Rechnungen automatisieren: 5 Herausforderungen für Unternehmen

CFOs widmen dem Prozess des Rechnungsmanagements möglicherweise zu wenig Aufmerksamkeit, wenn sie annehmen, er laufe quasi von selbst. Hilfreich kann eine Automatisierungssoftware sein, sagt Lars Mangelsdorf von Yokoy Deutschland. Er nennt fünf Lösungsansätze für den Einsatz einer solchen Software.

Rechnungen auf Papier beeinträchtigen effiziente Rechnungsmanagementprozesse. Abbildung: OurTeam, Freepik

#1 Manuelle Prozesse vollständig automatisieren

Laut dem Institute of Finance & Management (IOFM) erhält der Durchschnittsbetrieb immer noch 63 Prozent seiner Rechnungen in Papierform. Zu 75 Prozent werden diese von der Mehrheit der Unternehmen weiterhin manuell bearbeitet. Abhilfe können Cloudlösungen schaffen. Mit ihnen gelingt es, Prozesse vollständig zu automatisieren. Papierrechnungen werden gescannt oder in entsprechende Plattformen hochgeladen. Über KI werden die erfassten Daten den gewünschten Buchungskategorien zugeordnet, die verschiedenen Belege miteinander abgeglichen und fristgerecht überwiesen. Hierfür muss die Lösung nahtlos an die bestehende Systemlandschaft samt ERP-Systemen angebunden sein.

#2 Unvollständige Daten verhindern

Eine weitere Herausforderung im Rechnungsmanagement ist der Umgang mit ungenauen oder unvollständigen Daten. Hilfreich sind hierbei eine automatische Texterkennung und Datenextraktion. Beides verhindert Fehler, die mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind. Verfügt die Lösung über eine KI-Technologie, kann diese die ausgelesenen Rechnungsdaten validieren, Bestellungen mit Lieferanten abgleichen und die Codierung von Einzelposten automatisieren.

#3 Genehmigungsprozesse verschlanken

Häufig ist der Genehmigungsprozess in der Kreditorenbuchhaltung komplex. Es mangelt an Klarheit und Konsistenz. Eine automatisierte Lösung ermöglicht es, für unterschiedliche Arten von Rechnungen verschiedene Genehmigungsabläufe zu verwenden, zum Beispiel lieferantenbasierte Genehmigungen, Kostenträgergenehmigungen oder benutzerdefinierte Genehmigungen.

#4 Keine Standardisierung in Arbeitsabläufen

Das Fehlen einer Standardisierung in den Arbeitsabläufen der Rechnungsverarbeitung erhöht das Risiko von Fehlern und Verzögerungen, die sich auch auf die Zahlung auswirken können. Eine AP-Lösung (Accounts Payable, deutsch: Kreditorenbuchhaltung) bewirkt einheitliche Datenformate und eine reduzierte Zahl an Softwarelösungen, die nahtlos miteinander verbunden sind. Mit ihr sind Unternehmen in der Lage, jedes Rechnungsformat zu lesen und Rechnungen auch über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Peppol oder Lieferantenportale zu erhalten. Die Daten werden direkt in der APLösung verarbeitet und an das angebundene ERP-System geleitet.

#5 Mangelnde Einblicke und fehlerhafte Prognosen

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, ihren mittelfristigen Cashflow präzise zu prognostizieren. Die ineffektive Verwaltung von Geld kann sich negativ auf das gesamte Unternehmen auswirken. Hierbei hilft ebenfalls ein AP-System. Es verhindert Zahlungsverzögerungen durch Automatisierung und End-to-end-Integrationen. Eine Automatisierungssoftware macht es einfach, automatische Genehmigungen für bestimmte Lieferanten zu implementieren, sodass die Kreditorenbuchhaltung Echtzeit-Einblicke in ausstehende Zahlungen und Zahlungszeiten erhält.