Nur noch weni­ger als die Hälf­te der Arbeits­zeit von Büro­mit­ar­bei­tern besteht aus kon­zen­trier­ter Ein­zel­ar­beit am Schreib­tisch. Kom­mu­ni­ka­ti­ve Tätig­kei­ten machen mitt­ler­wei­le ins­ge­samt den grö­ße­ren Anteil des Arbeits­ta­ges aus. Ent­spre­chend wich­tig sei­en Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­rei­che in Büros, betont der Indus­trie­ver­band Büro und Arbeits­welt (IBA).

Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zo­nen bie­ten Raum für Aus­tausch und Krea­ti­vi­tät. Abbil­dung: IBA/Carsten Lerp

Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zo­nen ermög­li­chen spon­ta­ne Mee­tings in klei­ner Run­de. Abbil­dung: IBA/Carsten Lerp

Indi­vi­du­el­le Raum­ge­stal­tung lässt auch klei­ne­re Räu­me zu Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zo­nen wer­den. Abbil­dung: IBA/Carsten Lerp

Aktu­ell ent­fal­len 47 Pro­zent der Arbeits­zeit von Büro­mit­ar­bei­tern auf kon­zen­trier­te Ein­zel­ar­beit wie Nach­den­ken, Schrei­ben oder Pro­ble­me lösen. Dem­ge­gen­über neh­men kom­mu­ni­ka­ti­ve Tätig­kei­ten wie Team- und Pro­jekt­ar­beit (35 Pro­zent), das infor­mel­le Netz­wer­ken mit Kol­le­gen (acht Pro­zent) und inter­ne Abstim­mun­gen und Prä­sen­ta­tio­nen (fünf Pro­zent) ins­ge­samt den grö­ße­ren Anteil der Arbeits­zeit ein. Doch – so der IBA – sei Kom­mu­ni­ka­ti­on nicht gleich Kom­mu­ni­ka­ti­on. Je nach­dem, ob ein Raum bzw. eine Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zo­ne für Bespre­chun­gen, Work­shops, kur­ze Abstim­mun­gen, Schu­lun­gen oder ande­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­for­men genutzt wer­de, könn­ten sich ganz unter­schied­li­che Anfor­de­run­gen an Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­rei­che in Büros erge­ben: „Team- und Pro­jekt­ar­beit ist die dyna­mischs­te und viel­fäl­tigs­te Form der New Work. Ent­spre­chend varia­bel müs­sen auch die Raum­kon­zep­te sein“, so Tho­mas Jün­ger, Geschäfts­füh­rer des IBA.

Neue Ideen durch neue Räume

Hin­zu kom­me, dass unter­schied­li­che Raum­kon­stel­la­tio­nen auch die Krea­ti­vi­tät im Team för­dern könn­ten: „Wer sich in den immer glei­chen räum­li­chen Kon­stel­la­tio­nen trifft, neigt auch dazu, in immer glei­che Rol­len­mo­del­le zu ver­fal­len. Eine ande­re Anord­nung von Tischen und Stüh­len oder deren Ersatz durch Steh­ti­sche, Ses­sel oder Hocker ist daher eine gute Metho­de, um fest­ge­fah­re­ne Bespre­chun­gen und Rol­len­mo­del­le auf­zu­bre­chen“, so Jün­ger. Vor die­sem Hin­ter­grund erwä­gen immer mehr Unter­neh­men – so eine Stu­die des Fraun­ho­fer Insti­tuts für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­ti­on (IAO) –, ihren Mit­ar­bei­tern durch Anmie­tung von Cowor­king-Flä­chen geeig­ne­te Räu­me für Pro­jekt- und Team­ar­beit zur Ver­fü­gung zu stel­len, wovon sie sich unter ande­rem einen Moti­va­ti­ons­schub ver­spre­chen.

