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paperworld 29.1.-1.2.2022 FRANKFURT/MAIN, LET'S TALK NEW WORK! The visionary office.

Wie intelligente Dokumente Prozesse effektiver machen

Bereits in den 1970er-Jah­ren began­nen die Men­schen, vom papier­lo­sen Büro zu träu­men. Doch selbst jetzt, in den durch­op­ti­mier­ten Arbeits­me­tho­den des 21. Jahr­hun­derts, ist Papier nicht voll­stän­dig weg­zu­den­ken, weiß Myr­ko Rudolph, Geschäfts­füh­rer der Exap­tu­re GmbH.

Das Dokument selbst wird zum intelligenten Teil des gesamten Prozesses. Abbildung: Dirk Pagels, Exapture GmbH

Das Doku­ment selbst wird zum intel­li­gen­ten Teil des gesam­ten Pro­zes­ses. Abbil­dung: Dirk Pagels, Exap­tu­re GmbH

Schon allein auf­grund gesetz­li­cher Vor­ga­ben, aber auch oft genug wegen der bes­se­ren Hand­ha­bung benö­ti­gen Unter­neh­men immer noch Aus­dru­cke ver­schie­dens­ter Art. Die gro­ße Auf­ga­be besteht dar­in, die­se wie­der in digi­ta­le Pro­zes­se zu über­füh­ren. Als Schnitt­stel­le zwi­schen der ana­lo­gen Welt und jener aus Ein­sen und Nul­len die­nen Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te (MFP), die aus­ge­stat­tet mit intel­li­gen­ten Scan­lö­sun­gen eine rei­bungs­lo­se Wei­ter­ver­ar­bei­tung gewähr­leis­ten können.

Automatisierungsgrad in unternehmenseigener Hand

Papier wie­der in die Digi­ta­li­tät zu über­füh­ren, ver­ein­facht die all­täg­li­che Arbeit oft schon erheb­lich. Soll­te der Pro­zess, der hin­ter dem eigent­li­chen Scan­vor­gang steht, jedoch kom­ple­xer aus­fal­len, set­zen Unter­neh­men häu­fig immer noch auf den mensch­li­chen Fak­tor – bei der Sor­tie­rung und Abla­ge der Dokumente.

Solan­ge wei­ter­füh­ren­de Pro­zes­se stets fest­ge­leg­ten Regeln fol­gen, las­sen sie sich auto­ma­ti­sie­ren. Dies gelingt durch die direk­te Mit­ein­be­zie­hung der Doku­men­te selbst: Haus­in­ter­ne und somit selbst erstell­te Papie­re las­sen sich nach Belie­ben modi­fi­zie­ren und bei­spiels­wei­se mit Bar­codes aus­stat­ten – Grad und Art der Auto­ma­ti­sie­rung lie­gen voll­ends in der eige­nen Hand.

Digitale Intelligenz mit Barcode und Scansoftware

Intel­li­gen­te Soft­ware liest die­se Bar­codes bereits im Scan­vor­gang aus und führt dar­in ent­hal­te­ne Befeh­le nach zuvor fest­ge­leg­ten Regeln aus. Mit der Ser­vice­sta­ti­on MFP als Tool legt sich das intel­li­gen­te Doku­ment qua­si eigen­stän­dig an der rich­ti­gen Stel­le im jewei­li­gen Sys­tem ab oder begibt sich in die Ver­ar­bei­tung durch wei­ter­füh­ren­de Pro­zes­se. Digi­ta­li­sie­rung, Benen­nung und Archi­vie­rung bzw. Wei­ter­ver­ar­bei­tung las­sen sich so in einem ein­zi­gen auto­ma­ti­sier­ten Schritt zusammenfassen.

Mit der auto­ma­ti­sier­ten Wei­ter­ver­ar­bei­tung ent­le­di­gen sich Unter­neh­men nicht nur zeit­in­ten­si­ver Auf­ga­ben, son­dern auch gro­ßer Feh­ler­quel­len. Bei der größ­ten han­delt es sich immer noch um den Fak­tor Mensch. Egal wie kom­plex die Auf­ga­ben aus­fal­len, vor die die Soft­ware gestellt wird: Solan­ge sie einem kla­ren Mus­ter fol­gen, lässt sich die Soft­ware – getrig­gert durch den Befehl auf dem intel­li­gen­ten Doku­ment – zu jeder noch so kom­pli­zier­ten Hand­lung im Rah­men der IT-gege­be­nen Para­me­ter programmieren.

Menschlicher Part bleibt unverzichtbar

Den Men­schen voll­stän­dig zu erset­zen, ver­mag aller­dings weder die bes­te Soft­ware noch das intel­li­gen­tes­te Doku­ment. Spon­ta­ne, abge­wo­ge­ne Ent­schei­dun­gen trifft das mensch­li­che Gehirn immer noch unein­ge­schränkt am bes­ten. Das Ziel, die­se Fähig­keit im vol­len Umfang zu adap­tie­ren oder zu emu­lie­ren, liegt noch in wei­ter Ferne.

Soft­ware­lö­sun­gen im Scan­be­reich die­nen in Kom­bi­na­ti­on mit der pas­sen­den Hard­ware und den nach eige­nen Anfor­de­run­gen erstell­ten intel­li­gen­ten Doku­men­ten vor allem der Erleich­te­rung, weni­ger als Ersatz. In fast jedem Pro­zess ste­cken Poten­zia­le zur Ver­bes­se­rung. Mit der direk­ten Ein­be­zie­hung von Doku­men­ten in die all­täg­li­chen Abläu­fe haben wir zumin­dest einen wei­te­ren blin­den Fleck erschlossen.

Myrko Rudolph, Geschäftsführer der Exapture GmbH. Abbildung: Exapture GmbH

Myr­ko Rudolph,

Geschäfts­füh­rer,
exap­tu­re GmbH.

exapture.de

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