Rechtschreibung: Die Empfehlungen der DIN 5008

Die Schreibtrainerin Astrid Rust verrät an dieser Stelle Kniffe zu Rechtschreibung und Korrespondenz. Der neunte Teil der Serie beschäftigt sich mit den Empfehlungen der DIN 5008.

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Heute kümmern wir uns noch einmal um die formelle Seite unserer Texte: Die Rechtschreibung und Zeichensetzung haben wir erfolgreich hinter uns gebracht, jetzt geht es um weitere Formalien – um die DIN 5008. Handelt es sich hier um Regeln, Vorschriften oder Empfehlungen? Ich bevorzuge „Empfehlungen“ – wir können uns danach richten, weil sie uns den Büroalltag erleichtern; manchmal ist es aber einfacher, interne Abläufe so zu gestalten, dass es eigentlich gegen die DIN 5008 ist – das ist auch in Ordnung. Wichtig ist, dass wir uns unsere Arbeit einfach – und dennoch richtig – gestalten können.

Die DIN 5008 von A bis Z

A: Anschriften und Anreden gemäß DIN 5008

Die Rücksendeangabe in dem entsprechenden Feld schreiben Sie in einer Schriftgröße von acht Punkt. Sie hat eine kleinere Schrift als die übrigen Angaben im Anschriftfeld. In Ausnahmefällen verwenden Sie die Sechs-Punkt-Schrift als Mindestschriftgröße.

Wenn Sie für die Anschrift mehr als drei Zeilen in der Zusatz- und Vermerkzone und mehr als sechs Zeilen in der Anschriftzone benötigen, dürfen Sie auch den Platz der jeweils anderen Zone nutzen. Sollte der Platz nicht ausreichen, reduzieren Sie die Schriftgröße. Acht Punkt dürfen Sie aber nicht unterschreiten. Bei kleineren Schriftgrößen als zehn Punkt bevorzugen Sie serifenlose Schriften, zum Beispiel Arial oder Verdana.

Rücksendeangabe und Zusatz- und Vermerkzone können auch eine Zone bilden, die aus fünf Zeilen besteht. Das Anschriftfeld besteht dann aus elf Zeilen und ist 45 mm hoch.

Die Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe nimmt neben den elektronischen Freimachungsvermerken, Produkten (zum Beispiel: Einschreiben, Einschreiben Einwurf, Einschreiben Rückschein, Infobrief) und Vorausverfügungen auch die Rücksendeangabe (früher Postanschrift des Absenders) auf. Ist kein Zusatz oder Vermerk aufzunehmen, steht die Rücksendeangabe in der ersten Zeile der Zusatz- und Vermerkzone. Sind mehrere Zusätze oder Vermerke aufzunehmen, verwenden Sie von unten nach oben die Zeilen eins bis fünf.

Die Angaben in dieser Zone schreiben Sie in einer Schriftgröße von acht Punkt. Die Rücksendeangabe behandeln Sie wie die übrigen Zusätze oder Vermerke.

Schreibt man in der Anschrift „Herrn Peter Müller“, oder reicht „Herr Peter Müller“?

Richtig ist „Herrn“. Das n ist obligatorisch. Es handelt sich um einen Akkusativ (an wen schicke ich?), deshalb muss das n angehängt werden. Denkbar ist auch, dass Sie auf den Herrn oder die Frau in der Anschrift verzichten. Aus den meisten Vornamen ist schließlich zu erkennen, ob es sich um einen Herrn oder eine Dame handelt. Um aber sicherzugehen, dass Sie niemandem auf die Füße treten, empfehlen wir dennoch, nicht auf Frau oder Herrn zu verzichten. Ausnahme: Sie kommunizieren mit jemandem aus einer jungen, aufgeschlossenen Zielgruppe. Verwenden Sie kein Eheleute – das wirkt sehr antik!

Anrede von mehreren Personen

Wenn die beiden Angesprochenen einen relativ kurzen Namen haben: Anreden in eine Zeile.

Bei längeren Namen oder Doppelnamen: zwei Zeilen.

