Auf Reisen verliert man oft wertvolle Arbeitszeit. Der Geschäftsreise-Experte Comtravo erläutert, was Sie tun können, um auch auf dem Business-Trip viel zu schaffen. Acht Tipps.
Work to go: Mit dem Laptop lässt sich auch während der Dienstreise gut arbeiten. Abbildung: Pexels
#1 Gutes Reisemanagement
Mit den richtigen Apps (zum Beispiel von Lufthansa und British Airways) oder der Unterstützung von modernen Reiseanbietern wird verhindert, unzählige Optionen und Angebote durchzugehen. Durch moderne Technik werden gezielt die am besten passenden Angebote gefiltert und vorgeschlagen.
#2 Apps, die Zeit sparen
Die Flio-Flughafen-App liefert für alle Flughäfen nützliche Informationen: Wie geht es am schnellsten zum Gate, zum WC, in die City oder zu einem passenden Restaurant. Außerdem bietet die App Zugang zu kostenlosem WLAN und hilfreiche Reisetipps. Mit den Maps.me-Offline-Karten ist schnelle Orientierung weltweit garantiert. Eine Dolmetscher-App hilft bei Verständigungsschwierigkeiten.
#3 Passende Verkehrsmittel
Es lohnt sich, Zusatzleistungen wie einen „Schnellen Check-in“, „Priority Boarding“ oder Sitzplatzreservierungen zu buchen. Im Verkehrsmittel selbst sollte ebenfalls alles in Anspruch genommen werden, was einer entspannten Arbeitsatmosphäre dient, seien es Sitze mit mehr Beinfreiheit oder ein ruhiger Platz an einem Tisch in der ersten Klasse im Zug.
#4 Technik für die Reise
Smartphone, Laptop oder Tablet sind unabdingbar. Firmen sollten ihre Mitarbeiter fragen, was diese unterwegs benötigen und sie entsprechend ausstatten. Es kann auch sinnvoll sein, ein spezielles Business-Hotel zu buchen, in dem eine Office-Basisausstattung mit Drucker etc. genutzt werden kann. Manchmal gibt es sogar einen hoteleigenen Sekretariatsservice.
#5 Internet unterwegs
Es muss gewährleistet sein, dass der Reisende trotz eventueller Zusatzkosten immer online ist. Technisch ist das auch unterwegs möglich: Es gibt Internet in Zügen, Reisebussen und sogar im Flugzeug. Bei der Hotelbuchung sollte immer auf kostenloses WLAN geachtet werden.
#6 Zusatzleistungen
Zufriedene Mitarbeiter sind motivierter und oft auch produktiver. Es lohnt sich deshalb, in ein hochwertigeres, zentral liegendes Hotel zu investieren, das ein gutes Verpflegungsangebot hat und ein Fitnessstudio oder einen Wellnessbereich bietet.
#7 Abwesenheit organisieren
Die Abwesenheit von Mitarbeitern sollte gut geplant werden. Dementsprechend ist frühzeitig ein Vertreter zu bestimmen, der alle notwendigen Vollmachten und Zugangsdaten erhält, damit das Geschäft ohne Probleme weitergehen kann. Zudem sollten die Angestellten darüber informiert werden, wie die Reisenden im Notfall erreichbar sind.
#8 Nach der Reise
Mit Abrechnungs-Tools wie Expensify lässt sich Zeit sparen. Statt alle Belege zu sammeln und dann einzuscannen, kann man die Belege direkt mit dem Handy fotografieren und hochladen. Die nächste Stufe der Automatisierung ist die Nutzung eines Tools, das die Zahlung durch Kostenübernahme komplett übernimmt. Hotel- und Transportkosten werden dabei über einen Anbieter gezahlt.
