Ist die Vision vom papierlosen Büro nur Utopie, oder kann die Umstellung auf vollständig digitale Dokumentation in den nächsten Jahren gelingen? Eine Umfrage unter Büroangestellten zeigt: Mehr als zwei Drittel halten Letzteres für möglich.
So könnte der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen: ganz ohne Papier. Foto: Pixabay
Wie denken die Teilnehmer der Studie über die Vision vom papierlosen Büro? Grafik: TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH 2016
Die Entwicklung des Papierverbrauchs in den Büros der Befragten. Grafik: TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH 2016
Das wichtigste Ergebnis der aktuellen Studie, die vom Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag des Software-Anbieters Sage durchgeführt wurde: 71 Prozent der 808 befragten Angestellten in Deutschland (400), Österreich (207) und der Schweiz (201) halten ein papierloses Büro in zehn Jahren für umsetzbar. Etwa ein Drittel der Teilnehmer ist fest davon überzeugt, dass das papierlose Büro kommen wird, nur 27 Prozent stimmen dem eher nicht oder nicht zu. Der Digitalisierung der Arbeitsabläufe im Büro steht die Mehrheit der befragten Mitarbeiter also positiv gegenüber. Doch ist das papierlose Büro überhaupt realisierbar? Mehr als zwei Drittel der Befragten (67 Prozent) meinen das.
Die Gründe für die Umstellung auf ein papierloses Büro
Das Hauptargument für ein papierloses Büro ist unter den deutschen Befragten die Zeitersparnis im Arbeitsalltag (34 Prozent), beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Informationen und Unterlagen. Der Umweltschutz ist in der Schweiz (38 Prozent) und Österreich (44 Prozent) jeweils der wichtigste Treiber für die Umstellung. In Deutschland ist dieser Aspekt für 32 Prozent der Befragten wichtig.
Schleppende Umstellung
Gut die Hälfte der deutschen Befragten (54 Prozent) hat in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel (30 Prozent) stellte keine Veränderung fest, und nur 15 Prozent nahmen eine Zunahme des Papierverbrauchs wahr. In Österreich (67 Prozent) und der Schweiz (60 Prozent) fiel der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker aus. Die Gründe hierfür: Während in Österreich 65 Prozent und in der Schweiz immerhin 61 Prozent der Unternehmen Schritte unternommen haben, um das papierlose Büro umzusetzen, wurden in Deutschland nur 56 Prozent aktiv. Auch das persönliche Handeln der Befragten verlangsamt die Umstellung: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten (21 Prozent) geschäftliche Unterlagen, die sie per Mail erhalten, fast immer aus.
Ängste und Sorgen
Die größten Hindernisse in deutschen Unternehmen, den Papierverbrauch zu reduzieren, sind die Angst vor dem Verlust von Daten (62 Prozent) und bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (46 Prozent). Doch auch innerhalb der Unternehmen gibt es noch Spielraum für Veränderung. So erleben 26 Prozent der deutschen Befragten im eigenen Unternehmen eine mangelnde Änderungsbereitschaft als das Haupthindernis bei der Reduzierung des Papierverbrauchs.