Geht die Zahl der Angesprochenen über drei hinaus, sollten Sie überlegen, ob Sie nicht jeder Person einen eigenen Brief schicken, statt alle mit einem Brief anzuschreiben. Im Verteiler können Sie für den Empfänger deutlich machen, wer das Schreiben außer ihm ebenfalls erhalten hat.

Anrede von Mann und Frau

Privatleben: Wenn Sie einen Herrn und eine Dame anreden, dann nennen Sie die Dame zuerst.

Geschäftsleben: Das Geschlecht der Empfänger spielt für die Reihenfolge der Anrede keine Rolle, sondern nur die Hierarchie: Sprechen Sie die in der Hierarchie oben stehende Person zuerst an.

Sind die Frau und der Mann auf der gleichen hierarchischen Ebene, wird die Dame zuerst angesprochen.

Anrede von ausschließlich Herren

Die Anrede „Sehr geehrte Herren“ klingt distanziert und antiquiert; besser: „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Anreden – groß oder klein?

Generell sind Anreden großzuschreiben (Höflichkeit!). Bei der persönlichen Anrede können Sie wählen.

Sie parken Ihr Auto immer wieder falsch.

Ich mag Dich. / Ich mag dich.

c/o - care of

Übersetzung „bei“ oder „im Hause“: besser weglassen bzw. privat: bei.

Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) und wenn möglich in der Landessprache geschrieben (LIEGE, FIRENZE oder BUCURESTI).

Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeile in deutscher (bzw. englischer oder französischer) Sprache in Versalien unterhalb des Bestimmungsorten (kein Länder-Code!)

Postfachnummer

Von rechts nach links in Zweiergruppen gegliedert.

Postleitzahl

Nicht gefettet, fünfstellig, nicht gegliedert.

B: Betreffzeile gemäß DIN 5008

Nicht das Wort Betreff, Betr. oder Betrifft schreiben.

Kein Punkt am Ende der Betreffzeile, andere Satzzeichen sind möglich.

Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.

Aus optischen Gründen kann die Betreffzeile hervorgehoben werden (farbig oder fett).

C: Charts – Abbildungen und Diagramme gemäß DIN 5008

Abbildungen haben zu anderen Textteilen einen Mindestabstand von 2 mm. Werden sie in den Text integriert, so darf dies das Textbild (zum Beispiel Zeilenhöhe) im Vergleich zu anderen Textteilen nicht verändern.

Die Abbildung sollte passend zum Kontext gewählt werden.

Urheberrechte sind zu berücksichtigen. Die Quelle ist anzugeben, kann bei umfangreichen Schriftstücken aber auch in einem Abbildungsverzeichnis angegeben werden.

Abbildungen sollten eine entsprechende Qualität und Größe aufweisen.

Änderungen der Größe sollten nur proportionsgerecht erfolgen.

Inhaltlich relevante Bilder, die nicht nur zu Designzwecken verwendet werden, besitzen eine Bildunterschrift. Bildunterschriften werden hervorgehoben, um die Aufmerksamkeit auf das Bild zu lenken. Als mögliche Formatierung gibt die DIN 5008 zum Beispiel kleinere Schrift, kursiv oder zentriert an. Bildunterschriften müssen passend gewählt werden und die Inhalte des Bildes beschreiben.

Personen auf Bildern sollten immer von links nach rechts genannt werden.

D: Doktoren, Professoren und andere Titelträger gemäß DIN 5008

Der akademische Grad steht vor dem Namen, Dipl o. Ä. kann wegfallen.

Der akademische Titel steht vor dem Namen, bei zwei Dr.-Titeln erscheinen beide im Anschriftenfeld, aber nur einer in der Anrede. Der „Professor“ wird zwar laut DIN in der Anschrift abgekürzt; besser ist es, ihn aus Höflichkeit ausschreiben.

Professoren- und Doktortitel tauchen nur in der Anschrift auf, in der Anrede fällt der Doktortitel weg.

Einen weiblichen Professor können Sie mit „Frau Professor xy“ oder mit „Frau Professorin xy“ anreden.

„Herr“ oder „Frau“ ist obligatorisch.

