Der Büromöbelhersteller Kinnarps hat für die Deutsche Bahn ein Bürokonzept im Verwaltungsbau „Baseler Arkaden“ im Herzen Frankfurts auf den Weg gebracht. Gestaltet wurde die kreative Arbeitswelt vor allem durch die Beteiligung der Mitarbeiter.
Auf 2.039 m2 wurden Arbeitsplätze für konkrete und unterschiedliche Arbeitsanforderungen bereitgestellt. Abbildung: Kinnarps
Neue flexible Arbeitswelten sind bei der Deutschen Bahn nicht erst seit gestern ein Thema. Schon vor fünf Jahren wurde mit dem Konzept DB 2020 ein Prozess in Gang gesetzt, der mit vielen Initiativen die Bahn AG als Arbeitgeber attraktiv machen soll. Homeoffice und flexible Arbeitszeiten sind seit Frühjahr 2020 etabliert. Um die Zufriedenheit zu steigern, stehen das Wohlbefinden und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter bei der Bahn AG im Fokus. Konventionelle Büroräume und -layouts tragen nicht dazu bei, das war schnell klar. Aber wer weiß und wer bestimmt, wann sich die Menschen wohlfühlen? Am besten die Beschäftigten selbst, entschied die Bahn, und initiierte für die neuen Büros des Bereiches „Beschaffung“ in der City von Frankfurt/Main einen umfassenden Analyseprozess: Kinnarps Next Office.
Das Ziel: Teamwork und Mitarbeiterzufriedenheit
144 Mitarbeiter verschiedener Abteilungen verteilten sich zuvor auf vier Standorte in Frankfurt. Verkrustete Strukturen in Zellenbüros gepaart mit großen Papieraktenbeständen und ein eklatanter Mangel an Besprechungsräumen für Meetings oder Projektarbeit sorgten weder für die gewünschte Mitarbeiterzufriedenheit noch trugen sie den neuen Formen an Teamwork und Kollaboration Rechnung. „Zunächst musste eine neue, zentral gelegene Immobilie gefunden werden, in der alle Abteilungen des Bereiches zusammenkommen“, berichtet Detlef Frank, Leiter Beschaffung Facility Management und umweltrelevante Dienstleistungen bei der Deutschen Bahn.
Das Konzept in den Baseler Arkaden sieht eine aktivitätsbasierte Arbeitsplatzumgebung vor. Abbildung: Kinnarps
Langjährige Zusammenarbeit mit Kinnarps
Mit Kinnarps bestand bereits eine lange Zusammenarbeit als Rahmenvertragspartner der DB AG. Gemeinsam hatte man das Möbelkonzept DB 2020 entwickelt, nun wurde erstmals der Prozess der Arbeitsplatzanalyse von Kinnarps Next Office gestartet. „Die Bahn hat in diesem Projekt die gesamte Klaviatur der Next-Office-Workplace-Analyse durchlaufen“, berichtet National Concept Manager Peter Labohm: „Neben einer Belegungsgradstudie gepaart mit einer Bedarfsermittlung und einer Studie zur Ermittlung der Arbeitsmuster wurden die Anforderungen definiert. Vor allem die Beteiligung der Mitarbeiter, unter anderem durch diverse Workshops, war der Schlüssel zum Erfolg.“ Das Konzept sah eine aktivitätsbasierte Arbeitsplatzumgebung vor. „Wir haben versucht, die jeweils richtigen Arbeitsplätze für die konkreten und unterschiedlichsten Arbeitsanforderungen auf 2.039 m2 bereit zu stellen“, ergänzt Detlef Frank.
Die Mitarbeiter und der Beteiligungsprozess
In wenigen Minuten fußläufig vom Hauptbahnhof entfernt liegen die Baseler Arkaden, ein Bürogebäude aus dem Jahr 2000. Auf zwei Etagen befinden sich nun die Arbeitsplätze der Abteilungen. Die obere ist ausschließlich für die 144 Mitarbeiter zugänglich, in der unteren Etage, der sogenannten Konferenzetage, werden auch Gäste empfangen. Durch die enge Einbeziehung der Mitarbeiter wurden sie selbst zu Gestaltern ihrer eigenen Arbeitsumgebung. „Diesen Teilhabeprozess wollen viele Unternehmen gern gehen, wagen es aber oft nicht im vollen Umfang“, berichtet Peter Labohm.
