Korrespondenz: Das Sandwich-Prinzip

Die Schreib­trai­ne­rin Astrid Rust ver­rät an die­ser Stel­le Knif­fe zu Recht­schrei­bung und Kor­re­spon­denz. Der elf­te Teil der Serie beschäf­tigt sich mit dem idea­len Auf­bau einer Nachricht. 

Wie bau­en Sie Ihre idea­le Nach­richt auf? Hier unser Tipp: Stel­len Sie sich einen Ham­bur­ger vor, der aus einem Boden, aus unter­schied­li­chen Zuta­ten für den Belag sowie einem Deckel besteht.

Die Einleitung

Mit dem Bröt­chen­bo­den kön­nen Sie zei­gen, dass Sie wirk­lich den Emp­fän­ger mei­nen: Er ist der Ange­spro­che­ne, es geht um Sei­ne Sache. Das schaf­fen Sie am bes­ten mit einer per­sön­li­chen Anre­de und der Sie-Tas­te im ers­ten Satz.

Der Klas­si­ker unter den Anre­den ist natür­lich „Sehr geehrte/r …“. Die­se Anre­de kön­nen Sie nach wie vor benut­zen, vor allem in Brie­fen. Auch in Mails ist sie rich­tig, wenn Sie Ihren Emp­fän­ger noch nicht ken­nen. Spä­ter kön­nen Sie Ihre Anre­den variieren:

• Guten Mor­gen, (sehr geehr­ter) Herr ...
• Guten Tag, (lie­be) Frau ...
• Hal­lo ...
• Lie­be Frau …

Es gibt hier kei­ne Stan­dard­re­gel. Wich­tig ist, dass die Anre­de zu Ihnen und Ihrem Unter­neh­men passt.

Wie begin­ne ich nur mei­nen Brief? Die­se Fra­ge stel­len sich oft vie­le – dabei ist es ganz ein­fach! Frü­her hat man im ers­ten Satz Bezug auf den Betreff genom­men und ihn noch ein­mal wie­der­holt. Ver­zich­ten Sie auf eine Wie­der­ho­lung des Betreffs:

• wir neh­men Bezug auf Ihr Schrei­ben vom ... 

Den Bezug schrei­ben Sie nur im Betreff. Der Emp­fän­ger hat den Brief selbst geschrie­ben und weiß, wor­um es geht! Gehen Sie statt dem Bezug direkt in „Bezie­hung“ zum Emp­fän­ger. Wie geht das am ein­fachs­ten? Mit einem Dank:

• vie­len Dank für Ihre Nachricht/Ihre Frage/Ihr Interesse … 

Sie wis­sen nicht, ob man „in Bezug“ oder „in bezug“ schreibt? Sie sind sich unsi­cher, ob „bezug­neh­mend“ oder „Bezug neh­mend“ rich­tig ist? Egal – Sie müs­sen es nicht mehr wis­sen. Sie schrei­ben kein „bezüg­lich, in Bezug, Bezug neh­mend“ mehr! Es ist logisch, dass Sie sich in Ihrer Nach­richt auf den Betreff bezie­hen und auf nichts ande­res – sonst wäre es eine Themaverfehlung:

• Bezüglich/Bezug neh­mend auf Ihr Schrei­ben vom ... tei­len wir Ihnen mit, dass wir mit Ihrem Vor­schlag ein­ver­stan­den sind. 

Sie nen­nen den Bezug im Betreff und schrei­ben einfach:

• vie­len Dank für Ihre Anregung(en). Wir sind mir Ihrem Vor­schlag einverstanden. 

Übri­gens: Die Abkür­zun­gen „o. g.“ oder „o. a.“ brau­chen Sie auch nicht mehr. Ihre Nach­richt geht um das, was Sie oben im Betreff ange­ge­ben haben.

Wie­der­ho­len Sie nicht, was Ihnen der Schrei­ber in sei­nem Brief geschrie­ben hat – auch dar­an kann er sich nor­ma­ler­wei­se erinnern:

• wir bezie­hen uns auf Ihr Schrei­ben vom ..., in dem Sie uns mit­tei­len, dass ...

Auch hier wirkt ein Dank viel persönlicher:

• vie­len Dank für Ihr Schrei­ben. Gern ...

Ver­zich­ten Sie auf Flos­keln als Ein­lei­tung und schrei­ben nicht mehr:

• hiermit/mit die­sem Schrei­ben erhal­ten Sie das gewünsch­te Angebot. 

Wäh­len Sie einen ser­vice­ori­en­tier­ten Anfang:

• wie gewünscht/gern/wie ver­ein­bart bestä­ti­gen wir ...

