Vor etwa zehn Jah­ren sag­te ihm der Chef eines noch heu­te füh­ren­den Dru­cker­her­stel­lers, das papier­lo­se Büro kom­me so sicher wie die papier­lo­se Toi­let­te, näm­lich nie­mals. Robert Nehring über Visi­on und Wirk­lich­keit des papier­lo­sen Büros.

das Paperlab von Epson

Das Paper­lab von Epson ver­wan­delt bedruck­tes in fri­sches Papier – rein che­misch, ganz ohne den Zusatz von Was­ser. Die Maschi­ne soll ein­mal so klein und erschwing­lich wer­den, dass sie in jedem Büro ein­ge­setzt wer­den kann. Abbil­dung: Epson

Die Visi­on vom papier­lo­sen Büro soll 1973 im Palo Alto Rese­arch Cen­ter vom eins­ti­gen Kopier­rie­sen Xerox for­mu­liert wor­den sein, mit­ten im Sili­con Val­ley. Es heißt, auch Ste­ve Jobs habe sie sehr inspi­rie­rend gefun­den. Der Opti­mis­mus von Xerox reich­te in die­sem Zusam­men­hang übri­gens bis in die letz­ten Jah­re. Noch 2016 pro­gnos­ti­zier­te man, dass 2018 90 Pro­zent aller Büros papier­frei sein wür­den. Vor­her­sa­ge und Rea­li­tät klaf­fen bei die­sem The­ma aber gene­rell weit aus­ein­an­der.

Laut einer 2019 ver­öf­fent­lich­ten Stu­die von Sta­tis­ta im Auf­trag des Dru­cker­her­stel­lers Kyo­ce­ra arbei­ten gera­de ein­mal vier Pro­zent der Büro­an­ge­stell­ten in Deutsch­land und Öster­reich bereits papier­los. Die Mehr­heit der 1.650 Befrag­ten (39 Pro­zent) druckt noch zwi­schen 21 und 100 DIN-A4-Sei­ten in der Woche. 24 Pro­zent dru­cken nur bis zu 20 Sei­ten, aber 31 Pro­zent sogar mehr als 100 Sei­ten.

Fast 50 Jah­re nach ihrer For­mu­lie­rung ist die Visi­on vom papier­lo­sen Büro also noch immer nur eine Idee. Das soll­te uns zu den­ken geben. Denn Aus­dru­cken kos­tet Zeit und Geld, Aus­ge­druck­tes benö­tigt Stau­raum und Digi­ta­les lässt sich nicht nur schnel­ler fin­den, son­dern auch leich­ter tei­len. Aus­dru­cken ver­ur­sacht Papier­stäu­be und mit­un­ter Toner­emis­sio­nen. Für Papier müs­sen Bäu­me gefällt wer­den, so sehr man es auch (che­misch) recy­celt und so gering auch die Gram­ma­tur ist. Zwar sind Bäu­me ein nach­wach­sen­der Roh­stoff, aber das Nach­wach­sen braucht sehr lan­ge Zeit. Und: Aus­dru­cken ist nicht smart. Smart aber, also mög­lichst digi­tal ver­netzt, muss heu­te alles sein, was modern sein will.

Das papier­lo­se Büro wird wohl auch in den nächs­ten Jahr­zehn­ten für vie­le eine Visi­on blei­ben. Aber trotz solch ernüch­tern­der Umfra­gen wie der Kyo­ce­ra-Stu­die gibt es eine kla­re Ten­denz hin zu einem papier­ar­men Büro. Gemes­sen am ste­tig wach­sen­den und dank Digi­ta­li­sie­rung immer leich­ter ver­füg­ba­ren Con­tent fällt der Anteil des­sen, was davon noch aus­ge­druckt wird, bereits seit Jah­ren dras­tisch. Die Anzahl der CEOs aus der Boo­mer-Genera­ti­on, wel­che im ICE die von ihrer Sekre­tä­rin aus­ge­druck­ten E-Mails aus­brei­ten, nimmt augen­schein­lich ab. Welt­weit wur­den 2018 eben­so vie­le E-Mails am Tag wie Brie­fe im gesam­ten Jahr ver­schickt: etwa 228 Mil­li­ar­den. Rech­nun­gen wer­den seit meh­re­ren Jah­ren digi­tal ver­sen­det. Noti­zen wer­den zuneh­mend direkt in den digi­ta­len Doku­men­ten gemacht. Digi­ta­les Signie­ren ist auf dem Vor­marsch. Und die nach­rü­cken­den Genera­tio­nen Y und Z nut­zen bei Mul­ti­funk­ti­ons­dru­ckern längst nur noch die Scan­funk­ti­on.

Wenn end­lich die Finanz­äm­ter aller Bun­des­län­der erklä­ren wür­den, dass Rech­nun­gen nicht mehr zehn Jah­re in Papier­form auf­be­wahrt wer­den müs­sen, und wenn deut­sche Behör­den end­lich dar­auf ver­zich­ten wür­den, brief­ba­siert zu kom­mu­ni­zie­ren, dann könn­te viel­leicht ein­mal ein gro­ßer Schritt in die rich­ti­ge Rich­tung gemacht wer­den. Aber das kann hier­zu­lan­de natür­lich auch noch ein­mal 50 Jah­re dau­ern.

Die Druck- und die Papier­bran­che ver­wei­sen immer wie­der auf rela­tiv sta­bi­le Papier­ver­brauchs­zah­len in Deutsch­land. Dabei wird aber hier und da unter­schla­gen, dass dies vor allem an Zuwäch­sen bei Ver­pa­ckungs­ma­te­ri­al und Hygie­ne­pa­pier liegt. Und bei den kom­mu­ni­zier­ten Umsatz­zah­len ist zu berück­sich­ti­gen, dass es in den letz­ten Jah­ren deut­li­che Preis­er­hö­hun­gen gege­ben hat.

Die Büro-Indus­tri­en haben die Ent­wick­lung zu einem papier­är­me­ren Büro schon lan­ge erkannt. Dru­cker­her­stel­ler sind zu Docu­ment-Solu­ti­ons-Exper­ten gewor­den, die auch digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment anbie­ten. Her­stel­ler von Stau­raum­mö­beln set­zen ver­mehrt auf akus­tisch wirk­sa­me Trenn­wän­de. Und tra­di­tio­nel­le Büro­be­darfs­an­bie­ter ver­su­chen, mit Leuch­ten, Luft­rei­ni­gern und Möbeln in ande­re Seg­men­te vor­zu­drin­gen.

Es gibt kei­nen Grund, Papier im Büro zu ver­teu­feln. Genau­so wenig wie das gute alte Buch aus Papier. Was man Schwarz auf Weiß besitzt, darf man – wie es so schön heißt – getrost nach Hau­se tra­gen, weil es etwas Wer­ti­ges dar­stellt. Sei­ne Hap­tik ver­leiht Papier etwas Blei­ben­des, Beson­de­res. Eini­gen gelingt es auf Papier bes­ser, Recht­schreib­feh­ler zu fin­den. Und so wei­ter. Den­noch den­ke ich, dass es an der Zeit ist, sei­nen Papier­kon­sum wirk­lich ein­mal zu über­den­ken. Seit wir vor vie­len Jah­ren „Think befo­re you print“ in unse­re E-Mail-Signa­tu­ren geschrie­ben haben, ist offen­bar nicht genug pas­siert.