4 Tipps für sicheres Arbeiten im Büro

Für eine gesunde, sichere und angenehme Arbeit im Büro gibt es so einiges zu beachten. Der Experte Sašo Merkač gibt vier Tipps, wie ein solches Arbeiten gelingen kann.

Bei der Arbeit im Büro geht man mit sensiblen Firmendaten um, die vertraulich behandelt werden müssen. Abbildung: unsplash

Im Büroalltag müssen sich viele Passwörter gemerkt werden. Abhilfe kann ein Passwort-Manager schaffen. Abbildung: Pixabay

Durch die Nutzung einer Cloud lässt sich Speicherplatz sparen und auf die Daten kann von mehreren Geräten aus zugegriffen werden. Abbildung: Pixabay

Durch ein VPN (virtuelles privates Netzwerk) können Daten anonym und verschlüsselt übertragen werden. Abbildung: Pixabay

Strechtübungen am Arbeitsplatz helfen Verspannungen zu lösen oder zu vermeiden. Abbildung: Pixabay

Täglich arbeiten hunderttausende Angestellte in deutschen Büros, und viele weitere leisten ihren Beitrag an Computern und Laptops im Home-Office. Wie bei jeder Arbeitsstelle gilt es auch bei einer Bürotätigkeit, die Sicherheit zu beachten. Dazu zählen sowohl die Sicherheit der Geschäftsdaten, als auch die Sicherheit der Arbeitnehmer bzw. Selbstständigen.

4 Tipps für sicheres Arbeiten

Bei der Arbeit im Büro geht man notwendigerweise mit sensiblen, internen Firmendaten um, die vertraulich behandelt werden müssen. Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten und um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Dateien haben, bieten sich unterschiedliche Lösungen an:

#1: Passwort-Manager für eine sichere Arbeitsumgebung

Um Daten effektiv zu schützen, sollte man nie ein und dasselbe Passwort für mehrere Dateien verwenden. Außerdem ist es wichtig, dass Passwörter regelmäßig geändert und möglichst nicht mit dem jeweiligen Benutzer in Verbindung gebracht werden können. Zusätzlich besteht das ideale Passwort aus mindestens zwölf Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und (Sonder-)Zeichen.

Je nach Arbeitsplatz bedeutet das eine Menge Passwörter, die sich gemerkt werden müssen. Um die Arbeit ein wenig einfacher zu machen und keine wichtigen Zugangsdaten zu vergessen, kann man einen Passwort-Manager verwenden. Im Passwort-Manager kann man wahlweise alle seine Passwörter abspeichern oder sogar von der Software selbst die Passwörter erstellen lassen. Merken müssen Sie sich dann nur noch das Master-Passwort, um alle anderen Passwörter benutzen zu können. Dieses wird nicht in der Software gespeichert.

Passwort-Manager unterscheiden sich hauptsächlich durch den Ort der Speicherung der Passwörter:

auf dem Computer des Benutzer,
auf dem Server des Anbieters,
in einer Cloud oder
auf einem USB-Stick.

Die Wahl des richtigen Passwort-Managers hängt dabei von der Art des Unternehmens und der Verwendung ab.

#2: Clouds für Sicherheit am Arbeitsplatz

Ob im Büro oder im Home-Office − alle Mitarbeiter müssen auf bestimmte Dateien zugreifen können, um ihre Arbeit auszuführen. Eine gute Lösung dafür sind Clouds. In einer Cloud kann man Daten auf einem entfernten Server speichern und auf diese dann mit verschiedenen Geräten und von mehreren Standorten zugreifen.

