Paperless World? Statements zur Vision vom papierlosen Büro

Wie steht es gegen­wär­tig um die Visi­on vom papier­lo­sen Büro? Das haben wir Unter­neh­men und Insti­tu­tio­nen der ent­spre­chen­den Bran­chen gefragt. Vie­le haben uns geantwortet.

 

Gregor Andreas Geiger, Bereichsleiter Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Verband Deutscher Papierfabriken e. V.

„Nach Ein­schät­zung sei­ner Prot­ago­nis­ten hät­te das papier­lo­se Büro schon längst Rea­li­tät sein müs­sen. Wie die rela­tiv kon­stan­ten Ver­brauchs­zah­len von Büro- und Admi­nis­tra­ti­ons­pa­pie­ren zei­gen, füh­ren elek­tro­ni­sche und papier­ge­bun­de­ne Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel jedoch wei­ter­hin eine sinn­vol­le Koexis­tenz. War­um ist das so? Nie­mand bestrei­tet ernst­haft, dass EDV-Pro­zes­se die Geschäfts­ab­läu­fe um ein Viel­fa­ches beschleu­nigt und die Effi­zi­enz im Büro enorm gestei­gert haben. Papier und Druck bie­ten ihrer­seits aber auch spe­zi­fi­sche Vor­tei­le. Die gedruck­te Infor­ma­ti­on ist schnell greif­bar, leicht repro­du­zier­bar und über­all nutz­bar. Und sie steht auch dann zur Ver­fü­gung, wenn das Netz­werk off­line ist oder im schlimms­ten Fall gehackt wur­de. Was das Argu­ment Umwelt­schutz angeht, kann Papier mit den digi­ta­len Kanä­len locker mit­hal­ten. Papier bleibt ein aus einem nach­wach­sen­den Roh­stoff her­ge­stell­tes und bei­spiel­haft im Kreis­lauf geführ­tes Pro­dukt. Ver­fech­ter der rein elek­tro­ni­schen Kom­mu­ni­ka­ti­on müs­sen sich jedoch zuneh­mend kri­ti­sche Fra­gen nach dem Strom- und Res­sour­cen­ver­brauch von Ser­ver­far­men und End­ge­rä­ten stel­len lassen.“

Dieter Brübach, Mitglied des Vorstands, B.A.U.M. e. V.

„Ein kom­plett papier­lo­ses Büro kann ich mir aktu­ell nur schwer vor­stel­len. Natür­lich kön­nen bei fort­schrei­ten­der Digi­ta­li­sie­rung vie­le Pro­zes­se papier­los gestal­tet wer­den. Kun­den­da­ten, Unter­la­gen, Infor­ma­tio­nen wer­den zuneh­mend nur noch digi­tal über­mit­telt – das spart Papier und Ver­sand­kos­ten. Vie­le Betrie­be sind so zumin­dest papier­är­mer gewor­den – nur weni­ge schaf­fen es kom­plett ohne den kul­tu­rell über Jahr­tau­sen­de bewähr­ten Daten­trä­ger ‚Papier‘. Beim jähr­lich von B.A.U.M. aus­ge­lob­ten Wett­be­werb Büro & Umwelt bringt ein papier­ar­mes Büro­kon­zept eine gute Bewer­tung. Für alle, die noch Papier im Ein­satz haben, gilt es, des­sen Ver­brauch zu redu­zie­ren, zum Bei­spiel durch beid­sei­ti­ges Kopie­ren und die Ver­wen­dung leich­te­rer Papier­gram­ma­tu­ren. Außer­dem soll­te die ein­ge­setz­te Papier­sor­te umwelt- und kli­ma­freund­lich sein, das heißt idea­ler­wei­se mit dem Umwelt­zei­chen ‚Blau­er Engel‘ aus­ge­zeich­net sein. Zu einer funk­tio­nie­ren­den Kreis­lauf­wirt­schaft gehört dann auch das Getrennt­sam­meln und -ent­sor­gen von Alt­pa­pier. Zumin­dest solan­ge, bis irgend­wann in Zukunft – viel­leicht – das Papier­zeit­al­ter kom­plett vor­über ist.“

Dirk Teegelbekkers, Geschäftsführer, PEFC Deutschland e. V.