Neben der Ausstattung des Arbeitsplatzes stand in mehreren Workshops der Mitarbeiter auch das Interior Design im Vordergrund. Unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche wurden an die Architektin Jennifer Winkler von DB Immobilien und an die Innenarchitektinnen des Kinnarps-Interior-Design-Teams herangetragen. Sie zu sammeln, zu strukturieren und in ein machbares und zugleich professionelles Konzept umzusetzen, lösten sie gemeinsam: „Wir haben als Team sehr gut zusammengearbeitet, weil wir eine Sprache sprechen, und wir waren uns sehr schnell einig“, berichtet Jennifer Winkler.
Die Mitarbeiter wurden bei der Auswahl der Farben, Materialien und Wandgestaltung mit einbezogen. Abbildung: Kinnarps
Virtuelle Begehung des zukünftigen Arbeitsplatzes
In einem weiteren Schritt war es besonders hilfreich, dass mit Hilfe von Virtual Reality die mögliche neue Bürowelt visualisiert wurde. „Im Kinnarps-Showroom in Frankfurt und auf einem Messestand im Rahmen einer Mitarbeitertagung wurde eine virtuelle Begehung des neuen Objektes auf Basis der Grobplanung organisiert. Mit unseren VR-Brillen konnten die Räume begangen und anschließend mit den Vorstellungen abgeglichen und angepasst werden“, beschreibt Peter Labohm einen weiteren Aspekt der Beteiligung.
Das Ergebnis: die neuen Arbeitswelten
Als Ergebnis aller Prozesse und Studienergebnisse stehen heute für die sieben Organisationseinheiten sogenannte Home-Zonen bereit. Die offenen Bürozonen mit maximal acht Arbeitsplätzen werden entsprechend der ermittelten Arbeitsmuster flexibel genutzt. Die Standardarbeitsplätze der Serie P sind höhenverstellbar und mit zwei Bildschirmen ausgestattet. Darüber hinaus gibt es isolierte Arbeitsplätze. Bei der Auswahl der Kommunikations- und Besprechungsbereiche bleiben keine Wünsche offen, sie stehen in allen Größen und Ausstattungen bereit. Auch Ruhezonen und Rückzugsbereiche in der Fläche stehen zur Verfügung. Detlef Frank hat die Zahlen im Kopf: „Die sieben Home-Zonen bieten 88 Standardarbeitsplätze im Multispace-Format, 14 isolierte Arbeitsplätze, neun Touch-Down-Arbeitsplätze, 22 Besprechungs- und Kreativräume unterschiedlicher Größe, acht Kommunikationsbereiche und vier Teeküchen mit Aufenthaltsmöglichkeit. Wir haben eine Kapazität mit einem möglichen Belegungsgrad von 72,3 Prozent.“
Bei der Auswahl der Kommunikations- und Besprechungsbereiche bleiben keine Wünsche offen. Abbildung: Kinnarps
Abteilungen bestimmen die Gestaltung der Räume
Wer durch die beiden Etagen geht, ist vor allem von der kreativen, individuellen und naturverbundenen Gestaltung der Räume beeindruckt. Großflächige, wohnliche Fotowände entführen die Betrachter in unterschiedliche Landschaften. Jede Abteilung hat selbst bestimmt, wie ihre Räume gestaltet werden sollen. Jennifer Winkler und Maritta Kavanozis haben diese Wünsche kanalisiert und in ein stimmiges Gesamtkonzept gegossen. Passend dazu sind die Polstermöbel von Kinnarps und der Marken Materia und Skandiform mit verschiedenen Farben bezogen. Das Programm Fields findet sich in hellem Gelb oder in Kombinationen von Mauve und Blau. Der Stuhl Fendo von Skandiform mit den charakteristischen Holzbeinen ist in den Farben des Strandes bezogen, die Pax-Stühle von Materia gibt es in leuchtendem Rot, in klarem Blau und Orange. Auch die Holzstühle in den Teeküchen, wie zum Beispiel der Neo Lite, sind passend farblich lackiert. Nichts ist hier farblos, alles an diesem stimmigen Farbkonzept sorgt für eine echte Wohlfühlatmosphäre.