Grund­sätz­lich lie­gen Sie in der Ein­lei­tung mit dem Sie-Stil immer rich­tig. Er garan­tiert am bes­ten „Ja, ich bin ange­spro­chen. Es geht wirk­lich um mich“:

• vie­len Dank für Ihre schnel­le Hilfe/Antwort/Reaktion auf unse­re Anfrage
• dan­ke für das freundliche/informative Gespräch
• vie­len Dank für Ihr …

Schrei­ben Sie „von Mensch zu Mensch“! Spre­chen Sie mit Ihrem Adres­sa­ten und ver­ste­cken Sie sich nicht hin­ter einer anony­men, unper­sön­li­chen Sprache.

Wenn Sie etwas von ihm wol­len, sagen Sie es ihm direkt:

• Uns fehlt noch … 
• Wir benö­ti­gen noch Ihre Unter­la­gen zu …
• Haben Sie unser Schrei­ben erhal­ten? - Wir war­ten immer noch drin­gend auf…,

Set­zen Sie dem Emp­fän­ger– höf­lich - eine ange­mes­se­ne Frist. Nen­nen Sie ihm dabei ein kon­kre­tes Datum und kein „bald­mög­lichst“:

• Bit­te sen­den Sie uns die Unter­la­gen bis ...
  

Der Mittelteil

Die ein­zel­ne Zuta­ten im Mit­tel­teil for­mu­lie­ren Sie mög­lichst sach­ori­en­tiert, aber den­noch ver­ständ­lich, gut for­mu­liert und ser­vice­ori­en­tiert. Wie das geht, sehen Sie unse­rem nächs­ten Kapi­tel „Sprach­stil-Update“.

Die Ausleitung

Der Bröt­chen­de­ckel, den Sie am Ende auf Ihr Sand­wich legen, soll wie­der einen per­sön­li­chen Bezug haben. Des­halb benut­zen Sie posi­ti­ve und freund­li­che Schluss­sät­ze, die den Emp­fän­ger direkt anspre­chen und nicht mit alten Flos­keln behaf­tet sind.

Hier ist am wich­tigs­ten: Strei­chen Sie den Klassiker:

• Bei Rück­fra­gen ste­hen wir Ihnen gern zur Ver­fü­gung und verbleiben …

Es gibt vie­le ande­re Mög­lich­kei­ten, den Schluss­satz kun­den­freund­lich und ser­vice­ori­en­tiert zu gestalten:

• Haben Sie noch Fra­gen? Rufen Sie ein­fach an/Wir freu­en uns auf Ihren Anruf.
• Bei Fra­gen sind wir gern für Sie da.
• Wenn Sie wei­te­re Infor­ma­tio­nen wün­schen, spre­chen Sie uns an. Wir beant­wor­ten Ihre Fra­gen gern./Für Ihre Fra­gen neh­men wir uns gern Zeit.

Wecken Sie posi­ti­ve Gefüh­le mit ein­la­den­den Schlusssätzen!

„… und ver­blei­ben mit freund­li­chen Grü­ßen“ – auch die­se For­mel gilt heu­te nicht mehr. Sie sen­den direkt:

• Freund­li­che Grüße
• Herz­li­che Grüße
• Vie­le Grüße
• Bes­te Grüße

Sen­den Sie Grü­ße aus Ihrer Stadt oder in die Stadt des Empfängers:

• Freund­li­che Grü­ße aus …
• Nach ... grüßt freundlich

Sie kön­nen jah­res­zeit­li­che Grü­ße sen­den oder das aktu­el­le Wet­ter durchgeben:

• Bun­te Herbstgrüße
• Grü­ße aus dem (heu­te) sonnigen ...

Ihrer Krea­ti­vi­tät sind kei­ne Gren­zen gesetzt. Auch hier ist nur wich­tig, dass der Gruß zu Ihnen und zum Unter­neh­men passt.

Anlagen

bie­ten Sie eben­falls Sie-ori­en­tiert an.

Bei Brie­fen müs­sen Sie im Text nicht unbe­dingt dar­auf hin­wei­sen, es reicht, wenn Sie unten „Anla­ge“ vermerken.

Bei der E-Mail ist es ein biss­chen anders. Sicher pas­siert es Ihnen auch immer wie­der, sich auf einen Anhang zu beru­fen, dann aber zu ver­ges­sen, ihn anzu­hän­gen. Um das zu ver­mei­den, kün­di­gen Sie ihn am bes­ten immer an – ver­mei­den dabei aber am bes­ten das alte „anbei“:

• Im Anhang fin­den Sie/sende ich Ihnen …
• Mit die­ser E-Mail erhal­ten Sie …

Mit die­sen Sät­zen am Anfang und Ende zei­gen Sie Ihrem Leser Ihre Wert­schät­zung und machen ihm Appe­tit auf mehr. Beim nächs­ten Mal schau­en uns an, wie wir auch unse­re Sand­wich-Zuta­ten geschmack­voll prä­sen­tie­ren können.

Astrid Rust, Trai­ne­rin für neue Recht­schrei­bung und moder­ne Korrespondenz. www.deutschplus.de