„So ganz ohne Papier wird es sicher nie gehen – das zei­gen unse­re Erfah­run­gen der ver­gan­ge­nen Jah­re deut­lich. Zwar haben wir intern vie­les bereits auf eine digi­ta­le Basis umge­stellt und arbei­ten dadurch effi­zi­en­ter, aber wir erhal­ten immer noch vie­le Anfra­gen unse­rer Kun­den und Mit­glie­der auf dem Post­weg. Auch gibt es für bestimm­te Ziel­grup­pen unse­rer Orga­ni­sa­ti­on kein bes­se­res Medi­um als den klas­si­schen Brief, um die­se mit unse­ren Infor­ma­tio­nen und Bot­schaf­ten zu errei­chen. Da nicht nur bei unse­rer Orga­ni­sa­ti­on die Bedeu­tung von Papier in der täg­li­chen Kor­re­spon­denz also wei­ter­hin gege­ben ist, sehe ich ganz klar die wich­tigs­te Fra­ge in der nach­hal­ti­gen Her­kunft des Roh­stoffs. Schaf­fen wir es, dass in Unter­neh­men oder öffent­li­chen Ein­rich­tun­gen nur sol­ches Papier ver­wen­det wird, des­sen Roh­stof­fe aus nach­hal­ti­ger, ver­ant­wor­tungs­vol­ler Wald­be­wirt­schaf­tung stam­men? Dann kön­nen wir die­ses so nütz­li­che ‚Medi­um‘ guten Gewis­sens wei­ter ver­wen­den – hier sehe ich aller­dings noch viel Luft nach oben.“

Lea Eggers, Stellvertretende Leiterin der Geschäftsstelle, Initiative Pro Recyclingpapier.

„Ein spar­sa­mer Umgang mit Papier ist wich­tig. Ange­sichts des Kli­ma­wan­dels und immer knap­per wer­den­der Res­sour­cen steht das außer Fra­ge. In der Dis­kus­si­on um das papier­lo­se Büro, die seit nun­mehr 40 Jah­ren geführt wird, sind jedoch zwei wei­te­re Aspek­te eben­falls wich­tig: Ers­tens gibt es auch das papier­lo­se Büro nicht zum öko­lo­gi­schen Null­ta­rif. Und zwei­tens wird in der Rea­li­tät trotz digi­ta­ler Alter­na­ti­ven wei­ter­hin Papier ver­wen­det – sei es bei­spiels­wei­se aus Sicher­heits­grün­den oder weil das Lesen und Schrei­ben auf Papier auch kogni­ti­ve Vor­tei­le mit sich bringt. Sich die­ser Rea­li­tät zu stel­len bedeu­tet, Papier mit der höchs­ten Nach­hal­tig­keits­per­for­mance ein­zu­set­zen. Das ist ein­deu­tig Recy­cling­pa­pier mit dem Blau­en Engel, denn das spart im Ver­gleich zu Frisch­fa­ser­pa­pier min­des­tens 60 Pro­zent Was­ser und Ener­gie, ver­ur­sacht weni­ger CO2-Emis­sio­nen und trägt zur Ent­las­tung von Wäl­dern und zum Erhalt der Bio­di­ver­si­tät bei.“

Jacqueline Fechner, President, Xerox DACH Operations.

