Transparente Korrespondenz in der Cloud

Den Infor­ma­ti­ons­fluss in der eige­nen Orga­ni­sa­ti­on zu ver­ste­hen und zu doku­men­tie­ren ist der Schlüs­sel zur Opti­mie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen. Andre­as Dangl vom Soft­ware­her­stel­ler Faba­soft erläu­tert, wie sich Infor­ma­tio­nen sinn­voll ver­wal­ten lassen.

Zunächst soll­ten sich Orga­ni­sa­tio­nen mit fol­gen­den Fra­gen beschäftigen:

• Wer erzeugt, wer nutzt und wer ver­ant­wor­tet die Informationen?
• Wel­che Infor­ma­ti­ons­pro­zes­se braucht es, um die Erstel­lung, Ver­wal­tung, Ver­öf­fent­li­chung, Archi­vie­rung sowie den Abruf und die Nut­zung von qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­gen Infor­ma­tio­nen im gesam­ten Unter­neh­men zu ermöglichen?
• Wel­che Geschäfts­pro­zes­se und Ergeb­nis­se sol­len unter­stützt werden?
• Wel­che Tech­no­lo­gien eig­nen sich, um die Pro­zes­se sicher und nach­voll­zieh­bar zu gestalten?

Sind die­se Fra­gen beant­wor­tet, zeigt sich sehr schnell, dass gera­de bei der Abwick­lung von Groß­pro­jek­ten die Anfor­de­run­gen an die Kom­mu­ni­ka­ti­on oft ähn­lich gear­tet sind.

Kommunikation in Großprojekten

Groß­pro­jek­te haben vor allem fol­gen­de Eigen­schaf­ten gemein:

• lan­ge Projektzeiträume
• vie­le betei­lig­te Unternehmen
• unter­schied­li­che ana­lo­ge und digi­ta­le Kommunikationskanäle

Dies sind nur eini­ge der Her­aus­for­de­run­gen, die es zu bewäl­ti­gen gilt. Die zen­tra­le Fra­ge ist dabei das The­ma Nach­voll­zieh­bar­keit und Doku­men­ta­ti­on. Um Kom­mu­ni­ka­ti­on über lan­ge Zeit­räu­me hin­weg nach­voll­zieh­bar zu gestal­ten, emp­fiehlt es sich, auf digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le umzu­stei­gen. Längst exis­tie­ren dazu Pro­jekt­kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­for­men, die vie­le Vor­tei­le gegen­über der E-Mail-Kor­re­spon­denz haben.

Vorteile von Cloudlösungen

Leis­tungs­star­ke Cloud­lö­sun­gen bie­ten viel­fäl­ti­ge Ein­satz­mög­lich­kei­ten, Geschäfts­pro­zes­se rasch zu digi­ta­li­sie­ren, die Zusam­men­ar­beit zu pro­fes­sio­na­li­sie­ren und die ver­trags­re­le­van­te Kom­mu­ni­ka­ti­on nach­voll­zieh­bar zu gestalten.

Meist geht einem Pro­jekt ein umfang­rei­ches Ver­trags­werk mit zahl­rei­chen Anla­gen und dar­in defi­nier­ten Doku­men­ten­in­hal­ten vor­aus, die zu einem fest­ge­leg­ten Zeit­punkt über­bracht wer­den müssen.

Um in sol­chen Fäl­len eine gute Nach­voll­zieh­bar­keit zu gewähr­leis­ten, bie­ten moder­ne Kor­re­spon­denz­ma­nage­ment­lö­sun­gen kla­re Struk­tu­ren. Statt E-Mail-Anhän­gen wer­den „Schrei­ben“ mit fort­lau­fen­den Num­mern direkt in der Cloud­lö­sung erzeugt und aus­schließ­lich inner­halb die­ser über­mit­telt. In den Meta­da­ten wird fest­ge­legt, wer der Absen­der und wer der Adres­sat ist. Außer­dem zum Bei­spiel, bis wann das Schrei­ben zu beant­wor­ten ist. Doku­men­ten­sta­tus sowie Pro­jekt­ka­len­der mit Dead­lines und anste­hen­den Action-Items hel­fen, den Über­blick zu bewah­ren. Benach­rich­ti­gun­gen über erhal­te­ne Doku­men­te oder Dead­lines für Aktio­nen gehen effi­zi­ent und nach­voll­zieh­bar per E-Mail an die Benut­zer (defi­niert über Zustän­dig­kei­ten und Berech­ti­gungs­kon­zep­te). Dabei wird kein Doku­men­ten­an­hang, son­dern ledig­lich ein Link zum Doku­ment über­mit­telt. Erst wenn sich der Betei­lig­te in die Cloud ein­loggt, gelangt er zum Doku­ment. Dar­über hin­aus sieht er in sei­nem per­so­na­li­sier­ten Dash­board sofort, was zu erle­di­gen ist. Das ver­ein­facht die Fristenkontrolle.

Andre­as Dangl, Busi­ness Unit Exe­cu­ti­ve für Cloud­ser­vices, Faba­soft.