Obwohl wir uns längst im digi­ta­len Zeit­al­ter befin­den, scheint das papier­lo­se Büro noch in wei­ter Fer­ne. Bele­ge, Pro­to­koll, Akten: Vie­les kur­siert noch immer auf Papier. Dabei kann oft auf Papier ver­zich­tet wer­den – hier drei Tipps.

Abbildung: Jaturon Ruaysoongnem, jat306hotmail.com

Abbil­dung: Jatur­on Ruay­so­ong­nem, jat306hotmail.com

Papierlos glücklich

Ärgern Sie sich auch manch­mal dar­über, wie viel Zeit im Büro­all­tag auf der Suche nach Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren geht? Das hat auch damit zu tun, dass Infor­ma­tio­nen nicht zen­tral abruf­bar sind, son­dern häu­fig papier­ge­bun­den in Ord­nern, Abla­gen und Schrän­ken lagern. Digi­ta­le Infor­ma­tio­nen kön­nen dage­gen mit den rich­ti­gen Tools viel ein­fa­cher durch­sucht wer­den. Das papier­lo­se Büro bringt dar­über hin­aus noch wei­te­re Vor­tei­le:

  • Die Arbeit geht ein­fa­cher und schnel­ler von der Hand, weil nicht mehr mit Papier han­tiert wird. Das schont die Ner­ven.
  • Infor­ma­tio­nen sind schnel­ler auf­find­bar. Dadurch kön­nen zum Bei­spiel Anfra­gen von Kun­den schnel­ler und kom­pe­ten­ter beant­wor­tet wer­den.
  • Mit den ent­spre­chen­den Tools sind Daten und Doku­men­te sogar zu jeder Zeit und von jedem Stand­ort aus abruf­bar.
  • Die Gefahr, dass digi­ta­le Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren gehen, ist gering.

Erste Schritte in Richtung papierloses Büro

#1: Dokumente sichten

Was kommt an Papier rein? Mit wel­chen Papier­un­ter­la­gen haben Sie zu tun? Idea­ler­wei­se errei­chen Sie Infor­ma­tio­nen direkt digi­tal statt auf Papier– zum Bei­spiel, wenn es um Ein­gangs­rech­nun­gen geht. Bit­ten Sie Ihre Lie­fe­ran­ten, Ihnen Rech­nun­gen per E-Mail zu sen­den oder – noch bes­ser – per Mail an ein vor­de­fi­nier­tes Post­fach, wie die­ses zum Bei­spiel die Unter­neh­mens­soft­ware Scope­vi­sio bie­tet. Dann wer­den die Ein­gangs­rech­nun­gen direkt in einen digi­ta­len Prüf- und Frei­ga­be-Work­flow ein­ge­speist.

Abbildung: shutterstock/Modella

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#2: Aufs Ausdrucken verzichten

Über­le­gen Sie sich bei jedem Aus­druck: Muss das wirk­lich sein? Redi­gie­ren und Über­ar­bei­ten funk­tio­niert auch am Bild­schirm. Wenn ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) genutzt wird, las­sen sich Ände­run­gen meh­re­rer Bear­bei­ter ganz ein­fach nach­ver­fol­gen und anneh­men oder ableh­nen. DMS-Soft­ware bie­tet in der Regel auch eine Ver­sio­nie­rung. So kann kei­ne Ver­wir­rung dar­über ent­ste­hen, wel­ches nun die aktu­el­le Ver­si­on eines bestimm­ten Doku­ments ist.

Statt Unter­la­gen zum Bei­spiel für Bespre­chun­gen aus­zu­dru­cken, ist es sinn­vol­ler, sie für alle sicht­bar mit einem Bea­mer zu pro­ji­zie­ren. Kom­men­ta­re oder Ände­run­gen kön­nen direkt wäh­rend der Bespre­chung ein­ge­fügt wer­den.

# 3: Dokumente digital erstellen

Pro­to­kol­le zum Bei­spiel von Mee­tings kön­nen auch gleich digi­tal am Lap­top erstellt wer­den. So ste­hen die Ergeb­nis­se unmit­tel­bar nach der Bespre­chung allen zur Ver­fü­gung.

Abbildung: pressmaster, Fotolia

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Aus­gangs­rech­nun­gen müs­sen nicht auf Papier geschrie­ben wer­den. Nut­zen Sie ent­spre­chen­de Lösun­gen, die Rech­nun­gen weit­ge­hend auto­ma­ti­siert erstel­len, sich Pro­dukt- und Adress­da­ten aus ande­ren Pro­gramm­tei­len zie­hen und per E-Mail ver­schi­cken. Wenn Sie mit einer inte­grier­ten Lösung arbei­ten, wer­den im Anschluss die Fäl­lig­kei­ten über­wacht, Mah­nun­gen ange­sto­ßen und For­de­run­gen gebucht – und das alles ohne Papier!

DMS als Basis für das papierlose Büro

Klar ist: Wer auf Papier ver­zich­ten will, braucht statt­des­sen digi­ta­le Tools zur Spei­che­rung. Ein papier­lo­ses Büro ist ohne ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) kaum vor­stell­bar. Sol­len noch wei­te­re Unter­neh­mens­be­rei­che wie der Ver­trieb, das Pro­jekt­ma­nage­ment, die Abrech­nung und Buch­hal­tung ein­be­zo­gen und vor allem auch ver­netzt wer­den, bie­tet sich eine umfas­sen­de­re Unter­neh­mens­soft­ware wie etwa Scope­vi­sio an. Die Beson­der­heit bei Scope­vi­sio ist, dass es sich um eine cloud­ba­sier­te, inte­grier­te Kom­plett­lö­sung han­delt, die prak­tisch alle Abtei­lun­gen im Büro weit­ge­hend papier­los arbei­ten lässt.