Einen großen Teil des Tages in Videocalls zu verbringen, kann stressig und ermüdend sein. Das belegen immer mehr Studien. Die Experten von ClickMeeting, einer europäischen Plattform für Online-Meetings und Webinare, zeigen auf, wie der „Videokonferenzmüdigkeit“ entgegengewirkt werden kann.
Mit den richtigen Voraussetzungen kann „Videokonferenzmüdigkeit“ vermieden werden. Abbildung: Chris Montgomery, Unsplash
#1 Teilnehmerzahl begrenzen
Ist geklärt, dass ein Meeting per Videocall stattfindet, sollte im zweiten Schritt sehr genau überlegt werden, wer tatsächlich daran teilnehmen muss. Ähnlich wie bei der in E-Mails häufig inflationär genutzten cc-Funktion ist es auch bei Online-Meetings nicht sinnvoll, möglichst viele Kollegen an Bord zu holen. Für einen effizienten und produktiven Austausch ist hier weniger oft mehr.
#2 Gut moderieren
Eine durchdachte Moderation trägt dazu bei, Stress zu reduzieren und das Meeting effizienter, angenehmer und letztlich auch kürzer zu halten. Das kann zum einen bedeuten, sich an eine klare Agenda zu halten. Zum anderen ist es gerade bei größeren Meetings hilfreich, Funktionen wie Breakout-Räume zu verwenden, um kleinere, eventuell effektivere Arbeitsgruppen zu bilden. Auch Small Talk kann an den richtigen Stellen sinnvoll sein und zur Auflockerung beitragen, meinen wir von ClickMeeting.
#3 Multitasking vermeiden
Durch Ablenkungen wie Benachrichtigungen auf dem Smartphone oder eintreffende E-Mails geht der Fokus verloren, was es schwieriger macht, dem Meeting zu folgen. Es wird dadurch unproduktiver oder länger als eigentlich erforderlich, was in der Konsequenz zu mehr Stress führt. Besser ist es, sich für die Dauer des Meetings komplett auf die Situation zu konzentrieren und externe Ablenkungsquellen nach Möglichkeit abzuschalten.
#4 Kamera ausschalten
Die anderen Teilnehmenden sehen zu können, zählt einerseits zu den Hauptvorteilen von Online-Meetings. Andererseits ist inzwischen längst bekannt, dass dies auch Stress erzeugen kann. Besonders problematisch ist dabei oft, sich selbst ständig in der eigenen Kameraansicht zu sehen. Denn dies führt zu vielen „Kontrollblicken“. Wer sich durch die Kameraübertragung gestresst fühlt, sollte sich nicht davor scheuen, nach einer kurzen Begrüßung das Deaktivieren der Kameras vorzuschlagen. Gerade beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten oder während einer Präsentation ist dies ohnehin nicht erforderlich.
#5 Pausen
Wann immer möglich, sollten ausreichend Pausen zwischen den Videocalls eingeplant werden – und diese am besten für Bewegung, frische Luft und etwas Abwechslung genutzt werden. Während längerer einzelner Online-Konferenzen sollte darüber hinaus die Moderation darauf achten, regelmäßige Pausen von einigen Minuten einzuläuten. Speziell bei Meetings ab einer Dauer von etwa einer Stunde trägt dies auch dazu bei, die zwangsläufig abnehmende Aufnahmefähigkeit und Aufmerksamkeit der Teilnehmenden wieder zu steigern.
#6 Funktionierende Technik
Wer zu allem Überfluss auch noch fürchten muss, dass während eines wichtigen Online-Meetings die Internetverbindung abreißt oder das eigene Headset nicht richtig funktioniert, schafft sich selbst eine zusätzliche Stressquelle. Sinnvoll ist es deshalb, bereits im Vorfeld dafür zu sorgen, dass alles bestmöglich funktioniert – von der genutzten Software über die Verbindung bis hin zu Hardware wie Rechner, Webcam und Headset.