„Die Art und Wei­se, wie wir arbei­ten, ändert sich radi­kal. Um effi­zi­en­ter zu sein, set­zen die meis­ten Unter­neh­men dar­auf, Papier­do­ku­men­te durch digi­ta­le Infor­ma­tio­nen und ent­spre­chen­de Work­flows zu erset­zen. Da Papier ein ana­lo­ger Infor­ma­ti­ons­trä­ger ist, soll­te man sich genau anse­hen, wo Papier sinn­voll ein­ge­setzt wird. Wo es ver­mie­den wer­den kann, soll­te man auf neue Arbeits­wei­sen und digi­ta­le Alter­na­ti­ven setz­ten. Das gro­ße The­ma Nach­hal­tig­keit spielt hier auch eine Rol­le. Xerox ist im Bereich der Digi­ta­li­sie­rung hin­sicht­lich der Pro­zes­se und Abläu­fe im Büro­um­feld sehr aktiv. Wir unter­stüt­zen unse­re Kun­den mit Docu­ment Ana­ly­tics und sehen uns Pro­zes­se aus der Sicht des Infor­ma­ti­ons- und Doku­men­ten­flows an. Dabei spielt das Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rät eine neue Rol­le, denn wir ent­wi­ckeln es zu einem Arbeits­platz­as­sis­ten­ten, einer Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form, die den digi­ta­len Daten­high­way in bei­de Rich­tun­gen befahr­bar macht. Per­sön­lich den­ke ich, der Trend geht nicht zum Paper­less Office im All­ge­mei­nen, aber ganz sicher zu einem Less-Paper-Office. Ins­be­son­de­re durch den Ein­tritt der soge­nann­ten ‚Gene­ra­ti­on Z‘ in die Arbeits­welt. Ich begeg­ne deren Mit­glie­dern jeden Tag: kaum Papier­ver­brauch, dafür viel Inte­gra­ti­on von Digi­ta­lem in den Arbeitsablauf.“

Joerg Hartmann, Geschäftsführer, Konica Minolta Business Solutions Deutschland und Österreich.

„Ohne Zwei­fel wird immer weni­ger gedruckt, teil­wei­se mehr gescannt und der Office-Markt ver­än­dert sich grund­le­gend. Aber, ob das papier­lo­se Büro wirk­lich kommt, ist für uns und unse­re Kun­den letzt­lich nicht die ent­schei­den­de Fra­ge. Viel­mehr gilt es jetzt, die bestehen­den Pro­zes­se zu über­den­ken und teil­wei­se oder ganz zu digi­ta­li­sie­ren. Für die­se Her­aus­for­de­rung benö­ti­gen Unter­neh­men einen zuver­läs­si­gen und kom­pe­ten­ten Part­ner, der sie dabei unter­stützt, sich zukunfts- und wett­be­werbs­fä­hig auf­zu­stel­len. So bie­tet Koni­ca Minol­ta eine smar­te Cloud-basier­te Platt­form zum intel­li­gen­ten Mana­gen von Doku­men­ten, die durch ein umfas­sen­des Port­fo­lio an IT-Lösun­gen und -Ser­vices ergänzt wird. Mit solch smar­ten Cloud-Ser­vices, Cloud-Prin­ting oder ECM unter­stüt­zen wir unse­re Kun­den und zei­gen ihnen so einen ein­fa­chen Weg aus dem klas­si­schen Papier über Cloud-Ser­vices in die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on auf.“

Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer, Lexmark Deutschland.