Durch eine Cloud lässt sich zudem eine Menge Speicherplatz auf den eigenen Geräten einsparen, da Dateien nicht lokal gespeichert werden. Eine Cloud für unternehmerische Zwecke muss mehr Anforderungen erfüllen als eine private Cloud:

Synchronisierung: Damit alle Mitarbeiter immer ungehindert mit der aktuellen Version der Datei arbeiten können, muss die Cloud eine gute Synchronisierung bieten. Dafür eignet sich eine automatische Synchronisation am besten, da diese sicherstellt, dass alle Änderungen gleich gespeichert werden und somit auch Kollegen sofort mit der aktualisierten Datei arbeiten können.
Datenschutz: Auch in der Cloud gilt es, seine Daten zu schützen − dafür sollte für einen zusätzlichen Schutz neben der Cloud gesorgt werden. Wenngleich einige Cloud-Anbieter mit Datenschutz werben, lohnt es sich, eigene Maßnahmen zu ergreifen. Am sichersten sind Daten bei einem Zero-Knowledge-Standard, denn mit diesem sind diese Daten soweit verschlüsselt, dass nicht einmal der Cloud-Anbieter darauf zugreifen könnte.

#3: VPN für sicheres Surfen während der Arbeit

Unternehmen sind darauf angewiesen, dass interne Daten geschützt und gesichert sind. Um dies zu gewährleisten, eignet sich ein sogenanntes VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) am besten.

Das VPN verschleiert die IP-Adresse und überträgt zudem Daten verschlüsselt. Damit wird sichergestellt, dass sensible Daten anonym im Internet unterwegs sind. Dies gilt auch für Daten, die in eine Cloud hochgeladen werden. Durch eine verschleierte IP-Adresse können diese nicht zu einem Benutzer oder einem Büro zurückverfolgt werden. Außerdem können Daten dadurch weder mitgelesen noch gespeichert werden.

#4: Die eigene Gesundheit als Basis der Arbeitssicherheit

Büroarbeit bedeutet, dass man den ganzen Tag sitzt − das führt häufig zu Beschwerden wie Nacken- oder Rückenschmerzen und Verspannungen. Mit kleinen Maßnahmen kann man diese jedoch vermeiden:

Die richtige Büroausstattung: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Schreibtisch und Bürostuhl für Sie richtig eingestellt sind. Das bedeutet, dass Ihr Stuhl so eingestellt sein sollte, dass sich Ihre Oberschenkel im Sitzen waagerecht zum Boden befinden oder sich ganz leicht nach vorne/unten neigen. Ihr Schreibtisch sollte sich auf Höhe Ihrer Ellenbogen befinden − damit begünstigen Sie eine gesunde Haltung.
Die korrekte Haltung: Ein aufrechtes Sitzen schont Ihre Wirbelsäule und kann Nacken- und Rückenschmerzen vorbeugen. Strecken Sie Ihre Brust nach vorne und neigen Sie auch das Becken leicht nach vorn. Ein aufrechtes Sitzen ist wichtig, jedoch sollten Sie vermeiden, stundenlang in ein- und derselben Position zu sitzen.
Eine gesunde Balance: Stehen Sie regelmäßig auf und bewegen Sie sich für ein paar Minuten. Das stärkt nicht nur die Muskulatur, es bringt auch weitere Vorteile für Verdauung, Durchblutung und Hirntätigkeit. Zusätzlich können auch kleine Stretchübungen gemacht werden, um eventuelle Verspannungen zu lösen oder zu vermeiden.

Gut abgesichert im Büro

Sicheres Arbeiten im Büro umfasst viele Aspekte – die Sicherheit wichtiger Daten steht natürlich immer im Vordergrund, jedoch ist auch die Gesundheit der Mitarbeiter für Unternehmen ein zentrales Thema. Mit gesunden und zufriedenen Beschäftigten steigt nicht nur deren Produktivität und Loyalität, das Unternehmen spart durch weniger Krankentage auch noch Geld.

Sensible Daten können mit einem VPN sicher übertragen werden, gleichzeitig ist die IP-Adresse nicht zurückverfolgbar. Passwörter sind essenziell im Umgang mit internen Daten und müssen deshalb durchdacht ausgewählt werden. Ein Passwort-Manager speichert alle wichtigen Passwörter und kann sogar Passwörter erstellen.