Bachelor- und Mastergrade (wie B. A., B. SC., M. A., M. Sc.) stehen hinter dem Namen.

Berufsbezeichnung steht hinter der Anrede.

Adelsbezeichnungen: Rufen Sie im Sekretariat an, um nicht in Fettnäpfchen zu treten.

E: E-Mails und DIN 5008

Übertragung ist nicht automatisch, aber es gibt übertragbare Empfehlungen, die sinnvoll sind:

Gliederung von Telefonnummern

Korrekte Anrede

Verzichten Sie auf Abkürzungen. „Herzl. Grüße“ oder „Mfg“ sind schlechter Stil.

Beginnen Sie immer mit einem Gruß und verabschieden Sie sich.

Betreff anregend formulieren. Automatisch erzeugte Antwort-Betreff unverändert übernehmen.

Rechtschreibung, Grammatik und Klein-/Großschreibung beachten.

F: Firmenanschrift gemäß DIN 5008

Firma – Abteilung – Name

Name – Firma – Abteilung

Persönlich / Vertraulich

G: Gruß und Unterschrift gemäß DIN 5008

Wiederholen Sie unterhalb der Unterschrift den (ausgeschriebenen!) Vor- und Nachnamen des Unterzeichners (ohne Klammern, ohne Bindestrich).

Die Firmenbezeichnung ist nicht unbedingt notwendig.

Zusätze (i. A., i. V., ppa.) können vor dem handschriftlichen oder maschinenschriftlichen Namen stehen.

Bei mehr Unterschriften folgt die Hierarchie von links nach rechts.

Jeder Brief mit Außenwirkung muss mit einer Unterschriftsvollmacht unterzeichnet sein. Also entweder „i. A.“, „i. V.“ oder „ppa.“. Ist eine dieser Vollmachten nicht vorhanden, kann der Unterzeichner nur der Geschäftsführer oder der Vorstand sein. Deshalb ist für Sekretärinnen, die nicht über eine Unterschriftsvollmacht wie zum Beispiel „i. A.“ verfügen, „nach Diktat verreist“ häufig die einzige Möglichkeit, einen Brief in Abwesenheit ihres Chefs zu unterzeichnen. Ergänzt werden müsste dieser Zusatz um die Formulierung „für die Richtigkeit“, wenn Sie nicht über eine Unterschriftsvollmacht verfügen. Doch diese Regelung ist auf gar keinen Fall empfehlenswert, da kaum jemand sie kennt und sie sehr altmodisch wirkt. Aber auch der Zusatz „nach Diktat verreist“ ist keine empfehlenswerte Art zu unterschreiben. Ein solcher Brief wirkt unpersönlich. Der Verfasser hat es nicht einmal für nötig gehalten, selbst zu unterschreiben. Warum nicht? Das könnte sich der Empfänger fragen – zu recht. Außerdem: Taucht häufiger ein „nach Diktat verreist“ auf, könnte man sich ebenfalls fragen, wann der Betreffende überhaupt einmal in seinem Büro ist.

Wenn keine andere Möglichkeit: ohne Namen.

H: Hervorhebungen gemäß DIN 5008

Zentrieren

Einrücken

Wechsel der Schriftgröße

Wechsel der Schriftart

Wechsel der Schriftfarbe

Fettdruck

Anführungszeichen

Kursivschrift

GROSSBUCHSTABEN (Versalien)

Unterstreichen. Das Unterstreichen beginnt unter dem ersten und endet unter dem letzten Zeichen des hervorzuhebenden Teils. Diese Hervorhebungsart wurde an der Schreibmaschine bevorzugt. Anstelle des Unterstreichens sollten Sie heute andere Hervorhebungen, zum Beispiel Fettschrift, Kursivschrift oder Farbe, bevorzugen, weil die Unterlängen, zum Beispiel bei g, q, p, weder gestreift noch geschnitten werden sollten. Das gilt aber nicht für Hyperlinks.

I: IBAN und BIC gemäß DIN 5008

Bankleitzahl, national (BLZ): Gliederung von links nach rechts: zwei Dreier- und eine Zweiergruppe:

BLZ 343 565 20

Bankleitzahl, international (BIC): wird nicht gegliedert.

