Ist die Visi­on vom papier­lo­sen Büro nur Uto­pie, oder kann die Umstel­lung auf voll­stän­dig digi­ta­le Doku­men­ta­ti­on in den nächs­ten Jah­ren gelin­gen? Eine Umfra­ge unter Büro­an­ge­stell­ten zeigt: Mehr als zwei Drit­tel hal­ten Letz­te­res für mög­lich.

Papierloses Büro: So könnte der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen: ganz ohne Papier. Foto: Pixabay

So könn­te der Arbeits­platz der Zukunft aus­se­hen: ganz ohne Papier. Foto: Pixabay

Papierloses Büro: Wie denken die Teilnehmer der Studie über die Vision vom papierlosen Büro?  Grafik: TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH 2016

Wie den­ken die Teil­neh­mer der Stu­die über die Visi­on vom papier­lo­sen Büro? Gra­fik: TNS Emnid im Auf­trag der Sage GmbH 2016

Papierloses Büro: Die Entwicklung des Papierverbrauchs in den Büros der Befragten.  Grafik: TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH 2016

Die Ent­wick­lung des Papier­ver­brauchs in den Büros der Befrag­ten. Gra­fik: TNS Emnid im Auf­trag der Sage GmbH 2016

Das wich­tigs­te Ergeb­nis der aktu­el­len Stu­die, die vom Mei­nungs­for­schungs­in­sti­tut TNS Emnid im Auf­trag des Soft­ware-Anbie­ters Sage durch­ge­führt wur­de: 71 Pro­zent der 808 befrag­ten Ange­stell­ten in Deutsch­land (400), Öster­reich (207) und der Schweiz (201) hal­ten ein papier­lo­ses Büro in zehn Jah­ren für umsetz­bar. Etwa ein Drit­tel der Teil­neh­mer ist fest davon über­zeugt, dass das papier­lo­se Büro kom­men wird, nur 27 Pro­zent stim­men dem eher nicht oder nicht zu. Der Digi­ta­li­sie­rung der Arbeits­ab­läu­fe im Büro steht die Mehr­heit der befrag­ten Mit­ar­bei­ter also posi­tiv gegen­über. Doch ist das papier­lo­se Büro über­haupt rea­li­sier­bar? Mehr als zwei Drit­tel der Befrag­ten (67 Pro­zent) mei­nen das.

Die Gründe für die Umstellung auf ein papierloses Büro

Das Haupt­ar­gu­ment für ein papier­lo­ses Büro ist unter den deut­schen Befrag­ten die Zeit­er­spar­nis im Arbeits­all­tag (34 Pro­zent), bei­spiels­wei­se durch schnel­le­res Auf­fin­den von Infor­ma­tio­nen und Unter­la­gen. Der Umwelt­schutz ist in der Schweiz (38 Pro­zent) und Öster­reich (44 Pro­zent) jeweils der wich­tigs­te Trei­ber für die Umstel­lung. In Deutsch­land ist die­ser Aspekt für 32 Pro­zent der Befrag­ten wich­tig.

Schleppende Umstellung

Gut die Hälf­te der deut­schen Befrag­ten (54 Pro­zent) hat in den ver­gan­ge­nen Jah­ren einen abneh­men­den Papier­ein­satz im Büro regis­triert. Ein knap­pes Drit­tel (30 Pro­zent) stell­te kei­ne Ver­än­de­rung fest, und nur 15 Pro­zent nah­men eine Zunah­me des Papier­ver­brauchs wahr. In Öster­reich (67 Pro­zent) und der Schweiz (60 Pro­zent) fiel der Rück­gang des Papier­ein­sat­zes deut­lich stär­ker aus. Die Grün­de hier­für: Wäh­rend in Öster­reich 65 Pro­zent und in der Schweiz immer­hin 61 Pro­zent der Unter­neh­men Schrit­te unter­nom­men haben, um das papier­lo­se Büro umzu­set­zen, wur­den in Deutsch­land nur 56 Pro­zent aktiv. Auch das per­sön­li­che Han­deln der Befrag­ten ver­lang­samt die Umstel­lung: So dru­cken in Deutsch­land mehr als ein Fünf­tel der Befrag­ten (21 Pro­zent) geschäft­li­che Unter­la­gen, die sie per Mail erhal­ten, fast immer aus.

Ängste und Sorgen

Die größ­ten Hin­der­nis­se in deut­schen Unter­neh­men, den Papier­ver­brauch zu redu­zie­ren, sind die Angst vor dem Ver­lust von Daten (62 Pro­zent) und büro­kra­ti­sche Hür­den im Hin­blick auf Daten­schutz und Daten­si­cher­heit (46 Pro­zent). Doch auch inner­halb der Unter­neh­men gibt es noch Spiel­raum für Ver­än­de­rung. So erle­ben 26 Pro­zent der deut­schen Befrag­ten im eige­nen Unter­neh­men eine man­geln­de Ände­rungs­be­reit­schaft als das Haupt­hin­der­nis bei der Redu­zie­rung des Papier­ver­brauchs.