So werden Drucker und MFPs nicht zur IT-Bedrohung für Unternehmen

Bürodrucker sind allgegenwärtig. Doch im Gegensatz zu Notebooks, Tablets und Smartphones werden sie im Büro selten als Gefahrenquelle wahrgenommen. Torsten Bechler von Sharp Business Systems Deutschland weiß, wie Drucker und MFPs nicht zur IT-Bedrohung werden.

Drucker werden bei den meisten Unternehmen einfach übersehen, wenn es um die IT-Sicherheitsstrategie geht. Abbildung: Sharp

Wie eine Studie von Sharp unter mehr als 500 IT-Entscheidern und -Beschaffungsverantwortlichen aus KMU verschiedener Branchen in Deutschland zeigt, war bereits jedes fünfte (20 Prozent) deutsche KMU Opfer einer IT-Sicherheitsverletzung, die über einen Multifunktionsdrucker (MFP) erfolgte. Anscheinend ist der „harmlose“ Drucker also doch nicht so harmlos – zumindest, wenn er ungeschützt ist. Und in vielen Fällen ist das leider die Realität, denn nur drei Prozent aller Befragten sehen die Risiken, die von ungeschützten MFPs ausgehen, als Grund zur Sorge an. Mehr als ein Drittel (36 Prozent) aller Befragten gibt an, dass ihr Unternehmen keinerlei druckerspezifische Sicherheitsmaßnahmen getroffen hat. Und nur rund ein Viertel der befragten Unternehmen führt dedizierte Mitarbeiterschulungen zu den Themen Drucker- (25 Prozent) und Scanner-Sicherheit (21 Prozent) durch.

Der Drucker wird bei Unternehmen oft übersehen, wenn es um die IT-Sicherheitsstrategie geht. Er wirkt in der Regel zu unbedeutend, gerade auch weil die meisten bedeutenden Cyberangriffe, die es in die Medien schaffen, über andere, technisch komplexere Angriffsvektoren erfolgen. Genau diese Fehleinschätzung nutzen Cyberkriminelle jedoch aus, um sich über ungeschützte Drucker und MFPs Zugang zu sensiblen Daten zu verschaffen. Aber: Diese Geräte lassen sich mit wenigen, schnell implementierbaren Maßnahmen zuverlässig absichern.

Drucker absichern: Grundlagen machen viel aus

Der erste Schritt beim Schutz von Druckern und MFPs unterscheidet sich nicht von dem für andere Endgeräte: Verantwortliche sollten darauf achten, dass die Softwarekomponenten dieser Geräte durch regelmäßige Updates stets auf dem neuesten Stand sind. Auf diese Weise lässt sich schon einmal sicherstellen, dass potenzielle Software-Schwachstellen schnell behoben und nicht zum Einfalltor für Angreifer werden. Im selben Schritt sollten auch regelmäßige Back-ups wichtiger Daten eingerichtet werden, sodass selbst im Falle eines erfolgreichen Angriffs oder sonstigen Datenverlusts essenzielle Betriebsabläufe wiederhergestellt und Ausfallzeiten minimiert werden können.

Darüber hinaus gibt es noch einige weitere druckerspezifische Aspekte zu beachten, wenn ein bestmögliches Level an Schutz erreicht werden soll. Verantwortliche sollten sich ins Gedächtnis rufen, dass bei Druckern und MFPs Informationen sowohl in Papierform (Ausdrucke, Kopien etc.) als auch in digitaler Form (Scans) vorliegen. Dies bedeutet, dass Maßnahmen ergriffen werden müssen, die beide Dimensionen abdecken.

So gilt es unternehmensweit, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass vertrauliche Ausdrucke und Kopien nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach des Geräts verbleiben dürfen. Oftmals sind es bereits solche Grundlagen, an denen es mangelt. Ebenfalls etabliert werden sollten einheitliche, verbindliche Richtlinien und Standards für die Nutzung und Sicherheit von Druckern und MFPs. Diese sollten dann in regelmäßigen Schulungen an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden und beispielsweise ein „How to“ für die korrekte Nutzung sicherer Passwörter und PINs umfassen.

Sicherheitsfunktionen in Kombination mit grundlegenden Maßnahmen bilden einen soliden Schutz vor unbefugtem Zugriff. Abbildung: Sharp

Die Sicherheitsfunktionen moderner MFPs

Passwörter, PINs und Authentifizierung bilden dabei die Grundlagen. Wichtig ist außerdem ein zuverlässiger Schutz vor Viren und Malware – in dieser Beziehung unterscheiden sich MFPs kaum von Laptops und anderen Endgeräten. Bei Sharp arbeiten wir hier zusammen mit Bitdefender, einem Branchenführer in den Bereichen Bedrohungsabwehr, -erkennung und -reaktion. Die Bitdefender Anti-Malware-Engine lässt sich in die Sharp Future-Workplace-A3-MFP-Serie integrieren. Sie scannt in Echtzeit alle Ein- und Ausgabedaten der Geräte und alarmiert Anwender, IT- oder Sicherheitsteams, wenn Bedrohungen erkannt werden.

Für den Schutz von Daten, die vom Gerät an einen anderen Endpunkt gesendet werden oder von einem Endpunkt an das Gerät, sollten ebenfalls Maßnahmen ergriffen werden. Denn diese Daten können während des Transfers „auf dem Weg“ abgefangen werden. Eine Verschlüsselung stellt dabei sicher, dass die Daten für den Angreifer selbst in diesem Fall wertlos sind, da sie von niemandem außer dem vorgesehenen Empfänger gelesen werden können. Moderne MFPs verfügen dafür über sogenannte Trusted Platform Modules (TPM), eine Industriestandardtechnologie, die mithilfe kryptografischer Werte die Verschlüsselung der Daten ermöglicht. Dabei sind Daten, die im Speicher und auf der Festplatte des Gerätes „ruhen“, mit eingeschlossen – eine umfassende und essenzielle Schutzmaßnahme.

Diese Sicherheitsfunktionen in Kombination mit den oben genannten grundlegenden Maßnahmen bilden einen soliden Schutz vor unbefugtem Zugriff Dritter auf Drucker und MFPs im Unternehmen. Bei der Implementierung der einzelnen Schutzebenen von Richtlinien über Schulungen bis hin zur Konfigurierung der gerätespezifischen Sicherheitsfunktionen empfiehlt sich eine Beratung und Unterstützung durch Experten, um den bestmöglichen Schutz schnell und ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts zu erreichen.