Wie gelingt es, beide Welten zu verbinden?
„Verbinden“ bringt es bereits gut auf den Punkt. Ein moderner MFP ist heute „Cloud-ready“ und viel mehr als nur ein Gerät für das Bedrucken von Papier. Er ist ein vernetztes Powerhouse, das als Schnittstelle zwischen der analogen und digitalen Welt fungiert – und als verbindendes Element zwischen Homeoffice und Büro auch hybride Arbeitsweisen ermöglicht. Als wichtiger Bestandteil von automatisierten Workflows leitet der MFP eingescannte Dokumente in digitale Systeme zur Analyse, Archivierung oder Weiterverarbeitung und erleichtert damit Prozesse wie das digitale Rechnungs- oder Personalwesen. Als Terminal für eine cloudbasierte Zeiterfassung kann der MFP sogar Geschäftsprozesse digitalisieren, die ursprünglich nichts mit seiner Kernfunktion zu tun haben.
Welche Bedeutung hat das Thema IT-Sicherheit im Umfeld von Dokumentenmanagement- und Output-Lösungen?
Jedes Unternehmen muss heute davon ausgehen, Opfer einer Cyberattacke zu werden. Für uns ist es somit sehr wichtig, dass unsere Produkte stets höchste Sicherheit bieten. Daher investieren wir seit Jahren in die IT-Sicherheit unserer Angebote und entwickeln unsere Systeme sowie Software- und Servicelösungen stetig weiter. So verfügen unsere Multifunktionssysteme bereits ab Werk über einen hohen Umfang an leistungsfähigen und zeitgemäßen IT-Sicherheitsfunktionen und unsere Fleet-Management-Lösung „TA Cockpit Red”. kommt mit einem integrieren Security Manager, der sicherheitsrelevante Einstellungen von Drucksystemen tagesaktuell überprüfen und korrigieren kann.
Wenn Sie einen Blick ins Jahr 2030 werfen: Welche Rolle spielt Papier dann noch im Büro?
Das Papier wird nicht verschwinden, aber seine Rolle verändert sich. Bei alltäglichen Verwaltungs- und Kommunikationsprozessen wird seine Bedeutung weiter abnehmen. Gleichzeitig spüren wir aber auch, dass papierbasierte Dokumente in bestimmten Branchen immer noch sehr wichtig sind. Beispielsweise im Rechts- und Finanzwesen oder generell in Branchen mit hoher Compliance-Anforderung. Das wird sicherlich noch eine Weile so bleiben. Unabhängig davon bin ich überzeugt, dass hochwertige Papiererzeugnisse auch in der Zukunft spannend und relevant bleiben – gerade für bestimmte Einsatzszenarien. Ein gutes Beispiel hierfür sind für mich qualitative Ausdrucke im Marketing, die, trotz oder vielleicht gerade wegen der fortschreitenden Digitalisierung, als haptisches Element heute vielerorts weiterhin ein wichtiger Baustein von Kampagnen sind.
Vielen Dank.
Die Fragen stellte Christian Marx.
