In diesem Jahr arbeiten mehr Menschen im Homeoffice als je zuvor. Damit die Zusammenarbeit weiterhin reibungslos klappt, setzen viele Unternehmen auf Kollaborationstools. Sogar bei der Budgetplanung können Microsoft Teams & Co. hilfreich sein.
Digitale Kollaborationstools erleichtern die Zusammenarbeit und verbessern die Kommunikation. Abbildung: Karolina Grabowska, Pexels
Herbst und Winter sind nicht nur wetterbedingt ungemütlich, auch beruflich stehen unliebsame Aufgaben auf der To-do-Liste. Zum Beispiel die Budgetplanung: Ein komplexer Prozess, der eine gut koordinierte Zusammenarbeit zwischen Controlling und den Fachabteilungen erfordert. Doch gibt es wirklich keine bessere Lösung, als unzählige E-Mails hin- und herzuschicken? Nur um später festzustellen, dass die bearbeiteten Dateien schon veraltet waren?
Effizienter dank Kollaborationstools
Kollaborationstools können diese ineffizienten Prozesse optimieren. Mit Microsoft Teams ist es zum Beispiel möglich, Dokumente gemeinsam und gleichzeitig zu bearbeiten. Das funktioniert zusammen mit Kollegen, aber auch mit Externen wie Freelancern oder Dienstleistern. So können selbst Unternehmen, die ihr Budget klassisch mit Excel planen, die Produktivität steigern. Ob Budgetplanung oder alltägliche Projektarbeit: In Gruppen- oder Einzelchats tauschen sich Mitarbeiter einfach und schnell aus – auch im Homeoffice.
Beliebt sind auch Audio- und Videokonferenzen, zu denen ebenfalls Externe eingeladen werden können. Diese können teilnehmen, ohne dass sie das Tool selbst installieren müssen. Praktisch: In Microsoft Teams lassen sich Besprechungen aufzeichnen und sogar Live-Untertitel einblenden. Mit Funktionen wie Microsoft Whiteboard werden die Videomeetings noch effizienter. Auf einer digitalen Leinwand können so etwa in Brainstorming-Gruppen Ideen sammeln oder Abläufe skizziert werden.
Test: Microsoft Teams bestes Tool für Videotelefonie
In einem Test der Stiftung Warentest liegt Teams beim Thema Videokonferenzen vorn. Die Lösung liegt knapp vor Skype und punktet bei optimaler Verbindung mit sehr guten Ergebnissen in Bild und Ton. Zudem gelingt Teams die Unterdrückung von Nebengeräuschen sehr gut. Im Bereich Ton erreicht das Tool selbst bei schwacher Internetverbindung noch ein gutes Ergebnis.
Aus ökologischen Gesichtspunkten sind Videokonferenzen ohnehin unverzichtbar geworden. Unternehmen können dank der Technologie auf zahlreiche Geschäftsreisen verzichten und die Umwelt schonen. Nebenbei profitieren sie von teils enormen Einsparungen. Deutsche Konzerne wie die Deutsche Telekom oder Zalando haben bereits angekündigt, dass Dienstreisen auch nach dem Ende der Corona-Pandemie nicht mehr so stattfinden werden wie zuvor. Laut einer aktuellen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom kann die Arbeit im Homeoffice messbar zum Klimaschutz beitragen. Demnach haben 2019 nur zwölf Prozent der Berufstätigen in Deutschland im Schnitt zwei Tage pro Woche im Homeoffice gearbeitet. Dieser Wert erreiche im Jahr 2030 bei einer moderaten Entwicklung 48 Prozent – und 55 Prozent bei einer beschleunigten Digitalisierung. Laut Bitkom fallen auch der Ersatz von Dienstreisen durch Videokonferenzen sowie kleinere Büroflächen ins Gewicht. So könnten bis 2030 zwischen zehn und zwölf Megatonnen CO2 eingespart werden.
Collaboration-Tools: Stark steigende Nutzerzahlen
Die Nutzerzahlen von Microsoft Teams schnellten zuletzt in die Höhe. Im Oktober 2020 nutzten das Tool laut Microsoft bereits 115 Millionen User täglich. Sechs Monate zuvor waren es noch rund 75 Millionen. Teams ist im Komplettpaket Microsoft 365 bereits integriert – und steht zahlreichen Unternehmen praktisch automatisch zur Verfügung. Die Verbreitung geht auch deshalb so zügig vonstatten, weil sich das Tool einfach bedienen lässt.
Darüber hinaus lässt sich Microsoft Teams mit zahlreichen Apps erweitern. Der Outlook-Kalender ist standardmäßig integriert. Aber auch Apps für das Projektmanagement – zum Beispiel die Organisations-Tools Trello, Microsoft Planner, Asana oder Wrike – lassen sich einfach hinzufügen. Anwender müssen die Anwendung nur noch selten verlassen, weil sie viele Apps an einem Ort vereinen können. Nützlich sind zudem Umfragetools wie Polly oder Microsoft Forms. In den Teams-Kanälen lassen sich so innerhalb weniger Minuten Umfragen erstellen und automatisch auswerten. Und natürlich fehlen hier keine Programme, die ebenfalls aus dem Hause Microsoft stammen. Auf OneDrive for Business oder SharePoint Online greifen Anwender somit direkt über Microsoft Teams zu.
App für die Budgetplanung in Teams
An Apps für spezielle Aufgaben mangelt es ebenfalls nicht. Für die Budgetplanung können Unternehmen etwa Microsoft Dynamics 365 in Teams integrieren, um dort direkt auf wichtige Daten zuzugreifen. Diese lassen sich von allen berechtigten Mitarbeitern bearbeiten. Mit Microsoft Dynamics 365 Finance können Unternehmen zum Beispiel Budgetpläne erstellen und diese für verschiedene Szenarien analysieren und aktualisieren. Die Budgetpläne lassen sich automatisch zusammen mit Arbeitsblättern, Begründungsdokumenten zur Prüfung und Genehmigung weiterleiten.
Um die passenden Lösungen von Microsoft zu finden, können Unternehmen die Hilfe der Telekom in Anspruch nehmen. Der Bonner Konzern bietet zum Beispiel einen Einrichtungsservice für Microsoft 365. Darüber hinaus sind auch Migrationsservices sowie Support im laufenden Betrieb erhältlich.
