Die Digitalisierung soll Abläufe beschleunigen und Unternehmen helfen, Kosten und Zeit zu sparen. Doch mal eben analoge Prozesse auf digital umzustellen birgt Risiken. Andre Nordlohne, Experte für digitales Dokumentenmanagement, nennt sieben Fehler, die den Weg ins digitalisierte Büro verzögern.
Mit dem nötigen Wissen und dem richtigen System lassen sich digitale Abläufe effizient organisieren. Abbildung: Gerd Altmann, Pixabay
#1 So schnell wie möglich transformieren
Sobald die Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Prozesse starten, wünschen sie sich eine möglichst schnelle Transformation. Im besten Fall soll dabei eine Komplettlösung gefunden werden, die in kürzester Zeit in der Firma funktioniert. Das gibt es natürlich nicht. Viel sinnvoller ist es, die Prozesse schrittweise umzustellen und sich dabei an der Unternehmensstruktur zu orientieren. Nur dann ist die Umstellung nachhaltig und alle Mitarbeiter lernen von Beginn an, die Prozesse richtig zu integrieren.
#2 Die Software als einzige Lösung
Bei der Suche nach der Komplettlösung haben viele die Vorstellung, eine Software könne alle Probleme aus der Welt schaffen und sie optimal auf die digitalen Herausforderungen vorbereiten. Dabei ist eine Software nur ein Tool, das zur Unterstützung eingesetzt werden soll. Viel wichtiger sind die Prozesse und Systeme. Gibt es allerdings keine Prozesse und Systeme, die die Digitalisierung begleiten, braucht man auch keine Softwarelösung.
#3 Zu viele digitale Möglichkeiten
Viele Unternehmen fühlen sich im Meer der digitalen Möglichkeiten verloren, denn es gibt eine Vielzahl an Tools und Softwarelösungen. Daraus das Richtige auszuwählen, ist für die meisten schwierig – schnell verliert man den Überblick. Aus diesem Grund schieben sie die Neugestaltung immer weiter auf, statt sich die Hilfe eines Experten zu holen.
#4 Fortschritt gestoppt durch Selbstversuche
Während einige Unternehmen sich vor dem Aufwand einer Digitalisierung scheuen, sind andere Firmen davon überzeugt, digitale Prozesse selbstständig integrieren zu können. Sie versuchen, mithilfe von Softwarelösungen eine eigene Digitalstruktur aufzubauen. Die fehlende Expertise bringt jedoch meist mehr Probleme als Lösungen mit sich. So verlieren sie kostbare Zeit mit dem Versuch, ihr Unternehmen zu digitalisieren. Schlussendlich sind sie damit auch nicht erfolgreich.
#5 Mitarbeiter werden unterschätzt
Unternehmen tendieren dazu, ihre Mitarbeiter zu unterschätzen. Sie trauen ihnen die Umstellung auf digitale Prozesse nicht zu. Dabei sind Angestellte oftmals gewillt, Neuerungen umzusetzen und sich mit der Firma weiterzuentwickeln. Voraussetzung hierfür ist eine gute Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Auch die schrittweise Einarbeitung ist sehr wichtig, um eine gute Umstrukturierung gewährleisten zu können.
#6 Fehlende Schulungen der Mitarbeiter
Um die neue Software nutzen zu können, müssen die Mitarbeiter richtig geschult werden. Dabei muss beachtet werden, dass die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen nicht unendlich lang ist. Daher sollte eine Schulung nicht mehrere Stunden dauern. Außerdem ist eine benutzerorientierte Einarbeitung in die Software und ihre Funktionen sehr wichtig. Denn häufig sehen sich Mitarbeiter damit konfrontiert, dass ihnen die Software nur einmal vorgestellt wird. Dann wissen diese aber nicht, wie sie die Software im Alltag anwenden sollen.
#7 Nicht alle Unternehmensbereiche sind mit einbezogen
Die Digitalisierung bezieht sich innerhalb der Unternehmen nicht nur auf den IT-Bereich. Viele Firmen glauben das allerdings und schließen aus diesem Grund alle weiteren Unternehmensbereiche aus. Dabei benötigt die Digitalisierung einen ganzheitlichen Ansatz. Eine Umstrukturierung der ganzen Firma ist notwendig, um eine erfolgreiche Digitalisierung vollziehen zu können und sich ihre Vorteile zunutze zu machen.
 Abbildung: Nordlohne Digital GmbH Andre Nordlohne Experte für digitales Dokumentenmanagement, |