„Obwohl die Digi­ta­li­sie­rung in gro­ßen Schrit­ten vor­an­schrei­tet, wird nach wie vor gedruckt. In den letz­ten Jah­ren ist die Zahl der Aus­dru­cke auf­grund der ins­ge­samt ange­stie­ge­nen Daten­men­ge sogar recht sta­bil geblie­ben. Auch wenn lang­fris­tig mit einem Rück­gang zu rech­nen ist, gibt es aktu­ell noch genü­gend Grün­de, aus­zu­dru­cken. An ers­ter Stel­le sind gesetz­li­che oder recht­li­che Vor­ga­ben zu nen­nen. Bestimm­te Doku­men­te wer­den von Gerich­ten und Behör­den aus­schließ­lich in Papier­form akzep­tiert. Dazu zäh­len unter ande­rem nota­ri­el­le Beglau­bi­gun­gen, Gerichts­ur­tei­le und Bürg­schafts­er­klä­run­gen. Auch auf Kun­den- und Mit­ar­bei­ter­sei­te wird viel­fach noch der Papier­aus­druck bevor­zugt – meist gibt hier die ein­fa­che­re Bear­bei­tung den Aus­schlag oder der Wunsch, etwas ‚schwarz auf weiß‘ in der Hand zu hal­ten. Auch alte ‚Hap­tik-Gewohn­hei­ten‘ spie­len noch eine Rol­le. Des­halb gibt es das schon vor 20 Jah­ren aus­ge­ru­fe­ne ‚papier­lo­se Büro‘ zwar immer noch nicht, sehr wohl aber ein ‚papier­op­ti­mier­tes Büro‘.“

Jörn von Ahlen, Leiter Marketing, Epson Deutschland GmbH.

„Das zu 100 Pro­zent papier­lo­se Büro wird es so noch lan­ge nicht geben. Die Idee, es lie­ßen sich alle unter­neh­mens­sei­ti­gen Vor­gän­ge kom­plett digi­ta­li­siert abbil­den, ist viel­leicht in einer idea­len Welt mög­lich, aber nicht in der Rea­li­tät. Trotz­dem wird es den einen oder ande­ren Fir­men­pro­zess geben, der sich im Rah­men der Digi­ta­li­sie­rung ändern wird – bei­spiels­wei­se im Bereich der Archi­vie­rung. Ein Groß­teil der Vor­gän­ge wird auf län­ge­re Sicht hin papier­ge­bun­den blei­ben, da es neben stren­gen, zu erfül­len­den gesetz­li­chen und betrieb­li­chen Anfor­de­run­gen auch der Natur des Men­schen ent­spricht, ein Doku­ment in der Hand zu haben und zu ‚begrei­fen‘ und nicht nur vir­tu­ell auf einem Bild­schirm. Wir erfas­sen und digi­ta­li­sie­ren inner­halb bestimm­ter Vor­gän­ge mit Doku­men­ten­scan­nern aus­ge­such­te Doku­men­te, aber unse­re all­ge­mei­nen betrieb­li­chen Abläu­fe sind nach wie vor an Papier geknüpft. Dar­über hin­aus bie­tet Epson mit dem Paper­lab eine Lösung, res­sour­cen­scho­nend und inhouse Papier zu recy­celn. Wir sind somit in der Lage, einen Teil unse­res Papier­be­darfs aus bedruck­tem Papier selbst zu produzieren.“

Hartmut Husemann, Country Manager Services and Solutions, HP Deutschland GmbH.

„Das papier­lo­se Büro ist nur eine Idee, denn Medi­en­brü­che im Doku­men­ten­pro­zess sind nach wie vor üblich. Das liegt an gewach­se­nen Struk­tu­ren und macht ein Umden­ken oft schwie­rig – aber mög­lich. Neue Lösun­gen hel­fen Unter­neh­men, ihr Ide­al­bild des papier­lo­sen Büros zu errei­chen. So bie­ten Mul­ti­funk­ti­ons­dru­cker die erfor­der­li­chen Schnitt­stel­len für eine effek­ti­ve Inte­gra­ti­on in Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­me. Die Ent­schei­dung über den erfor­der­li­chen Grad der Digi­ta­li­sie­rung muss jedes Unter­neh­men basie­rend auf den indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen tref­fen. Ent­schei­dend für den Erfolg der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on sind eine höhe­re Pro­zess­trans­pa­renz und Effi­zi­enz sowie ver­bes­ser­te Durch­lauf­zei­ten. Oft­mals sind weni­ge Opti­mie­run­gen bestehen­der Doku­men­ten­pro­zes­se nötig, um dies zu errei­chen. Bei HP fol­gen wir den glei­chen Emp­feh­lun­gen, die wir auch Kun­den geben. So las­sen sich Doku­men­te nur dann aus­dru­cken, wenn der Mit­ar­bei­ter sie per Key­card abruft. Dies redu­ziert nicht nur den Papier­ver­brauch, son­dern schützt auch die Ver­trau­lich­keit sen­si­bler Infor­ma­tio­nen. Mana­ged Print Ser­vices (MPS) sor­gen für Just-in-Time-Nach­schub und eine höhe­re Trans­pa­renz hin­sicht­lich gedruck­ter Dokumente.“