Kontonummer: Gliederung von rechts nach links: Dreiergruppen, Rest in Einzelziffern:

Kontonummer 1 577 383

IBAN (Internationale Kontonummer): Gliederung von links nach rechts in Vierergruppen:

IBAN DE86 2203 0048 0032 0772 00

IBAN AT61 8803 7756 0027 6811

J: Jahreszahlen und Datumsangaben gemäß DIN 5008

Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden (also nicht: 12.04.12).

Vier Schreibweisen sind möglich:

Numerisch (national): 03.04.2012

Alphanumerisch, Langform: 3. April 2012 (einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg)

Alphanumerisch, Kurzform: 3. Apr. 2011 (nicht im Fließtext verwenden)

Numerisch (international): 2012-04-03 (Achtung: Missverständnisse möglich!)

Ort, den ist nicht mehr aktuell.

K: Kommas und andere Satzzeichen gemäß DIN 5008

Generell: Vor einem Satzzeichen kein Leerschritt, danach ein Leerschritt.

Nach „.“, „?“ und „!“ wird groß weitergeschrieben. Ausnahme: Nach einem Doppelpunkt wird nur nach einem selbstständigen Satz groß weitergeschrieben.

Der Gedankenstrich löst Einschübe aus dem Satzgefüge heraus. Der Leser kann den Einschub – zunächst – überfliegen und den Satz ohne dieses Detail erfassen.

Klammern geben Hinweise auf die Hierarchie: Was in Klammern steht, ist für das Verständnis (im Moment) zweitrangig.

Das Semikolon (Strichpunkt) hat eine Mittelstellung zwischen Punkt und Komma: Der Punkt trennt stärker als das Semikolon; das Komma trennt schwächer als das Semikolon.

Gehen Sie sparsam mit Fragezeichen um, oft wirkt es aufdringlich, die Wirkung nutzt sich ab.

Der Doppelpunkt spart Nebensätze und Bindewörter und schafft Klarheit und Übersichtlichkeit. Er wirkt als Signal und lenkt die Aufmerksamkeit auf das Folgende.

Das Ausrufezeichen dient zur Bekräftigung, kann aber schnell aggressiv wirken. Reihen Sie auf keinen Fall mehrere Ausrufezeichen hintereinander!

L: Leerzeichen gemäß DIN 5008

Das Leerzeichen spielt eine große Rolle – benutzen Sie immer das geschützte Leerzeichen. Das Gleiche gilt für das Trennungszeichen, auch wenn sie nicht oft trennen sollen.

M: Mengen- und Maßangaben gemäß DIN 5008

Grundsätzlich Leerschritt vor der Einheit.

300 km

4 000 St.

0,123 kg

N: Nummerierungen bei Aufzählungen und Gliederung gemäß DIN 5008

Platzieren Sie Seitennummerierungen zentriert in der Kopfzeile. In der Fußzeile weisen Sie durch „...“, also drei Punkte, darauf hin, dass noch eine weitere Seite folgt (rechtsbündige Platzierung). Zwischen Text und Seitenkennzeichnung steht mindestens eine Leerzeile.

Vor einer Aufzählung und nach einer Aufzählung ist eine Leerzeile (Aufzählungszeichen aus einem Textverarbeitungsprogramm können verwendet werden). Mehrzeilige Aufzählungsglieder soll man durch Leerzeilen trennen. Aufzählungen können auch mehrstufig sein.

Bei Inhaltsverzeichnissen und Überschriften beginnen alle Abschnittsnummern an derselben Fluchtlinie; die Abschnittsüberschriften folgen nach mindestens zwei Leerzeichen an einer weiteren Fluchtlinie.

O: Optik – Blocksatz oder Flattersatz gemäß DIN 5008

Verwenden Sie in Ihrer Korrespondenz nie den Blocksatz. Er ist den Printmedien vorbehalten und eignet sich eher für Bücher und Zeitungen als für Ihre tägliche Korrespondenz.

