Was das Gegen­über sagt und was es tat­säch­lich meint, sind nicht immer das­sel­be. Ste­fan Häse­li kari­kiert im ers­ten Teil sei­ner Kolum­ne die Pro­ble­me des Hörens, Ver­ste­hens und Umset­zens von Maß­nah­men in Mee­tings. Vor­hang auf für Han­nes.

Die Bürokommunikation hat eigene Regeln und Gesetze. Abbildung: Pixabay

Die Büro­kom­mu­ni­ka­ti­on hat eige­ne Regeln und Geset­ze. Abbil­dung: Pixabay

Mon­tag­mor­gen, 8 Uhr. Han­nes berei­tet sich auf die Geschäfts­lei­tungs­sit­zung vor. Ein wöchent­li­ches Ritu­al. Beginn 8:30 Uhr, Kaf­fee um 10 Uhr. Letz­te­rer wird wegen der über­frach­te­ten Tages­ord­nung jeweils spon­tan gestri­chen. Offi­zi­el­ler Schluss 11:45 Uhr, fak­tisch nie vor 12:30 Uhr. Des­halb geneh­migt Han­nes sich den Kaf­fee pro­phy­lak­tisch.

Traumjob Protokoll schreiben

Mit­ten in den Vor­be­rei­tun­gen klin­gelt sein Han­dy. Sein Chef sucht ihn: „Könn­test du heu­te das Pro­to­koll der Sit­zung füh­ren? Weil du weni­ge Tages­ord­nungs­punk­te hast, möch­te ich dir die­se wich­ti­ge Auf­ga­be über­tra­gen. Du weißt doch, der Pro­to­koll­füh­rer ist die wich­tigs­te Per­son – neben dem Chef.“ „Mach ich“, gibt Han­nes zurück und denkt: „Von wegen die wich­tigs­te Per­son – eine plum­pe Schmei­che­lei.“

Immer nach der Tagesordnung

Der Chef eröff­net: „Ich möch­te euch alle herz­lich begrü­ßen.“ Han­nes schreibt mit und stol­pert über das Wort „möch­te“. War­um „möch­te“? Er könn­te es ein­fach tun. „Wir haben heu­te eine sport­li­che Tages­ord­nungs­lis­te.“ Der Spruch ist immer der­sel­be, genau­so wie das Lachen aller. Dann prä­sen­tiert der Ver­kaufs­lei­ter die Ver­kaufs­zah­len der ver­gan­ge­nen Woche. „War­um habt ihr nicht mehr Gas gege­ben?“, fragt der Chef. Der Ver­kaufs­lei­ter: „Die Markt­si­tua­ti­on ist schwie­rig. Die Mit­be­wer­ber pro­du­zie­ren fast aus­schließ­lich in Chi­na und haben bes­se­re Prei­se.“ Der Pro­duk­ti­ons­lei­ter rutscht auf sei­nem Stuhl hin und her: „Wir arbei­ten bereits mit den Kos­ten am unte­ren Limit. Ich kann nicht akzep­tie­ren, dass wir an den schlech­ten Ver­kaufs­zah­len schuld sind.“ Der Chef greift ein: „Man müss­te halt schau­en, wo wir Opti­mie­rungs­mög­lich­kei­ten haben, damit wir kos­ten­mä­ßig wie­der kon­kur­renz­fä­hi­ger wer­den.“ Han­nes pro­to­kol­liert, bis ihn der Aus­druck „Man müss­te halt“ sto­cken lässt. In sei­nem Pro­to­koll fehlt, wer was bis wann macht. Alles nicht mehr als Absichts­er­klä­run­gen.

Die zweite Halbzeit

Man ist bereits jetzt im Ver­zug. Der Chef schlägt vor, aus­nahms­wei­se auf die Kaf­fee­pau­se zu ver­zich­ten. „Kein Pro­blem“, hallt es aus der Run­de. Der HR-Lei­ter gibt zu beden­ken, dass man auch eine ganz­tä­gi­ge Sit­zung pla­nen könn­te, um den Auf­ga­ben­berg abzu­bau­en. „Gute Idee“, ist das Echo. Der Chef prä­zi­siert: „Das soll­ten wir ange­hen.“ Han­nes über­legt: „Absichts­er­klä­rung oder Ziel?“ Dabei beob­ach­tet er, wie eini­ge am Tablet mit­schrei­ben. Spä­ter, in sei­nem Büro, wird er E-Mails von Kol­le­gen erhal­ten, die sie am Vor­mit­tag geschrie­ben haben. Das lässt sich gut getarnt erle­di­gen. Noch ein paar Mal erwischt sich Han­nes beim Gedan­ken „Absichts­er­klä­rung“. Er macht sich einen Sport dar­aus, Wen­dun­gen wie „man soll­te“ oder „man müss­te“ zu zäh­len. Nach vier Stun­den kommt der Chef zum Schluss. Es ist 12:45 Uhr, und der Chef ver­ab­schie­det sich: „Ich möch­te mich herz­lich bei Ihnen bedan­ken.“ – Die letz­te Absichts­er­klä­rung des Vor­mit­tags.

 

Ste­fan Häse­li ist Autor, Trai­ner
und gefrag­ter Key­note-Speaker.
Außer­dem ist er Grün­der
und Inha­ber der
Ate­lier Coa­ching & Trai­ning AG.