Frank Krollpfeiffer, Channel Vertriebsleiter DMS/ECM, Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH.

„Ganz lässt sich das Papier in vie­len Unter­neh­men nicht ver­ban­nen. Poten­zi­al für mehr Digi­ta­li­sie­rung gibt es aber trotz­dem sehr häu­fig. Gewohn­hei­ten, feh­len­de Lösun­gen und papier­ba­sier­te Work­flows sor­gen häu­fig gemein­sam dafür, dass sich ein papier­ar­mes Büro im All­tag nicht durch­set­zen kann. Dabei haben sich in den meis­ten Büros papier­ba­sier­te Rou­ti­nen eta­bliert, die ganz ein­fach durch digi­ta­le Pro­zes­se ersetzt wer­den könn­ten. Es ist durch­aus sinn­voll, in einem ers­ten Schritt die Arbeits­rou­ti­nen zu betrach­ten. Wel­che Doku­men­te eig­nen sich beson­ders dazu, digi­ta­li­siert zu wer­den? Gelingt das, wer­den rei­ne Papier­pro­zes­se immer mehr ver­schwin­den, und es kann noch digi­ta­ler gear­bei­tet wer­den. Unter­neh­men müs­sen die Chan­ce ergrei­fen, ihre doku­men­ten­in­ten­si­ven Pro­zes­se und Work­flows zu über­den­ken und umfas­send – das heißt in allen Unter­neh­mens­be­rei­chen – zu opti­mie­ren, zu auto­ma­ti­sie­ren und zu digi­ta­li­sie­ren. Gera­de für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men, in denen die Digi­ta­li­sie­rung meist neben dem Tages­ge­schäft mit­erle­digt wird, bie­tet Kyo­cera Docu­ment Solu­ti­ons gemein­sam mit sei­nen Part­nern ein umfang­rei­ches Port­fo­lio sowie Know-how.“

Patrick Bischoff, Marketing Director Document Solutions, Canon Deutschland GmbH.

 „Das kom­plett papier­lo­se Büro ist eine erstre­bens­wer­te Ambi­ti­on. Für eine nach­hal­ti­ge Imple­men­tie­rung wer­den mei­nes Erach­tens aller­dings noch ein paar mehr Jah­re ver­ge­hen. Die­se Ambi­ti­on ist jedoch ein groß­ar­ti­ger Trei­ber der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on und hilft bei den nöti­gen Ver­än­de­run­gen in Unter­neh­men, Infor­ma­tio­nen so effi­zi­ent wie mög­lich zu ver­ar­bei­ten. Effi­zi­en­te Doku­men­ten­work­flows schaf­fen nicht nur mehr Fle­xi­bi­li­tät, spa­ren Zeit und Geld, sie sind auch vor dem Hin­ter­grund der öko­lo­gi­schen Dis­kus­si­on eine sehr begrü­ßens­wer­te Ent­wick­lung. Als Lie­fe­rant von Hard- und Soft­ware für den Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess haben wir bei Canon Deutsch­land bereits kon­se­quent umge­stellt und zahl­rei­che Papier­ar­chi­ve und meter­lan­ge Regal­rei­hen zu Guns­ten von licht­durch­flu­te­ten Räum­lich­kei­ten und mehr Platz für den Ein­zel­nen abge­schafft. Wie man die­se Umstel­lung bezüg­lich Pro­dukt­port­fo­lio und Mind­set der Mit­ar­bei­ter schafft, ist heu­te ein Teil unse­res Bera­tungs- und Leis­tungs­an­ge­bots für Unter­neh­men jeder Grö­ße.“ 

Torsten Bechler, Manager Product Marketing, Sharp Business Systems Deutschland.

