So beherrschen Sie souverän die E-Mail-Flut

Einen Tag pro Woche benö­tigt der Büro­ar­bei­ter im Schnitt aus­schließ­lich für das The­ma E-Mails – Ten­denz stei­gend. Jür­gen Kurz und Mar­cel Mil­ler, Deutsch­lands bekann­tes­te Auf­räu­mer in Sachen Büro­ef­fi­zi­enz und -orga­ni­sa­ti­on, zei­gen, wie Sie der E-Mail-Flut den Gar­aus machen.

Wer rich­tig mit E-Mails umgeht, hat einen ent­spann­te­ren Büro­tag. Foto: Pixabay

Die Arbeit mit PC, Lap­top, Smart­phone oder Tablet ist längst Stan­dard in den Büros. Die Vor­tei­le lie­gen auf der Hand: schnel­les und unkom­pli­zier­tes Kom­mu­ni­zie­ren, fle­xi­bles For­mu­lie­ren und Löschen von Tex­ten bis es passt, ein­fa­che Bild- und Gra­fik­be­ar­bei­tung sowie – ganz wich­tig – eine neue Form der Orga­ni­sa­ti­on. Wo sich frü­her Akten­ord­ner und Papier­ber­ge sta­pel­ten, ist heu­te alles fein säu­ber­lich abge­legt und per Maus­klick abruf­bar. Doch Vor­sicht: „Was man auf Papier nicht hin­be­kommt, kann man auch mit EDV nicht lösen“, warnt Jür­gen Kurz. Daher müs­sen alle Struk­tu­ren für alle Betei­lig­ten klar sein. „Erst dann kann die EDV als Arbeits­mit­tel sinn­voll ein­ge­setzt wer­den.“ Heißt: Die Ord­ner­struk­tu­ren soll­ten kla­ren Regeln fol­gen, die jeder, der dar­auf zurück­grei­fen muss, nach­voll­zie­hen kann.

Veränderung zum Besseren

Seit den 1990er Jah­ren arbei­ten und bera­ten Jür­gen Kurz und Mar­cel Mil­ler nach der soge­nann­ten Büro-Kai­zen-Metho­de. Kai­zen ist ein japa­ni­scher Begriff, der sich aus den Bestand­tei­len „kai“ (Ver­än­de­rung) und „zen“ (gut, bzw. zum Bes­se­ren) zusam­men­setzt. In der Büro-Kai­zen-Umset­zungs­be­ra­tung trifft Kurz mit sei­nem Team in Unter­neh­men immer wie­der auf Men­schen, die berich­ten, sie könn­ten den gan­zen Tag mit der Bear­bei­tung von E-Mails zubrin­gen. In den meis­ten Fäl­len liegt die Ursa­che für das Phä­no­men dar­in, dass kein effi­zi­en­ter Weg für den Umgang mit E-Mails bekannt ist. Kurz emp­fiehlt daher fünf Schrit­te, um die E-Mail-Flut zu beherrschen.

5 Tipps zum Umgang mit der E-Mail-Flut

1. Löschen: Alles, was für Sie nicht rele­vant ist und es auch nicht wer­den wird, löschen Sie sofort! Weg damit und ab in den Papierkorb.
2. Weiterleiten/delegieren: E-Mails, die von jemand ande­rem zu bear­bei­ten sind, lei­ten Sie direkt weiter.
3. Able­gen: Wenn Sie eine E-Mail nur zur Kennt­nis neh­men müs­sen, tun Sie es sofort und legen Sie sie im Erle­digt-Ord­ner ab.
4. Bear­bei­ten: Nut­zen Sie hier die Fünf-Minu­ten-Regel. Damit scho­nen Sie Ihre To-do-Lis­te und ver­geu­den kei­ne Zeit. Das bedeu­tet: Wenn die Auf­ga­be, die sich hin­ter der Nach­richt ver­birgt, inner­halb von fünf Minu­ten zu erle­di­gen ist, tun Sie es sofort!
5. Ter­mi­nie­ren: Wenn die Bear­bei­tung der E-Mail län­ger als fünf Minu­ten dau­ert, legen Sie sie auf Ter­min und ver­knüp­fen Sie sie gege­be­nen­falls mit Ihrem Kalender.

Wenn Sie die­se fünf Schrit­te gegan­gen sind, bleibt kei­ne E-Mail zurück. Das Post­fach ist leer.