Es geht auch ohne: E-Sign als Puzzlestück für moderne Büros

Die E-Signa­tur in Unter­neh­men ist auch nach Coro­na nicht die Norm. Zu die­sem Schluss kommt eine Stu­die von For­sa. Szil­vesz­ter Szebe­ni, CISO bei Treso­rit, beleuch­tet das Ergeb­nis und geht auf den Wert des Pro­dukt­seg­ments ein.

Elek­tro­ni­sche Signa­tur-Lösun­gen gewin­nen an Bedeu­tung. Abbil­dung: Poli­na Tanki­le­vitch, Pexels

Wäh­rend der Coro­na­pan­de­mie mel­de­ten Anbie­ter für elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren eine gestie­ge­ne Nach­fra­ge. Das papier­lo­se Büro schien Wirk­lich­keit zu wer­den. Die Stu­die „E-Signa­tu­re“ von For­sa im Auf­trag von Treso­rit zeigt hin­ge­gen eine ande­re Rea­li­tät. Im April 2023 wur­den dazu 100 Ent­schei­der und Geschäfts­füh­rer aus unter­schied­li­chen Bran­chen befragt.

Effizient und nachhaltig

Die Stu­die belegt: Beson­ders in Ver­triebs- (60 Pro­zent) und Per­so­nal­ab­tei­lun­gen (51 Pro­zent) wer­den E-Signa­tu­ren heu­te schon häu­fig genutzt. Ob bei Kauf­ver­trä­gen, Ange­bo­ten oder Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, die Pro­zess­ab­wick­lung durch E-Sign senkt Hür­den und beschleu­nigt Trans­ak­tio­nen, da Doku­men­te nicht gedruckt, hän­disch unter­schrie­ben und gescannt wer­den müs­sen. Dar­über hin­aus erleich­tert die rechts­bin­den­de E-Signa­tur Pro­zes­se durch For­mat­vor­la­gen für elek­tro­ni­sche Doku­men­te. Die Umstel­lung führt außer­dem zu einem erheb­lich redu­zier­ten Papier­ver­brauch. Für 70 Pro­zent der befrag­ten Unter­neh­men ist Nach­hal­tig­keit ein maß­geb­li­cher Anreiz für die Ein­füh­rung von E-Signa­tur-Lösun­gen, wobei die Befrag­ten den Umwelt­schutz sogar vor der Kos­ten­sen­kung (57 Pro­zent) als zen­tra­les Argu­ment nennen.

Potenzial ungleich Nutzung

Eine kla­re Mehr­heit der Stu­di­en­teil­neh­men­den (77 Pro­zent) geht davon aus, dass die Bedeu­tung von E-Signa­tu­ren in Zukunft stei­gen wird. Bei der genaue­ren Unter­su­chung des Nut­zer­ver­hal­tens zeigt die Stu­die aller­dings, dass weni­ger als die Hälf­te der teil­neh­men­den deut­schen Unter­neh­men (44 Pro­zent) heu­te eine E-Sign-Soft­ware ver­wen­den. Vie­le der Befrag­ten inves­tie­ren kei­ne Zeit in die Aus­wahl einer pas­sen­den Lösung und haben gleich­zei­tig gro­ße Wis­sens­lü­cken, wel­che Funk­tio­nen für ihren Geschäfts­er­folg wich­tig sind: Sie­ben von zehn Befrag­ten ken­nen den genau­en Unter­schied zwi­schen ein­fa­chen und qua­li­fi­zier­ten Unter­schrif­ten nicht.

Nutzerfreundlichkeit zuerst

Das Kun­den­feed­back bei Treso­rit zeigt, dass einer der wich­tigs­ten Fak­to­ren für die Ein­füh­rung von elek­tro­ni­schen Signa­tu­ren im Geschäfts­all­tag die Benut­zer­freund­lich­keit ist. Die Stu­die ver­deut­licht, dass für Unter­neh­men die ein­fa­che Inte­gra­ti­on von E-Signa­tur-Lösun­gen in bestehen­de Infra­struk­tu­ren (90 Pro­zent) und eta­blier­te Pro­zess­ab­läu­fe (85 Pro­zent) von gro­ßer Bedeu­tung ist. Auch die Ein­bin­dung von For­mat­vor­la­gen (84 Pro­zent), Kom­men­tar­funk­ti­on (72 Pro­zent) sowie die Mög­lich­keit, kom­ple­xe Pro­zess­ab­läu­fe ein­deu­tig zu defi­nie­ren, etwa durch die Fest­le­gung einer Unter­schrifts­rei­hen­fol­ge (63 Pro­zent), ist Nut­zern wichtig.

Lösun­gen, die dem EU-Recht ent­spre­chen, also eIDAS-kon­form sind, erfül­len alle Vor­aus­set­zun­gen für eine rechts­gül­ti­ge Signa­tur. Durch Ver­schlüs­se­lung und digi­ta­le Zer­ti­fi­ka­te bie­ten fort­ge­schrit­te­ne und qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren mehr Sicher­heit. Dabei sind sie fäl­schungs­si­cher und las­sen sich ein­deu­tig einer Per­son zuweisen.

Abbil­dung: Tresorit Szil­vesz­ter Szebeni CISO, Tresorit. tresorit.com