Vorteile digitaler Signaturen

Arbeits­ver­trä­ge und ande­re HR-Doku­men­te sind in vie­len Unter­neh­men die letz­ten Bas­tio­nen ana­lo­ger Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung. Mar­co Schmid, Head of Inter­na­tio­nal Expan­si­on Stra­tegy bei Swiss­com Trust Ser­vices, beschreibt, wie elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren den HR-Pro­zess ver­bes­sern können.

Vie­le HR-Doku­men­te las­sen sich recht­si­cher mit digi­ta­len Signa­tu­ren unter­schrei­ben. Abbil­dung: Picjumbo.com, Pixabay

Im Bereich der Mit­ar­bei­ter­ver­wal­tung exis­tiert eine Viel­zahl wich­ti­ger Doku­men­te, deren Rechts­wir­kung den meis­ten Men­schen bekannt ist – wer einen Arbeits­ver­trag unter­schreibt, weiß: „Ich schlie­ße gera­de einen Ver­trag, der mein Leben auf abseh­ba­re Zeit bestimmt.“ Aber auch Betriebs­ver­ein­ba­run­gen, etwa zur Home­of­fice-Rege­lung, Feed­back-Doku­men­te oder Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen kom­men im Fir­men­all­tag und in Per­so­nal­ab­tei­lun­gen zum Ein­satz. Die phy­si­sche Unter­schrift mit Stift auf Papier ist im Zuge des­sen häu­fig noch gang und gäbe. Trotz fort­ge­schrit­te­ner Digi­ta­li­sie­rung wer­den täg­lich Doku­men­te unter­schrie­ben, foto­gra­fiert, gescannt und versendet.

Vorteile digitaler Abwicklungen

Nur weni­gen Betei­lig­ten ist klar, dass die nach­träg­li­che Prü­fung die­ser Scans oder Fotos oft nicht rechts­si­cher ist. Hier gibt es Alter­na­ti­ven: Mit elek­tro­ni­schen Signa­tu­ren kön­nen digi­ta­le Pro­zes­se pro­blem­los in die HR-Abtei­lung ein­ge­bun­den wer­den – und gleich­zei­tig die Rechts­si­cher­heit für das Unter­neh­men und Mit­ar­bei­ter garan­tie­ren. Im Gegen­satz zu den drei bis vier Tagen Umschlag­zeit bei einem ana­lo­gen Arbeits­ver­trag kön­nen digi­ta­li­sier­te Ver­trä­ge mit elek­tro­ni­schen Signa­tu­ren in weni­gen Minu­ten abge­wi­ckelt werden.

Fragen zu elektronischen Signaturen

Einer der Grün­de, war­um Unter­neh­men die­se Vor­tei­le nicht öfter wahr­neh­men, ist feh­len­des Wis­sen über Regu­la­ri­en und Hin­ter­grün­de zu digi­ta­len Signa­tu­ren, bei­spiels­wei­se die Klä­rung recht­li­cher Fra­gen. Wie zukunfts­fä­hig ist eine digi­ta­le Signa­tur­lö­sung, oder muss ich in zwei Jah­ren erneut pla­nen? Für den Rechts­raum der Euro­päi­schen Uni­on wer­den der­ar­ti­ge Fra­gen zu elek­tro­ni­schen Signa­tu­ren in der eIDAS-Ver­ord­nung beant­wor­tet. Die Ver­ord­nung klärt die Rechts­si­cher­heit und Vor­aus­set­zun­gen. Sie stellt damit sicher, dass Unter­neh­men ruhi­gen Gewis­sens auf eine digi­ta­le Signa­tur set­zen können.

Geschwindigkeitsvorteil durch digitale Methoden

Die eIDAS-Ver­ord­nung unter­schei­det zwi­schen drei Stu­fen einer elek­tro­ni­schen Signa­tur: ein­fa­che, fort­ge­schrit­te­ne und qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur (QES). Für den HR-Pro­zess ist wich­tig, dass nur die QES einer hän­di­schen Unter­schrift gleich­ge­stellt ist. Die QES bie­tet HR-Abtei­lun­gen hohe Sicher­heit und ver­rin­gert auch den Auf­wand bei der Iden­ti­fi­ka­ti­on. Heu­te reicht dafür die eID des Per­so­nal­aus­wei­ses, ein bestehen­des Bank­kon­to oder eine KI-unter­stütz­te Selbst­iden­ti­fi­ka­ti­on per Smart­phone-Kame­ra. Mit dem Geschwin­dig­keits­vor­teil, der durch die­se Metho­den ent­steht, kön­nen HR-Abtei­lun­gen wich­ti­ge Talen­te schnel­ler rechts­si­cher für das Unter­neh­men gewin­nen und direkt im HR-Pro­zess die Inno­va­ti­ons­kraft des Unter­neh­mens unter Beweis stellen.

Abbil­dung: Swiss­com Trust Services Mar­co Schmid, Head of Inter­na­tio­nal Expan­si­on Strategy, Swiss­com Trust Services. trustservices.swisscom.com