Erfolgreicher Rollout auf kommunaler Ebene

Der kom­mu­na­le IT-Dienst­leis­ter citeq mit rund 200 Mit­ar­bei­ten­den leis­tet mit sei­nen Ser­vice­an­ge­bo­ten einen wich­ti­gen Bei­trag für die Digi­ta­li­sie­rung der kom­mu­na­len Land­schaft im Müns­ter­land. Nun wur­de das Port­fo­lio gemein­sam mit Canon zu einem homo­ge­nen Ange­bot gebündelt.

Eine leis­tungs­fä­hi­ge und siche­re IT ist Grund­vor­aus­set­zung für die täg­li­che opti­ma­le Ver­sor­gung aller Bür­ger. Kom­mu­na­le Dienst­leis­ter wie die Müns­te­ra­ner citeq müs­sen dabei zugleich die gestie­ge­nen Sicher­heits­an­for­de­run­gen berück­sich­ti­gen vor dem Hin­ter­grund, dass immer wie­der Kom­mu­nen durch Hacker­an­grif­fe betrof­fen sind. „Schad­soft­ware kann über alle End­ge­rä­te in die kom­mu­na­len Net­ze gelan­gen, und sei es auch nur lokal. Hier hel­fen mög­lichst homo­ge­ne Lösun­gen aus einer Hand von einem Her­stel­ler. Das macht es uns als IT-Dienst­leis­ter leich­ter, durch­gän­gi­ge Sicher­heits­kon­zep­te an allen Stand­or­ten umzu­set­zen“, ver­deut­licht Wolf­gang Naschert, Pro­jekt­lei­ter bei citeq.

Hete­ro­ge­ni­tät erschwert auch das Manage­ment für IT-Dienst­leis­ter: Die citeq benö­tigt in Müns­ter Dru­cker und Kopie­rer für die städ­ti­schen Ämter und Ein­rich­tun­gen sowie für cir­ca 80 Schu­len, die in Sachen Out­put­ma­nage­ment stets das iden­ti­sche tech­ni­sche und Ser­vice­ni­veau erfor­dern. „Des­halb haben wir uns ent­schlos­sen, die frü­her getrennt ver­ge­be­nen Leis­tun­gen in den Berei­chen Dru­cken, Kopie­ren und Ver­brauchs­ma­te­ria­li­en in einer neu­en Aus­schrei­bung zu bün­deln, um einen zen­tra­len Ansprech­part­ner zu gewin­nen“, sagt Lars Hui­zen vom tech­ni­schen Ein­kauf der citeq.

Die Lösung kommt von Canon

Über eine Lauf­zeit von fünf Jah­ren stellt Canon über 1.600 Druck­sys­te­me der i-SEN­SYS-Serie sowie über 500 imageRUN­NER-ADVAN­CE-DX-Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me in ver­schie­de­nen Leis­tungs­klas­sen bereit. Hin­zu kommt die lau­fen­de War­tung durch Canon-Tech­ni­ker. Zu der Lösung zäh­len ein zen­tra­les Gerä­te­ma­nage­ment und eine umfang­rei­che Soft­ware­aus­stat­tung. Auf­bau­end auf einem regel­ba­sier­ten Druck­kon­zept wer­den schritt­wei­se neue Fea­tures in den Ver­wal­tun­gen und Schu­len ergänzt. Dazu zäh­len bewähr­te Canon-Tech­no­lo­gien wie My Print Any­whe­re und Mobi­le Print. Das neu ein­ge­rich­te­te zen­tra­le Kos­ten­stel­len­ma­nage­ment wird mit der leis­tungs­star­ken uni­F­LOW-Out­put­ma­nage­ment-Lösung von Canon realisiert.

