Hybrides Arbeiten: So klappt die Wahl des passenden Kollaborationstools

Für rei­bungs­lo­se Arbeits­ab­läu­fe und eine bes­se­re Zusam­men­ar­beit von hybrid arbei­ten­den Teams sind digi­ta­le Tools, die sich naht­los mit­ein­an­der inte­grie­ren las­sen, der Schlüs­sel zum Erfolg. Wie Unter­neh­men die rich­ti­gen Lösun­gen für sich fin­den, erklärt der Kol­la­bo­ra­ti­ons-Soft­ware-Exper­te Meister.

Längst steht fest: Hybri­des Arbei­ten ist gekom­men, um zu blei­ben. Dass sich Teams damit nicht mehr gemein­sam an einem Ort befin­den, beein­flusst die Art der Zusam­men­ar­beit. Sich mal eben schnell Infos über den Schreib­tisch hin­weg zuzu­ru­fen, ent­fällt genau­so, wie sich in der Küche unter­ein­an­der aus­zu­tau­schen. Wie Infor­ma­tio­nen in einer digi­ta­len Arbeits­rea­li­tät inner­halb und außer­halb eines Teams schnell und effi­zi­ent geteilt wer­den, muss also neu defi­niert wer­den. Und zwar so, dass Pro­jek­te für alle Betei­lig­ten trans­pa­rent und jeder­zeit nach­voll­zieh­bar sind. Gleich­zei­tig darf die Pro­duk­ti­vi­tät nicht unter der Distanz leiden.

Bei der Aus­ge­stal­tung der orts- und zeit­un­ab­hän­gi­gen Zusam­men­ar­beit spie­len Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools daher eine zen­tra­le Rol­le. Sie unter­stüt­zen Unter­neh­men beim Team- und Pro­jekt­ma­nage­ment, indem sie bei­spiels­wei­se Online-Brain­stor­mings inklu­si­ver gestal­ten. Bei dem brei­ten Ange­bot an Lösun­gen ist die ent­schei­den­de Fra­ge für Orga­ni­sa­tio­nen: Was gilt es bei der Aus­wahl eines pas­sen­den Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools zu beachten?

Anforderungskatalog definieren

Unter­neh­men soll­ten sich über ihre Anfor­de­run­gen im Kla­ren sein, denn auf die­ser Basis kön­nen sie das für sie pas­sen­de Kol­la­bo­ra­ti­ons­tool aus­wäh­len. Ist die­se Lis­te erstellt, kann es durch­aus sein, dass für die unter­schied­li­chen The­men ver­schie­de­ne Soft­ware­lö­sun­gen gebraucht wer­den. Daher soll­te auf einen Anbie­ter gesetzt wie Meis­ter wer­den, des­sen Tool nicht nur mit den bereits genutz­ten Anwen­dun­gen kom­pa­ti­bel ist, son­dern der im bes­ten Fall meh­re­re Soft­ware­pro­duk­te aus einer Hand anbie­tet. In der Pra­xis haben sich dabei eini­ge Lösun­gen als beson­ders sinn­voll erwiesen:

Ska­lier­ba­re Task-Manage­ment-Soft­ware: Um Auf­ga­ben und Pro­jek­te digi­tal zu ver­wal­ten, aber auch um die Res­sour­cen von Teams zu über­bli­cken, lohnt es sich, ein Task-Manage­ment-Tool zu nut­zen. Das ist nicht nur ange­sichts hybri­der Arbeits­mo­del­le sinn­voll, son­dern auch um grö­ße­re Teams zu steu­ern oder um zu unter­schied­li­chen Zei­ten an einem Pro­jekt zu arbei­ten. Eine Auf­ga­ben­ver­wal­tungs-Soft­ware hilft Unter­neh­men, ihre Pro­zes­se in Live-Pro­jek­te umzu­wan­deln, wel­che die tat­säch­li­che Arbeits­wei­se ihrer Teams wider­spie­geln. Als beson­ders prak­tisch erweist sich dabei eine digi­ta­le Task-Manage­ment-Soft­ware, die Kan­ban-Boards nutzt. Durch die visu­el­le Dar­stel­lung behal­ten Mit­ar­bei­ten­de leich­ter den Gesamt­über­blick. Aber auch Auf­ga­ben, Zustän­dig­kei­ten, Dead­lines, Anhän­ge, Check­lis­ten, neue Ent­wick­lun­gen und vie­les mehr las­sen sich in den ein­zel­nen Auf­ga­ben fest­hal­ten. Damit machen sie die Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­fa­cher, kon­sis­ten­ter und trans­pa­ren­ter. Neben dem visu­el­len Aspekt gibt es ein wei­te­res Kri­te­ri­um, das Soft­ware erfül­len soll­te: Die Lösung soll­te sich gut ska­lie­ren las­sen und ein­fach zu nut­zen sein. Das heißt, das Team ver­steht sie ohne umfas­sen­de Schu­lung und kann sie direkt anwen­den. Das erhöht die Chan­ce, dass Mit­ar­bei­ten­de eine neue Soft­ware tat­säch­lich in ihren Büro­all­tag inte­grie­ren. Außer­dem spart sich das Unter­neh­men teu­re und zeit­in­ten­si­ve Onboarding-Schulungen.