 „Bereits seit vie­len Jah­ren wird über die Visi­on vom papier­lo­sen Büro dis­ku­tiert. Vor allem in klei­ne­ren und mitt­le­ren Fir­men sind Dru­cken, Kopie­ren und die Abla­ge im Akten­ord­ner aber nach wie vor ein wesent­li­cher Bestand­teil des täg­li­chen Arbeits­ab­laufs. Auch in inno­va­ti­ve­ren Unter­neh­men wird das papier­lo­se Büro wohl noch nir­gend­wo voll­stän­dig umge­setzt. Das hat gute Grün­de. In vie­len Work­flows sind nach wie vor Schrit­te not­wen­dig, für die der­zeit noch kei­ne digi­ta­len Mecha­nis­men zur Ver­fü­gung ste­hen – Bei­spiel Unter­schrif­ten. Zudem lesen vie­le Men­schen Infor­ma­tio­nen auf Papier deut­lich auf­merk­sa­mer als auf dem Bild­schirm. Zusam­men­fas­send lässt sich sagen, dass unse­re heu­ti­ge Infor­ma­ti­ons­welt hybrid ist und sowohl aus digi­ta­len Daten als auch aus Papier­do­ku­men­ten besteht. Die­se Rea­li­tät wird sich auch wei­ter­hin in unse­ren Büros wider­spie­geln. Immer wich­ti­ger wird dabei intel­li­gen­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment, das die­se bei­den Wel­ten zusam­men­führt, frag­men­tier­te Doku­men­ten­um­ge­bun­gen ver­ein­heit­licht und für effi­zi­en­te­re Arbeits­ab­läu­fe sorgt.“

Kay Strucks, Senior Manager Marketing Central Region, Oki Europe Deutschland und Österreich.

„Fest steht: Die Welt ver­än­dert sich rasant und wir uns mit. Das papier­lo­se Büro lässt wei­ter­hin auf sich war­ten, doch der Rea­li­sie­rung sind wir heu­te näher als zuvor. Auch hier füh­ren vie­le klei­ne Schrit­te ans Ziel. Ein Mit­tel­ständ­ler, der seit Lan­gem sei­ne Fir­ma ana­log führt, kann nicht den Schal­ter auf Digi­ta­li­sie­rung umle­gen. Aber er kann sie zur Chef­sa­che machen, damit die Ver­än­de­rung gelingt und sich die Inves­ti­tio­nen amor­ti­sie­ren. Bereits das Equip­ment ist ein wich­ti­ger Hebel: Moder­ne Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me (MFP) ermög­li­chen ein effek­ti­ves Out­put-Manage­ment und hel­fen, Druck­kos­ten zu opti­mie­ren. Auch ein effi­zi­en­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment lässt sich dank geeig­ne­ter Soft­ware damit rea­li­sie­ren. Funk­tio­nen wie geschütz­tes Aus­dru­cken und siche­res Löschen sowie die ver­schlüs­sel­te Über­mitt­lung von Druck­da­ten bie­ten zudem ein effek­ti­ves Sicher­heits­ma­nage­ment. Ein Unter­neh­men, in dem mit Res­sour­cen ver­ant­wort­lich umge­gan­gen wird, kann nur das Ziel jedes Ver­ant­wort­li­chen sein, das gilt natür­lich auch intern für Oki.“