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Der Roll-out mar­kiert nicht das Ende des Pro­jekts, son­dern ist viel­mehr der Auf­takt für eine lang­fris­ti­ge Part­ner­schaft mit Canon, inner­halb derer wir die Mög­lich­kei­ten des Out­put­ma­nage­ments in vie­ler­lei Hin­sicht aus­schöp­fen wer­den, etwa wenn es um das Home­of­fice geht. Mit Canon als zen­tra­lem Pro­vi­der an unse­rer Sei­te sind Abläu­fe für unse­re Kun­den schnel­ler und trans­pa­ren­ter gewor­den, und wir pro­fi­tie­ren als Team unse­rer­seits von der ange­streb­ten Ent­las­tung bei Ser­vice und Sup­port. Das Feed­back unse­rer Nut­zer ist durch­weg positiv.“

Wolf­gang Naschert und Lars Hui­zen, Pro­jekt­lei­ter, citeq Münster

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Der Roll-out wur­de über das Piots-Web­tool orga­ni­siert. „Gemein­sam ist es uns gelun­gen, die neue Lösung an allen vor­ge­ge­be­nen Stand­or­ten im Jahr 2021 zu imple­men­tie­ren. Damit die 80 von uns betreu­ten Schu­len voll aus­ge­stat­tet in das neue Schul­jahr gehen konn­ten, haben wir zusätz­lich die Zeit der Som­mer­fe­ri­en genutzt, um den lau­fen­den Betrieb nicht zu stö­ren. Die bei einem Pro­jekt die­ser Grö­ßen­ord­nung fast zwangs­läu­fig zu Beginn auf­ge­tre­te­nen Pro­ble­me konn­ten zeit­nah gemein­sam gelöst wer­den“, sagt Wolf­gang Naschert.

Erfolgreich auf kommunaler Ebene

Die Part­ner­schaft mit Canon als Pro­vi­der für inte­grier­tes Out­put­ma­nage­ment hat auf vie­len Ebe­nen zum gewünsch­ten Erfolg geführt. „Vor allem sind unse­re Mit­ar­bei­ter in der Zen­tra­le wesent­lich von zahl­rei­chen Auf­ga­ben im Bereich Ser­vice und Sup­port ent­las­tet wor­den. Damit haben wir wie beab­sich­tigt mehr Kapa­zi­tä­ten für unse­re Kern­auf­ga­ben, unter ande­rem im Rechen­zen­trums­be­trieb zurück­ge­won­nen“, stellt Wolf­gang Naschert fest. Dazu trägt bei, dass Canon ein Ticket­sys­tem für Stör­mel­dun­gen bereit­stellt. Die zen­tra­le Bestel­lung und Erfas­sung von Ver­brauchs­ma­te­ria­li­en mit­hil­fe der inte­grier­ten e-Main­ten­an­ce-Tech­no­lo­gie von Canon senkt Kos­ten und spart zudem Zeit ein.

„Die Reak­tio­nen unse­rer Kun­den sind seit der Umstel­lung durch­weg posi­tiv, auch was den Betrieb und die Bedie­nung der neu­en Sys­te­me angeht“, unter­streicht Lars Hui­zen. In den Zei­ten der Pan­de­mie hat sich vor allem im schu­li­schen Bereich gezeigt, wie essen­zi­ell funk­tio­nie­ren­de Struk­tu­ren für das Home­schoo­ling sind. „Dar­um war zum Schul­jah­res­be­ginn auch alles start­klar, und die Schu­len haben mit Canon einen zen­tra­len Ansprech­part­ner, wenn es um das Out­put­ma­nage­ment geht“, sagt Wolf­gang Naschert.

Der Trend zum Home­of­fice wird anhal­ten, wes­halb die nächs­te Ent­wick­lungs­stu­fe des von citeq und Canon bereit­ge­stell­ten Out­put­ma­nage­ments bereits vor­ge­zeich­net ist: „Wir wer­den Tech­no­lo­gien wie My Print Any­whe­re für die Ver­wal­tung der Stadt Müns­ter schritt­wei­se ein­füh­ren und damit eine neue Qua­li­täts­stu­fe errei­chen, die so bis­her nicht mög­lich war“, so Lars Huizen.