Kol­la­bo­ra­ti­ves Mind­map­ping boos­tet die Krea­ti­vi­tät: Dar­über hin­aus kön­nen Mind­maps hel­fen, die täg­li­che hybri­de Arbeit effi­zi­en­ter zu struk­tu­rie­ren. Denn in die­sem Arbeits­mo­dell brau­chen Unter­neh­men Tools und Pro­zes­se, die die Krea­ti­vi­tät ihrer Teams för­dern anstatt sie zu hem­men. Grund hier­für ist der Irr­glau­be, ein digi­ta­ler krea­ti­ver Aus­tausch funk­tio­nie­re genau­so wie ein per­sön­li­cher Aus­tausch von Ange­sicht zu Ange­sicht. Tat­säch­lich emp­fin­den es vie­le Men­schen als her­aus­for­dernd in remo­te oder hybri­den Struk­tu­ren effek­tiv zu brain­stor­men. Daher soll­ten Unter­neh­men ihre Teams unter­stüt­zen, indem sie ihnen Tools an die Hand geben, die ein visu­el­les Brain­stor­ming ermög­li­chen. So kön­nen Ideen in Mind­maps bild­lich erfasst, ent­wi­ckelt und geteilt wer­den. Etwa durch Bil­der und Key­words. Sie schaf­fen neue Asso­zia­tio­nen im Gehirn und las­sen sich schnell und effi­zi­ent nie­der­schrei­ben, aber auch gemein­sam bear­bei­ten. Denn ange­sichts der neu­en Arbeits­rea­li­tät braucht es eine Mög­lich­keit, Mind­maps zu tei­len – und zwar ein­fach und in Echtzeit.

Gemein­sa­me Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on statt indi­vi­du­el­ler Abla­ge: Eben­falls sind der Infor­ma­ti­ons­fluss und die Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on ange­sichts einer hybri­den Arbeits­rea­li­tät in vie­len Unter­neh­men opti­mie­rungs­be­dürf­tig. Digi­ta­le Tools sind der Schlüs­sel, um eine zeit­ge­mä­ße Online-Doku­men­ta­ti­on in Echt­zeit auf­zu­bau­en, die wie eine zen­tra­le Wis­sens­ba­sis funk­tio­niert. Dank ihr fin­den Mit­ar­bei­ten­de wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen schnel­ler und kön­nen von über­all auf die­se zugrei­fen. Durch einen digi­ta­len Zugang sind Doku­men­te jeder­zeit zugäng­lich, was Wis­sens- und Daten­ver­lus­te sowie Fehl­kom­mu­ni­ka­ti­on vermeidet.

Erwartungen der Mitarbeitenden kennen

Eben­so wich­tig ist es für Unter­neh­men, sich der Erwar­tun­gen ihrer Teams bewusst zu sein. So haben vie­le Mit­ar­bei­ten­de erfah­rungs­ge­mäß kein gro­ßes Inter­es­se an kom­ple­xen Soft­ware­lö­sun­gen, in die sie sich lan­ge ein­ar­bei­ten müs­sen. Denn das kos­tet Arbeits­zeit und Ner­ven. Sie wün­schen sich daher Tools, die ein­fach und ver­ständ­lich sind. Die­se Eigen­schaf­ten sind zen­tra­le Schlüs­sel für die erfolg­rei­che Ein­füh­rung einer neu­en Tech­no­lo­gie. Schließ­lich ist nicht jeder ein Soft­ware­pro­fi. Punk­ten kön­nen zudem Anwen­dun­gen, die direkt und ohne Instal­la­ti­on genutzt wer­den kön­nen – sei es im klas­si­schen Brow­ser oder in der App auf dem Tablet bzw. Smartphone.

Fazit

Egal, ob sich alle Mit­ar­bei­ten­den vor Ort im Büro befin­den oder von ver­schie­de­nen Stand­or­ten aus zusam­men­ar­bei­ten: Digi­ta­le Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools wie Meis­ter­Task, Mind­Meis­ter oder Meis­ter­No­te hel­fen Unter­neh­men dabei, ihre Pro­duk­ti­vi­tät und Effi­zi­enz zu erhö­hen, aber auch die Trans­pa­renz und die Kom­mu­ni­ka­ti­on zu ver­bes­sern. Denn durch sie las­sen sich Pro­zes­se und Struk­tu­ren bes­ser orga­ni­sie­ren, sodass Arbeits­ab­läu­fe rei­bungs­lo­ser funk­tio­nie­ren und Teams bes­ser zusam­men­ar­bei­ten als zuvor.