Zwischen Papier und Cloud: d.velop-Experte über die Zukunft des Digital Office

Die Digi­ta­li­sie­rung der Büro­ar­beit schrei­tet vor­an – jedoch nicht gleich­mä­ßig. Im Inter­view erläu­tert Mark Kes­sel­mann von d.velop, wo deut­sche Unter­neh­men aktu­ell ste­hen, wel­che Rol­le digi­ta­le Signa­tu­ren spie­len und war­um Daten­qua­li­tät und euro­päi­sche Sou­ve­rä­ni­tät von ent­schei­den­der Bedeu­tung sind.

OFFICE ROXX: Wie weit sind deutsche Büros Ihrer Einschätzung nach tatsächlich auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung ihrer Dokumenten- und Geschäftsprozesse?

Mark Kes­sel­mann: Deut­sche Büros haben in den letz­ten Jah­ren deut­li­che Fort­schrit­te gemacht, blei­ben aber hete­ro­gen. Eini­ge Unter­neh­men sind weit vor­an­ge­kom­men, ande­re ste­cken noch in Pilot­pro­jek­ten oder kämp­fen mit der tech­ni­schen Ablö­sung von Alt­sys­te­men. Stu­di­en wie der Digi­tal Office Index 2024 des Digi­tal­ver­bands Bit­kom zei­gen die­sen Zwie­spalt zwi­schen Bewusst­sein und Rea­li­tät auf. Ins­ge­samt geht der Trend klar Rich­tung Digitalisierung.

Welche Rolle spielt dabei intelligentes Workflow- und Dokumentenmanagement?

Ein moder­nes Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) fun­giert als „Sin­gle Point of Truth“: Es zen­tra­li­siert standort­über­grei­fend Daten, ver­bes­sert die Daten­qua­li­tät und schafft die Vor­aus­set­zun­gen für Auto­ma­ti­sie­rung und KI‑Anwendungen. Intel­li­gen­te Work­flows redu­zie­ren Medi­en­brü­che, beschleu­ni­gen Pro­zes­se und tra­gen zur Trans­pa­renz- und Com­pli­ance-Siche­rung bei.

Digitale Signaturen sind ein zentrales Element digitaler Prozesse. Welche Vorteile bieten sie gegenüber klassischen Unterschriften?

Im Ver­gleich zu ein­ge­scann­ten Unter­schrif­ten oder ein­fa­chen Frei­hand­un­ter­schrif­ten auf Tablets bie­ten digi­ta­le Signa­tu­ren unein­ge­schränk­te Rechts­si­cher­heit und sind mit einer hand­schrift­li­chen Unter­schrift gleich­zu­set­zen, sofern sie als soge­nann­te „Qua­li­fi­zier­te Elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren“ genutzt wer­den. Sie spa­ren Pro­zess­kos­ten durch den Weg­fall von Papier, Druck und Por­to, beschleu­ni­gen Bear­bei­tungs­zei­ten, ermög­li­chen orts­un­ab­hän­gi­ge Unter­schrif­ten und tra­gen zur Nach­hal­tig­keit bei, bei­spiels­wei­se durch den gerin­ge­ren Papier­ver­brauch und den Weg­fall phy­si­scher Anrei­sen. Zusam­men­ge­fasst bie­ten elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren die Mög­lich­keit, Doku­men­ten­pro­zes­se ganz­heit­lich und medi­en­bruch­frei zu digitalisieren.

Wie stellt d.velop die hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance bei digitalen Signaturen sicher?

Zunächst ein­mal bestimmt d.velop nicht die all­ge­mei­nen Spiel­re­geln für digi­ta­le Signa­tu­ren. Der recht­li­che Rah­men ist durch die eIDAS-Ver­ord­nung im euro­päi­schen Wirt­schafts­raum ein­heit­lich gere­gelt. Unse­re Lösung d.velop sign unter­stützt ein­fa­che, fort­ge­schrit­te­ne und qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren und arbei­tet mit zer­ti­fi­zier­ten Ver­trau­ens­diens­te­an­bie­tern zusam­men, die in der EUTL der Euro­päi­schen Kom­mis­si­on gelis­tet sind. Betrieb und Hos­ting erfol­gen aus­schließ­lich in euro­päi­schen bzw. deut­schen Rechen­zen­tren der „Open Tele­kom Cloud“, um euro­päi­sche Daten­sou­ve­rä­ni­tät und Com­pli­ance zu gewähr­leis­ten und somit den zu Recht hohen Anfor­de­run­gen zu entsprechen.

Oft wird bemängelt, dass die Einführung digitaler Signaturlösungen zu komplex und teuer sei. Wie begegnen Sie dieser Einschätzung?

Digi­ta­le Signa­tur­pro­jek­te sind klas­si­sche Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­te, die struk­tu­riert umge­setzt wer­den soll­ten. Im Ver­gleich zu umfas­sen­den DMS-, ERP- oder CRM-Pro­jek­ten sind Signa­tur-Roll­outs in der Regel weni­ger kom­plex und lie­fern schnell sicht­ba­re Ergeb­nis­se. Mei­ne Emp­feh­lung lau­tet daher: Schritt­wei­se star­ten, etwa in einer Fach­ab­tei­lung. Zunächst soll­te eine Doku­men­ten­lis­te mit allen Ver­trags­ar­ten erstellt wer­den, die dann nach und nach abge­ar­bei­tet wird. So blei­ben Auf­wand und Kos­ten überschaubar.

Digitalisierung soll nachhaltiger machen, führt aber auch zu größerer technischer Abhängigkeit. Wie gehen Sie bei d.velop mit diesem Spannungsfeld um?

Wir set­zen auf Diver­si­fi­ka­ti­on. Unse­re Kun­den kön­nen zwi­schen ver­schie­de­nen Cloud­in­fra­struk­tu­ren wäh­len, dar­un­ter sou­ve­rä­ne, euro­päi­sche Alter­na­ti­ven zur US-Hypers­ca­ler-Land­schaft. Eben­so koope­rie­ren wir mit meh­re­ren zer­ti­fi­zier­ten Ver­trau­ens­diens­te­an­bie­tern wie D-Trust, A-Trust, Sign8, Swiss­com. Die­se Viel­falt redu­ziert Abhän­gig­kei­ten und stärkt Aus­fall­si­cher­heit sowie Data-Residency-Optionen.

Welche Trends sehen Sie in den nächsten Jahren bei der Digitalisierung von Büroprozessen und welche Rolle spielt dabei künstliche Intelligenz?

Wich­ti­ge Trends sind ein stär­ke­res Bewusst­sein für euro­päi­sche Daten­sou­ve­rä­ni­tät, ein Fokus auf Daten­qua­li­tät als Grund­la­ge für wirk­lich sinn­vol­le Nut­zung von KI sowie die Auto­ma­ti­sie­rung repe­ti­ti­ver, struk­tu­rier­ter Abläu­fe. KI wird Rou­ti­ne­auf­ga­ben über­neh­men, unstruk­tu­rier­te Pro­zes­se intel­li­gen­ter unter­stüt­zen und per­so­na­li­sier­te, inklu­si­ve­re Nut­zer­er­leb­nis­se ermög­li­chen. Wer früh in Daten­qua­li­tät und Kom­pe­tenz inves­tiert, gewinnt lang­fris­tig an Agi­li­tät und Wettbewerbsfähigkeit.

Vielen Dank.

Die Fra­gen stell­te Chris­ti­an Marx.