Fliegender Wechsel zu Microsoft Teams

Sky­pe for Busi­ness gehört bald der Ver­gan­gen­heit an. Als Nach­fol­ger hat Micro­soft die cloud­ba­sier­te Kol­la­bo­ra­ti­ons­lö­sung Teams eta­bliert. Sie bie­tet Unter­neh­men weit umfang­rei­che­re Mög­lich­kei­ten. Der Cloud-ERP-Exper­te all4cloud pro­fi­tiert bereits davon.

Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools aus der Cloud wer­den immer belieb­ter: So nutz­ten im Okto­ber 2020 schon 115 Mil­lio­nen Men­schen täg­lich Micro­soft Teams. Der Trend zum Home­of­fice dürf­te zu dem Anstieg der Nut­zer­zah­len bei­getra­gen haben. Mit Teams kön­nen Kol­le­gen auch im Home­of­fice mit­ein­an­der chat­ten, Video­kon­fe­ren­zen abhal­ten und gemein­sam an Doku­men­ten arbei­ten. Die Akzep­tanz bei den Nut­zern ist hoch, denn Teams ist bereits in Office 365 inte­griert und ein­fach zu bedienen.

Unter­neh­men set­zen das Tool sogar als moder­ne Tele­fon­an­la­ge ein. So zum Bei­spiel all4cloud. Der Dienst­leis­ter mit Haupt­sitz im hes­si­schen Viern­heim hat sich auf die Cloud-ERP-Lösung von SAP für mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men spe­zia­li­siert. Als Micro­soft ankün­dig­te, den Web­dienst Sky­pe for Busi­ness Online zum 31. Juli 2021 ein­zu­stel­len, reagier­te Hen­rik Hau­sen, Geschäfts­füh­rer und Mit­grün­der von all4cloud, schnell und führ­te bereits Anfang 2019 Micro­soft Teams als Nach­fol­ge­lö­sung ein. „Die Umstel­lung ist nur ein klei­ner Schritt, aber die Effek­te sind umso grö­ßer“, erklärt er. „Teams bie­tet deut­lich mehr Funk­tio­nen als Sky­pe for Busi­ness. Jetzt arbei­ten wir noch effizienter.“

Microsoft Teams als moderne Telefonanlage im Einsatz

Um Teams als Tele­fon­an­la­ge zu nut­zen, muss­te das Unter­neh­men das Tool ledig­lich mit einem SIP-Trunk-Anschluss für IP-basier­te Tele­fo­nie kop­peln. Mit Teams-Tele­fo­nie von Micro­soft und der Deut­schen Tele­kom kön­nen sei­ne Mit­ar­bei­ter Fest­netz- und Mobil­funk­num­mern direkt über die Kol­la­bo­ra­ti­ons­lö­sung anru­fen – ohne stän­di­ges Hin- und Her­wech­seln zwi­schen unter­schied­li­chen Apps und Gerä­ten. Das funk­tio­niert auch im Home­of­fice. „Die Gesprächs­qua­li­tät hat sich gegen­über Sky­pe for Busi­ness deut­lich ver­bes­sert“, sagt Hausen.

Außer­dem ist es dem Cloud-ERP-Exper­ten mit Teams gelun­gen, alle Pro­zes­se auf einer Platt­form zu ver­ei­nen: „Davor waren zwei ele­men­ta­re inter­ne Pro­zes­se von­ein­an­der iso­liert: die Kom­mu­ni­ka­ti­on via Sky­pe for Busi­ness und der Daten­aus­tausch auf dem Share­point-Ser­ver“, erklärt der Geschäfts­füh­rer. Heu­te ist alles in der Cloud mit­ein­an­der ver­netzt, was dem Unter­neh­men wei­te­re Mög­lich­kei­ten bie­tet. So baut all4cloud etwa mit Teams eine nach­hal­ti­ge Wis­sens­da­ten­bank auf. „Die Kol­le­gen tau­schen sich in the­men­be­zo­ge­nen Kanä­len rege unter­ein­an­der aus und lösen im vir­tu­el­len Team gemein­sam Her­aus­for­de­run­gen. Gelös­te Fäl­le sind in der His­to­rie für alle ein­seh­bar. So ver­mei­den wir über­flüs­si­ge Kom­mu­ni­ka­ti­ons­schlei­fen“, sagt Hausen.

Unterstützung von Microsoft-zertifizierten Experten der Telekom

Mit der Umset­zung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­lö­sung beauf­trag­te all4cloud die Deut­sche Tele­kom. „Wir haben von Anfang an die Stra­te­gie ver­folgt, nur mit einem Dienst­leis­ter für Inter­net, Kom­mu­ni­ka­ti­on und Office 365 zusam­men­zu­ar­bei­ten“, sagt Hau­sen. Die Tele­kom stellt mit einem eige­nen Team aus Micro­soft-zer­ti­fi­zier­ten Exper­ten auch Ser­vice- und Sup­port­dienst­leis­tun­gen bereit – von der Ana­ly­se und Bera­tung zur pas­sen­den Lösung über Imple­men­tie­rung, Migra­ti­on und Kon­nek­ti­vi­tät bis hin zu kos­ten­lo­sem Sup­port im lau­fen­den Betrieb.

Das Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tool aus der Cloud wird von den all4­cloud-Mit­ar­bei­tern rege genutzt. „Schon nach weni­gen Mona­ten lief fast die gesam­te inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on über die Chats“, sagt Hau­sen. Er geht davon aus, dass Teams die Kom­mu­ni­ka­ti­on per E-Mail in sei­nem Unter­neh­men mit­tel- bis lang­fris­tig nahe­zu kom­plett ablö­sen wird. Beliebt sind auch die Video­kon­fe­ren­zen: Aktu­ell nut­zen sei­ne 50 Mit­ar­bei­ter die Mee­ting­funk­ti­on täg­lich sowohl für Bespre­chun­gen mit Kun­den als auch für inter­ne Mee­tings, da die meis­ten von Ihnen im Home­of­fice sitzen.

Neue Features von Microsoft Teams erleichtern die Zusammenarbeit

Damit die Nut­zer immer leich­ter mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren und zusam­men­ar­bei­ten kön­nen, stellt Micro­soft ihnen regel­mä­ßig neue Funk­tio­nen zur Ver­fü­gung. Mit der Funk­ti­on Micro­soft White­board bei­spiels­wei­se sam­meln Brain­stor­ming-Grup­pen ihre Ideen oder Abläu­fe und skiz­zie­ren sie über­sicht­lich auf einer digi­ta­len Lein­wand. Mit der Funk­ti­on Push-to-Talk wird das Mikro­fon des Nut­zers nur dann akti­viert, wenn er eine bestimm­te Tas­te gedrückt hält. So müs­sen sich die Teil­neh­mer eines vir­tu­el­len Mee­tings nicht stän­dig stumm schal­ten und wer­den nur gehört, wenn sie es wollen.

Für Hen­rik Hau­sen steht nach mehr als zwei Jah­ren Nut­zer­er­fah­rung mit dem Sky­pe-for-Busi­ness-Nach­fol­ger fest: „Ohne Teams kön­nen wir uns die Arbeit inzwi­schen nicht mehr vor­stel­len. Die vie­len Mög­lich­kei­ten inklu­si­ve Tele­fo­nie und Video­kon­fe­ren­zen machen die Arbeit inter­es­san­ter und zugleich leichter.“