Agiles Arbeiten: Open-Space-Format

Till­mann Stroh­bach coacht Unter­neh­men in Sachen Agi­li­tät. Dabei hilft ihm sei­ne lang­jäh­ri­ge Ver­triebs­er­fah­rung im Bereich IT-Lösun­gen. In sei­ner Kolum­ne über agi­les Arbei­ten geht es dies­mal um eine Metho­de für krea­ti­ves Arbei­ten: das Open-Space-Format.

Häu­fig fin­den Ver­an­stal­tun­gen zum The­ma New Work und Agi­li­tät in Open-Space-For­ma­ten statt. Ursprüng­lich ent­wi­ckelt für gro­ße Grup­pen ist die­ses For­mat, auf Orga­ni­sa­tio­nen ange­wandt, eine groß­ar­ti­ge Gele­gen­heit, um vor­han­de­ne Poten­tia­le wei­ter zu ent­wi­ckeln und gemein­sam nach poten­ti­el­len Lösun­gen zu suchen. Außer­dem kön­nen so Wider­stän­de bei ein­zel­nen Auf­ga­ben und in der Orga­ni­sa­ti­on durch Eigen­in­itia­ti­ve auf­ge­deckt werden.

Wie ich fin­de, ein sehr posi­ti­ver Neben­ef­fekt für Orga­ni­sa­tio­nen. Es gibt eigent­lich nur ein Gesetz im Open-Space-For­mat: das „Gesetz der zwei Füße“. Dar­in heißt es sinn­ge­mäß: „Gehe in ein Mee­ting, wenn Du etwas bei­tra­gen oder ler­nen kannst. Sonst beeh­re die Run­de mit Dei­ner Abwe­sen­heit.“ Denn Mit­ar­bei­ter sit­zen sehr oft in Mee­tings und lang­wei­len sich. Hier kann es also einen zusätz­li­chen Impuls geben, zumin­dest die Mee­ting­kul­tur in der Orga­ni­sa­ti­on in Fra­ge zu stel­len und zu optimieren.

Was macht das Open-Space-Format besonders?

Das wich­tigs­te zuerst: Es gibt kei­ne Agen­da, die vom Chef vor­ge­ge­ben wird. Viel­leicht gibt es noch so etwas wie eine gro­ße Über­schrift, weil Men­schen moti­viert wer­den sol­len, dar­an teil­zu­neh­men und sich für das The­ma zu inter­es­sie­ren. Die Agen­da wird von den Teil­neh­mern eigen­ver­ant­wort­lich gestal­tet. Nach­dem ein Mode­ra­tor die Regeln des Open Space erklärt hat, schrei­ben alle Teil­neh­mer ihren The­men­vor­schlag auf einen Zet­tel. Anschlie­ßend wird jeder Vor­schlag prä­sen­tiert und der Zet­tel an eine Wand gepinnt, die in ver­schie­de­ne Räu­me und Zei­ten ein­ge­teilt ist. Jeder „Ses­si­on Owner“‘ (The­men­an­bie­ter) sucht sich sei­nen Raum und sei­ne Zeit zum Ange­bot sei­nes The­mas selbst aus.

Zunächst ist es bei einer Ses­si­on erst ein­mal uner­heb­lich, ob der Autor nur Wis­sen ver­mit­teln oder Teil­neh­mer befra­gen oder sich zum The­ma aus­tau­schen will. Es wird also nicht nur ein Raum für ver­schie­de­ne trans­pa­ren­te, die Mit­ar­bei­ter bewe­gen­de The­men geschaf­fen, son­dern vor allem auch ein Raum für Wert­schät­zung und Respekt im Umgang mit­ein­an­der ange­bo­ten. Jeder, der will, kann zu Wort kom­men. Es kann pas­sie­ren, dass ein The­ma ange­bo­ten wird und kei­ner mel­det sich für die Ses­si­on. Auch das ist mög­lich. Dann war die Zeit für die­ses The­ma noch nicht reif. Doch wenigs­tens konn­te der Autor auf­zei­gen, was ihn gera­de bewegt hat.

Dauer und Ablauf der Sessions

Die ein­zel­nen Ses­si­ons sind oft bis zu einer Stun­de lang. Für vie­le ist dabei eine trans­pa­ren­te Form der Doku­men­ta­ti­on beson­ders wich­tig. So ist gewähr­leis­tet, dass spä­ter auch ande­re Mit­ar­bei­ter, die gera­de nicht in der Ses­si­on waren, nach­le­sen oder sich dar­über aus­tau­schen kön­nen, was bespro­chen wur­de und wel­che Erkennt­nis­se es gab.

Wich­tig dabei: Nie­mand muss an einer bestimm­ten Ses­si­on teil­neh­men. In vie­len Open-Space-For­ma­ten bil­den sich – oft da, wo es Geträn­ke und Essen gibt – klei­ne Grup­pen, die sich dann zu The­men aus­tau­schen, die in der ursprüng­lich erstell­ten Agen­da gar nicht genannt wur­den. Auch das ist erwünscht und soll­te durch genü­gend Mate­ri­al für Noti­zen geför­dert werden.

In vie­len Unter­neh­men wer­den die Ergeb­nis­se der Ses­si­ons in Abschluss­run­den kurz vor­ge­stellt. Das ist vor allem dann sinn­voll, wenn es dar­um geht, dass die Ergeb­nis­se wei­ter ent­wi­ckelt bzw. die Mit­strei­ter dazu moti­viert wer­den sol­len. Oft­mals wird aber in den fina­len Run­den nur kurz bespro­chen, wie es den Teil­neh­mern geht oder was der Ein­zel­ne erlebt hat. Was ihn bewegt oder gar, was die Ses­si­on mit ihm gemacht hat.

Nutzen aus dem Open-Space-Format ziehen

Aus eige­nem Erle­ben kann ich sagen, dass die­se Ver­an­stal­tun­gen immer wie­der ein tie­fer Brun­nen neu­er Ideen sind. Jedes Mal eine, bit­te ent­schul­di­gen Sie die pathe­ti­sche Form, Quel­le der Inspi­ra­tio­nen sind. Ich kann jedem aus tiefs­tem Her­zen anra­ten, sol­che Ver­an­stal­tun­gen – viel­leicht erst ein­mal im öffent­li­chen Raum, da Sie dort durch die Anony­mi­tät etwas geschütz­ter sind – zu besu­chen. Um das For­mat dann hof­fent­lich in die eige­ne Orga­ni­sa­ti­on zu tra­gen. Ein Ange­bot eines Open Space ein­mal im Monat, oder wenigs­tens ein­mal im Quar­tal, wird mit gro­ßer Sicher­heit dazu füh­ren, dass Men­schen plötz­lich etwas bewe­gen und gemein­sam gestal­ten wol­len. Glau­ben Sie mir, bitte.

Am Schluss steht die drin­gen­de Bit­te: Schaf­fen Sie Raum für Gedan­ken. Schaf­fen Sie Raum für Zeit. Den­ken Sie dar­an, dass Sie es mit Men­schen zu tun haben, die sich vor allem dar­in von­ein­an­der abhe­ben, dass sie unter­schied­li­che Gedan­ken und Erfah­run­gen haben. Wenn Sie mit den genann­ten Metho­den und einer ent­spre­chen­den Mode­ra­ti­on die Mög­lich­keit schaf­fen, dass Ihre Mit­ar­bei­ter ihre Gedan­ken, Ideen und Erfah­run­gen tei­len kön­nen, wer­den sie erfolg­rei­cher. Versprochen.

Till­mann Strohbach, Agi­le Coach. agile-process.de