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Rechnungen automatisieren: 5 Herausforderungen für Unternehmen

CFOs wid­men dem Pro­zess des Rech­nungs­ma­nage­ments mög­li­cher­wei­se zu wenig Auf­merk­sam­keit, wenn sie anneh­men, er lau­fe qua­si von selbst. Hilf­reich kann eine Auto­ma­ti­sie­rungs­soft­ware sein, sagt Lars Man­gels­dorf von Yokoy Deutsch­land. Er nennt fünf Lösungs­an­sät­ze für den Ein­satz einer sol­chen Software.

Rechnungen auf Papier beeinträchtigen effiziente Rechnungsmanagementprozesse. Abbildung: OurTeam, Freepik

Rech­nun­gen auf Papier beein­träch­ti­gen effi­zi­en­te Rech­nungs­ma­nage­ment­pro­zes­se. Abbil­dung: Our­Team, Freepik

#1 Manuelle Prozesse vollständig automatisieren

Laut dem Insti­tu­te of Finan­ce & Manage­ment (IOFM) erhält der Durch­schnitts­be­trieb immer noch 63 Pro­zent sei­ner Rech­nun­gen in Papier­form. Zu 75 Pro­zent wer­den die­se von der Mehr­heit der Unter­neh­men wei­ter­hin manu­ell bear­bei­tet. Abhil­fe kön­nen Cloud­lö­sun­gen schaf­fen. Mit ihnen gelingt es, Pro­zes­se voll­stän­dig zu auto­ma­ti­sie­ren. Papier­rech­nun­gen wer­den gescannt oder in ent­spre­chen­de Platt­for­men hoch­ge­la­den. Über KI wer­den die erfass­ten Daten den gewünsch­ten Buchungs­ka­te­go­rien zuge­ord­net, die ver­schie­de­nen Bele­ge mit­ein­an­der abge­gli­chen und frist­ge­recht über­wie­sen. Hier­für muss die Lösung naht­los an die bestehen­de Sys­tem­land­schaft samt ERP-Sys­te­men ange­bun­den sein.

#2 Unvollständige Daten verhindern

Eine wei­te­re Her­aus­for­de­rung im Rech­nungs­ma­nage­ment ist der Umgang mit unge­nau­en oder unvoll­stän­di­gen Daten. Hilf­reich sind hier­bei eine auto­ma­ti­sche Tex­terken­nung und Daten­ex­trak­ti­on. Bei­des ver­hin­dert Feh­ler, die mit der manu­el­len Daten­ein­ga­be ver­bun­den sind. Ver­fügt die Lösung über eine KI-Tech­no­lo­gie, kann die­se die aus­ge­le­se­nen Rech­nungs­da­ten vali­die­ren, Bestel­lun­gen mit Lie­fe­ran­ten abglei­chen und die Codie­rung von Ein­zel­pos­ten automatisieren.

#3 Genehmigungsprozesse verschlanken

Häu­fig ist der Geneh­mi­gungs­pro­zess in der Kre­di­to­ren­buch­hal­tung kom­plex. Es man­gelt an Klar­heit und Kon­sis­tenz. Eine auto­ma­ti­sier­te Lösung ermög­licht es, für unter­schied­li­che Arten von Rech­nun­gen ver­schie­de­ne Geneh­mi­gungs­ab­läu­fe zu ver­wen­den, zum Bei­spiel lie­fe­ran­ten­ba­sier­te Geneh­mi­gun­gen, Kos­ten­trä­ger­ge­neh­mi­gun­gen oder benut­zer­de­fi­nier­te Genehmigungen.

#4 Keine Standardisierung in Arbeitsabläufen

Das Feh­len einer Stan­dar­di­sie­rung in den Arbeits­ab­läu­fen der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung erhöht das Risi­ko von Feh­lern und Ver­zö­ge­run­gen, die sich auch auf die Zah­lung aus­wir­ken kön­nen. Eine AP-Lösung (Accounts Paya­ble, deutsch: Kre­di­to­ren­buch­hal­tung) bewirkt ein­heit­li­che Daten­for­ma­te und eine redu­zier­te Zahl an Soft­ware­lö­sun­gen, die naht­los mit­ein­an­der ver­bun­den sind. Mit ihr sind Unter­neh­men in der Lage, jedes Rech­nungs­for­mat zu lesen und Rech­nun­gen auch über ver­schie­de­ne Kanä­le wie E-Mail, Pep­pol oder Lie­fe­ran­ten­por­ta­le zu erhal­ten. Die Daten wer­den direkt in der APLö­sung ver­ar­bei­tet und an das ange­bun­de­ne ERP-Sys­tem geleitet.

#5 Mangelnde Einblicke und fehlerhafte Prognosen

Vie­le Unter­neh­men haben Schwie­rig­kei­ten, ihren mit­tel­fris­ti­gen Cash­flow prä­zi­se zu pro­gnos­ti­zie­ren. Die inef­fek­ti­ve Ver­wal­tung von Geld kann sich nega­tiv auf das gesam­te Unter­neh­men aus­wir­ken. Hier­bei hilft eben­falls ein AP-Sys­tem. Es ver­hin­dert Zah­lungs­ver­zö­ge­run­gen durch Auto­ma­ti­sie­rung und End-to-end-Inte­gra­tio­nen. Eine Auto­ma­ti­sie­rungs­soft­ware macht es ein­fach, auto­ma­ti­sche Geneh­mi­gun­gen für bestimm­te Lie­fe­ran­ten zu imple­men­tie­ren, sodass die Kre­di­to­ren­buch­hal­tung Echt­zeit-Ein­bli­cke in aus­ste­hen­de Zah­lun­gen und Zah­lungs­zei­ten erhält.

Lars Mangelsdorf Yokoy, Porträt

Abbil­dung: Yokoy

Lars Man­gels­dorf,

Co-Grün­der und Mana­ging Director,

Yokoy Deutsch­land.

yokoy.io

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