Das digitale Büro ohne Papier ist in vielen Unternehmen noch Zukunftsmusik. Ob Materialscheine, Stundenzettel oder Rechnungen – zahlreiche betriebliche Abläufe werden noch immer auf Papier geregelt. Dabei böte das digitale Büro große Chancen, zeigt Nils Britze vom Digitalverband Bitkom.
In drei Vierteln aller Unternehmen läuft die Hälfte der Prozesse oder mehr papierbasiert ab, bei rund jedem fünften erfolgen sogar noch alle Prozesse auf Basis von Papierdokumenten. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Dabei ist es richtig und wichtig, das Papier aus dem Büro zu verbannen und auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung zu setzen. Das analoge Büro wird in Zukunft mehr und mehr Wettbewerbsnachteile haben. Neue digitale Geschäftsmodelle einerseits, ein analoges Management und Dokumente auf Papier andererseits, das passt nicht zusammen.
Nachholbedarf im Mittelstand
Das digitale Büro ist die Steuerzentrale der digitalen Transformation in jedem Unternehmen. Doch aktuell herrscht zumindest im breiten Mittelstand noch das analoge Büro vor. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler eine digitale Dokumentenverwaltung, etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent. Man könnte auch sagen: Der Mittelstand hat einen hausgemachten Wettbewerbsnachteil gegenüber den Großen, wenn es um die digitale Transformation geht. „Digital first“ muss nicht nur für das Angebot des Unternehmens auf dem Markt gelten, es muss das Leitmotiv des gesamten Unternehmens sein. Derzeit dominieren im Mittelstand aber noch Insellösungen für einzelne Abteilungen. Die Folge ist, dass Großunternehmen, die auf das digitale Büro setzen, einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler. Doch immerhin fast jeder fünfte Mittelständler will künftig ins digitale Büro investieren.
Neue Formen des Austauschs
Digitale Kommunikation macht viele Arbeitswege schneller und flexibler. So nutzen drei von fünf Unternehmen zur internen und externen Kommunikation bereits häufig das Handy oder Smartphone. Auch die Nutzung anderer digitaler Kommunikationskanäle ist gestiegen, etwa von Onlinemeetings und Videokonferenzen, Kunden- oder Mitarbeiterportalen. Jedes fünfte Unternehmen kommuniziert über soziale Netzwerke. 2016 war erst jedes siebte auf Facebook, Xing und Co. unterwegs.
Das digitale Büro ohne Papier
Indem zum Beispiel Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzt wird, können Unternehmen ihren Papierverbrauch reduzieren. Auch die Digitalisierung von neueren Papierakten trägt dazu bei. Viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens lassen sich dank digitaler Technologien und der richtigen Software vollständig ohne Papier abwickeln. Sei es, ganz einfach E-Mails zu verschicken statt Briefe, die Arbeitszeit per App zu erfassen oder Rechnungen elektronisch zu verwalten. Indem sie von Papier auf digitale Dokumente umsteigen, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse sehr viel schneller und effizienter gestalten. Damit sparen sie Geld – und schonen auch noch die Umwelt. Das zeigt: Das digitale Büro bietet Vorteile, die sich niemand entgehen lassen sollte.
Nils Britze,
Referent Digitale Geschäftsprozesse. |