Unterschiedliche Kommunikationsbereiche in Büros fördern Kreativität

Hier emp­fiehlt der IBA jedoch, gleich­zei­tig die im eige­nen Gebäu­de vor­han­de­nen Mög­lich­kei­ten zu prü­fen: „Wenn der Platz für unter­schied­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zo­nen fehlt, las­sen sich oft auch Berei­che ein­rich­ten, die sich mit weni­gen Mit­teln umge­stal­ten und fle­xi­bel ein­rich­ten las­sen“, rät Tho­mas Jün­ger. Vor der bewuss­ten Gestal­tung von Räu­men ste­he daher die Ana­ly­se:

  • Wie sol­len die Räu­me genutzt wer­den?
  • Wie vie­le Per­so­nen wer­den die Räu­me nut­zen?
  • Wie sol­len die­se mit­ein­an­der inter­agie­ren?

Die Anfor­de­run­gen an Sitz- und Steh­ge­le­gen­hei­ten, Licht­ver­hält­nis­se, Akus­tik und Medi­en­tech­nik sei­en aber je nach Kom­mu­ni­ka­ti­ons- bzw. Lern­form sehr unter­schied­lich.

Checkliste für detaillierten Soll-/Ist-Abgleich

Um den Ver­ant­wort­li­chen in Unter­neh­men vor die­sem Hin­ter­grund eine sehr bedarfs­ori­en­tier­te Arbeits­hil­fe an die Hand zu geben, haben die Büro­ex­per­ten des IBA eine Check­lis­te ent­wi­ckelt. Mit ihr lässt sich die Raum­ge­stal­tung und -aus­stat­tung auf die indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen abstim­men.

Unter­neh­men, die ent­spre­chen­de Berei­che für Team- und Pro­jekt­ar­beit sowie Koor­di­na­ti­on und Prä­sen­ta­tio­nen neu pla­nen oder bestehen­de auf neue Anfor­de­run­gen hin umge­stal­ten möch­ten, kön­nen die Pla­nung auf die­ser Basis sehr sys­te­ma­tisch vor­neh­men. Hier­für erfolgt ein struk­tu­rier­ter Soll-/Ist-Abgleich bei

  • Sitz­ge­le­gen­hei­ten,
  • Mög­lich­kei­ten, Bespre­chun­gen im Ste­hen abzu­hal­ten,
  • Bewe­gungs­zo­nen und fle­xi­bler Anpass­bar­keit,
  • Licht­ver­hält­nis­sen und Beleuch­tung,
  • Akus­tik und Schall­däm­mung zu ande­ren Berei­chen,
  • Tem­pe­ra­tur­re­gu­lie­rung und
  • Prä­sen­ta­ti­ons- und IT-Tech­nik inklu­si­ve Video­kon­fe­ren­zen.

Unterstützung durch Quality-Office-Fachberater

Je nach­dem, ob ein Raum für Bespre­chun­gen, Schu­lun­gen, Work­shops, infor­mel­le Bespre­chun­gen oder den Emp­fang von Gäs­ten genutzt wer­den soll, ergibt sich über einen detail­lier­ten Soll-Ist-Abgleich je Ein­satz­be­reich eine bedarfs­ori­en­tier­te Pla­nungs­hil­fe bei Raum­ge­stal­tung und -aus­stat­tung. Die aus­ge­füll­te Check­lis­te kann als PDF abge­spei­chert bzw. aus­ge­druckt wer­den, um anschlie­ßend als Grund­la­ge für ein Bera­tungs­ge­spräch mit einem Büro­ein­rich­tungs­spe­zia­lis­ten zu die­nen. Mög­li­che Anlauf­stel­len sind bei­spiels­wei­se zer­ti­fi­zier­te Qua­li­ty-Office-Fach­be­ra­ter. Bun­des­weit sind dies rund 360 Exper­ten bei Fach­händ­lern, Bera­tungs­un­ter­neh­men und Her­stel­lern. Für die Flä­chen­pla­nung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­rei­che gibt es zudem beim IBA detail­lier­te Arbeits­hil­fen.