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Digitalisierung des Büros: 7 typische Fehler von Unternehmen

Die Digi­ta­li­sie­rung soll Abläu­fe beschleu­ni­gen und Unter­neh­men hel­fen, Kos­ten und Zeit zu spa­ren. Doch mal eben ana­lo­ge Pro­zes­se auf digi­tal umzu­stel­len birgt Risi­ken. And­re Nord­loh­ne, Exper­te für digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment, nennt sie­ben Feh­ler, die den Weg ins digi­ta­li­sier­te Büro verzögern.

Mit dem nötigen Wissen und dem richtigen System lassen sich digitale Abläufe effizient organisieren. Abbildung: Gerd Altmann, Pixabay

Mit dem nöti­gen Wis­sen und dem rich­ti­gen Sys­tem las­sen sich digi­ta­le Abläu­fe effi­zi­ent orga­ni­sie­ren. Abbil­dung: Gerd Alt­mann, Pixabay

#1 So schnell wie möglich transformieren

Sobald die Unter­neh­men mit der Digi­ta­li­sie­rung ihrer Pro­zes­se star­ten, wün­schen sie sich eine mög­lichst schnel­le Trans­for­ma­ti­on. Im bes­ten Fall soll dabei eine Kom­plett­lö­sung gefun­den wer­den, die in kür­zes­ter Zeit in der Fir­ma funk­tio­niert. Das gibt es natür­lich nicht. Viel sinn­vol­ler ist es, die Pro­zes­se schritt­wei­se umzu­stel­len und sich dabei an der Unter­neh­mens­struk­tur zu ori­en­tie­ren. Nur dann ist die Umstel­lung nach­hal­tig und alle Mit­ar­bei­ter ler­nen von Beginn an, die Pro­zes­se rich­tig zu integrieren.

#2 Die Software als einzige Lösung

Bei der Suche nach der Kom­plett­lö­sung haben vie­le die Vor­stel­lung, eine Soft­ware kön­ne alle Pro­ble­me aus der Welt schaf­fen und sie opti­mal auf die digi­ta­len Her­aus­for­de­run­gen vor­be­rei­ten. Dabei ist eine Soft­ware nur ein Tool, das zur Unter­stüt­zung ein­ge­setzt wer­den soll. Viel wich­ti­ger sind die Pro­zes­se und Sys­te­me. Gibt es aller­dings kei­ne Pro­zes­se und Sys­te­me, die die Digi­ta­li­sie­rung beglei­ten, braucht man auch kei­ne Softwarelösung.

#3 Zu viele digitale Möglichkeiten

Vie­le Unter­neh­men füh­len sich im Meer der digi­ta­len Mög­lich­kei­ten ver­lo­ren, denn es gibt eine Viel­zahl an Tools und Soft­ware­lö­sun­gen. Dar­aus das Rich­ti­ge aus­zu­wäh­len, ist für die meis­ten schwie­rig – schnell ver­liert man den Über­blick. Aus die­sem Grund schie­ben sie die Neu­ge­stal­tung immer wei­ter auf, statt sich die Hil­fe eines Exper­ten zu holen.

#4 Fortschritt gestoppt durch Selbstversuche

Wäh­rend eini­ge Unter­neh­men sich vor dem Auf­wand einer Digi­ta­li­sie­rung scheu­en, sind ande­re Fir­men davon über­zeugt, digi­ta­le Pro­zes­se selbst­stän­dig inte­grie­ren zu kön­nen. Sie ver­su­chen, mit­hil­fe von Soft­ware­lö­sun­gen eine eige­ne Digi­tal­struk­tur auf­zu­bau­en. Die feh­len­de Exper­ti­se bringt jedoch meist mehr Pro­ble­me als Lösun­gen mit sich. So ver­lie­ren sie kost­ba­re Zeit mit dem Ver­such, ihr Unter­neh­men zu digi­ta­li­sie­ren. Schluss­end­lich sind sie damit auch nicht erfolgreich.

#5 Mitarbeiter werden unterschätzt

Unter­neh­men ten­die­ren dazu, ihre Mit­ar­bei­ter zu unter­schät­zen. Sie trau­en ihnen die Umstel­lung auf digi­ta­le Pro­zes­se nicht zu. Dabei sind Ange­stell­te oft­mals gewillt, Neue­run­gen umzu­set­zen und sich mit der Fir­ma wei­ter­zu­ent­wi­ckeln. Vor­aus­set­zung hier­für ist eine gute Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Arbeit­neh­mer und Arbeit­ge­ber. Auch die schritt­wei­se Ein­ar­bei­tung ist sehr wich­tig, um eine gute Umstruk­tu­rie­rung gewähr­leis­ten zu können.

#6 Fehlende Schulungen der Mitarbeiter

Um die neue Soft­ware nut­zen zu kön­nen, müs­sen die Mit­ar­bei­ter rich­tig geschult wer­den. Dabei muss beach­tet wer­den, dass die Auf­merk­sam­keits­span­ne der Men­schen nicht unend­lich lang ist. Daher soll­te eine Schu­lung nicht meh­re­re Stun­den dau­ern. Außer­dem ist eine benut­zer­ori­en­tier­te Ein­ar­bei­tung in die Soft­ware und ihre Funk­tio­nen sehr wich­tig. Denn häu­fig sehen sich Mit­ar­bei­ter damit kon­fron­tiert, dass ihnen die Soft­ware nur ein­mal vor­ge­stellt wird. Dann wis­sen die­se aber nicht, wie sie die Soft­ware im All­tag anwen­den sollen.

#7 Nicht alle Unternehmensbereiche sind mit einbezogen

Die Digi­ta­li­sie­rung bezieht sich inner­halb der Unter­neh­men nicht nur auf den IT-Bereich. Vie­le Fir­men glau­ben das aller­dings  und schlie­ßen aus die­sem Grund alle wei­te­ren Unter­neh­mens­be­rei­che aus. Dabei benö­tigt die Digi­ta­li­sie­rung einen ganz­heit­li­chen Ansatz. Eine Umstruk­tu­rie­rung der gan­zen Fir­ma ist not­wen­dig, um eine erfolg­rei­che Digi­ta­li­sie­rung voll­zie­hen zu kön­nen und sich ihre Vor­tei­le zunut­ze zu machen.

 

Andre Nordlohne, Experte für digitales Dokumentenmanagement, Nordlohne Digital GmbH. Abbildung: Nordlohne Digital GmbH

Abbil­dung: Nord­loh­ne Digi­tal GmbH

And­re Nordlohne

Exper­te für digi­ta­les Dokumentenmanagement,
Nord­loh­ne Digi­tal GmbH.

andrenordlohne.de

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