Der Grund: Ein Blocksatz ist durch sein einheitliches Schriftbild wesentlich schlechter zu lesen als der Flattersatz.

P: PS gemäß DIN 5008

PS = Postskriptum

PS + Doppelpunkt (Achtung: NICHT P.S.)

Werbliche Elemente, zum Beispiel „PS:“ oder „Übrigens:“ führen Sie nach mindestens einer Leerzeile unter dem Ende des Geschäftsbriefes auf.

Q: Quellen und Zitate gemäß DIN 5008

Regeln für Quellen und Zitate werden nicht in der 5008 geregelt, sondern in der DIN 1505 …

R: Rechen- und Sonderzeichen gemäß DIN 5008

Rechenzeichen: Vor und hinter jedem Rechenzeichen ist ein Leerschritt.

333 + 50 = 385

x · y > 300

Maßstab: 1 : 10 000

Der Bruchstrich bildet eine Ausnahme:

5/4 = 1 1/4

Anführungszeichen: Hier ist ein Leerschritt vor und nach dem Block einzufügen.

Die Sportgruppe „Fit durch Training“ trifft sich jeden Freitag.

Anführungszeichen, halbe: Sie werden innerhalb von Anführungszeichen verwendet:

Er zitierte den Trainer: „Die Sportgruppe ‚Fit durch Training‘ trifft sich jeden Freitag.“

Unterführungszeichen bei Wortwiederholungen: Sie sind unter den ersten Buchstaben jedes Wortes zu setzen.

Zeichen für geboren/gestorben:

Wolfgang Theophilus Mozart: * 27.01.1756, † 05.12.1971

Gradzeichen:

Temperaturen im Winter: zwischen -25 °C und -10 °C

Aber: ein Winkel von 90°

S: Layout – Schriftgröße und Schriftart gemäß DIN 5008

Schriftart: Verwenden Sie keine ausgefallene Schriftart, sondern klare, gut lesbare Schriften (abhängig von CI).

Schriftgröße: Verwenden Sie keine Schrift kleiner als zehn Punkt. Für das Anschriftenfeld erlaubt die DIN auch acht Punkt. Zwölf-Punkt-Schrift ist eine empfehlenswerte Größe. Vergrößern Sie die Schrift nicht. Bei Platzproblemen: ausnahmsweise elf Punkt.

T: Telefonnummern gemäß DIN 5008

Telefonnummern sind nach Funktionen mit einem (geschützten) Leerschritt getrennt:

Landesvorwahl, Ortsnetzkennzahl, Anschluss

Die Durchwahlnummer wird mit einem „-“ angefügt:

089 5023788-12

Vor der Landesvorwahl steht ein „+“:

+49 89 5023788-12

U: Uhrzeit gemäß DIN 5008

Jeweils zweistellig, Doppelpunkt ohne Leerschritt, abschließend ein Leerschritt und „Uhr“.

16:00 Uhr

16:20:23 Uhr

„Uhr“ wird nicht durch „h“ ersetzt!

V: Verteiler und Anlagenvermerk gemäß DIN 5008

Anlage/Anlagen

Zwei Leerzeilen zur Unterschrift

Kein Doppelpunkt

Hervorhebung mit Fettdruck möglich

Aufzählung nicht notwendig, aber kundenorientiert (dann Fettdruck)

Verteiler: Gelegentlich ist es erforderlich, am Ende eines Schreibens einen Verteiler aufzuführen. Außer den gestalterischen Aspekten, die in der DIN geregelt sind, steht häufig folgende Frage im Vordergrund: In welcher Reihenfolge führt man die Damen und Herren des Verteilers auf?

Entscheiden Sie sich für eine rein alphabetische Reihenfolge – auch wenn der Vorstandsvorsitzende und eine Dame mit zum Verteiler gehören. Das Alphabet entscheidet über die Reihenfolge der aufgeführten Namen, weil das für jeden Leser am übersichtlichsten ist. Nennen Sie im Verteiler jeweils die Vor- und Zunamen. Das wirkt persönlicher. Die alphabetische Reihenfolge richtet sich nach dem Nachnamen.