Till­mann Stroh­bach coacht Unter­neh­men in Sachen Agi­li­tät. Dabei hilft ihm sei­ne lang­jäh­ri­ge Ver­triebs­er­fah­rung im Bereich IT-Lösun­gen. In sei­ner Kolum­ne über agi­les Arbei­ten geht es dies­mal um die Kan­ban-Metho­de.

Visio­nen, Funk­tio­nen, deren Nut­zen sowie die sich dar­aus erge­ben­den Auf­ga­ben soll­ten bei der Erstel­lung eines Kan­ban Boards visua­li­siert und sprich­wört­lich begrif­fen wer­den. Abbil­dung: Pexels

Agi­le Coach Till­mann Stroh­bach erläu­tert in sei­ner Kolum­ne agi­le Arbeits­me­tho­den.

Kan­ban ist eine Metho­de der Steue­rung von Pro­duk­ti­ons­pro­zes­sen. Bei ihr wird sich aus­schließ­lich am tat­säch­li­chen Ver­brauch von Mate­ria­li­en am Bereit­stell- und Ver­brauchsort ori­en­tiert. Das Wort „Kan­ban“ kommt aus dem Japa­ni­schen. Dort heißt dies so viel wie „Kar­te“, „Tafel“ oder „Beleg“.

Bis heu­te arbei­ten eini­ge Fahr­zeug­her­stel­ler mit die­ser Metho­de „auf Zuruf“. Es geht einer­seits dar­um, nichts auf Hal­de zu lagern und zu pro­du­zie­ren. Ande­rer­seits aber auch dar­um, dass Mit­ar­bei­ter eigen­ver­ant­wort­lich ein­schät­zen sol­len, was sie am Tag oder in einer Woche schaf­fen kön­nen, wenn sie alle Vor­aus­set­zun­gen und Res­sour­cen berück­sich­ti­gen.

Kan­ban Boards wer­den heu­te vie­ler­orts sehr schnell instal­liert. Sie die­nen aber lei­der oft nur der Kon­trol­le des Manage­ments über die Mit­ar­bei­ter. So führt ein Kan­ban Board allein nicht auto­ma­tisch zum Arbei­ten mit agi­len Metho­den. Erst wenn man es dem Team, den Teams über­lässt, sich mit die­sem Hilfs­mit­tel Trans­pa­renz eigen­ver­ant­wort­lich und selbst­stän­dig zu orga­ni­sie­ren, kann dar­aus eine agi­le Arbeits­wei­se wer­den.

Worauf kommt es bei Kanban an?

Agi­le Metho­den die­nen dazu, MITEINANDER ins Gespräch zu kom­men, auf­ein­an­der zuzu­ge­hen, um, bevor man eine Auf­ga­be beginnt, sich noch ein­mal gemein­sam zu ver­ge­wis­sern, was man ver­stan­den hat, was der Auf­trag­ge­ber gemeint hat und wel­che aktu­el­len Ein­flüs­se mög­li­che Ver­än­de­run­gen zur Fol­ge haben.

So kann ein Kan­ban Board schon bei der Benen­nung der Spal­ten ent­spre­chend der Not­wen­dig­kei­ten für das Team vor allem dazu die­nen, dass man die Visio­nen, Funk­tio­nen und deren Nut­zen sowie die sich dar­aus erge­ben­den Auf­ga­ben visua­li­siert. All die­se Aspek­te kön­nen durch die Erstel­lung von Zet­teln oder Post-its erfasst oder sprich­wört­lich begrif­fen wer­den. So kann sich alles ein­mal vor­ge­stellt, mit Wor­ten beschrie­ben, über­dacht und kön­nen gemein­sam Wege zur Lösung erar­bei­tet wer­den.

Wich­tig erscheint mir die Fra­ge: Was wol­len wir mit dem Board errei­chen? War­um wol­len wir dies errei­chen und wel­che hilf­rei­chen Ansät­ze gibt es bereits? Genau­so wich­tig fin­de ich es nach­zu­fra­gen, wer mit wel­chen Ansprü­chen und wel­cher Moti­va­ti­on heu­te schon arbei­tet und zukünf­tig arbei­ten will. Vor­ab soll­te mit allen Betei­lig­ten – vom Mana­ger bis zum Mit­ar­bei­ter – die Fra­ge geklärt wer­den, was die­se agi­le Arbeits­wei­se mit ihnen macht. Was muss ich wie und war­um ändern, um nicht plötz­lich ‚mehr‘ machen zu müs­sen und so noch frus­trier­ter zu wer­den und wei­ter zu ver­bren­nen? Wel­che Kon­se­quen­zen haben die­se Metho­den? Und wie geht man mit Mit­ar­bei­tern um, die dann am bes­ten sind, wenn man ihnen sagt, was zu tun ist?

Arbeiten mit einem Kanban Board

Wie und wonach kann man nun ein sol­ches Kan­ban Board erstel­len? In der ers­ten Spal­te könn­te sich zum Bei­spiel ein soge­nann­tes Back­log befin­den. Hier wer­den alle Gedan­ken, Ide­en, Funk­tio­nen, Wün­sche, ja viel­leicht sogar Visio­nen sowie deren Nut­zen und deren Prio­ri­sie­rung gesam­melt und somit auch bespro­chen, wann was und war­um dran ist.

Für die Befül­lung und Aktua­li­sie­rung soll­te man sich immer wie­der sehr viel Zeit neh­men, um aktu­el­le Ein­flüs­se und Ver­än­de­run­gen berück­sich­ti­gen zu kön­nen.

In der zwei­ten Spal­te könn­te man sich auf ein ‚Com­mit­ment‘ eini­gen. Sprich, der Nut­zen und dar­aus resul­tie­ren­de Auf­ga­ben sind erar­bei­tet, Res­sour­cen ein­ge­plant und eine Rei­hen­fol­ge, Prio­ri­sie­rung durch das Team hat statt­ge­fun­den. Mit dem Com­mit­ment über­neh­men die Mit­ar­bei­ter des Teams die Auf­ga­ben für die kom­men­de Woche oder Wochen. Sie schät­zen selbst­stän­dig ein, was sie schaf­fen kön­nen, wenn die ent­spre­chen­den, bespro­che­nen(!) Vor­aus­set­zun­gen dafür geschaf­fen und allen klar sind.

Die drit­te Spal­te könn­te eine soge­nann­te WIP-Spal­te sein. WIP steht hier für „Work in Pro­gress“, also für die Auf­ga­ben, mit denen sich die Mit­ar­bei­ter tages­ak­tu­ell beschäf­ti­gen. In einem täg­li­chen Update (Dai­ly) könn­te in aller Kür­ze (15 Minu­ten) jeder anspre­chen, erklä­ren, was ihn gera­de beschäf­tigt und was ihn gege­be­nen­falls auf­hält.

Die Zet­tel mit den ein­zel­nen Auf­ga­ben wer­den dabei sprich­wört­lich in die Hand genom­men und von Spal­te zu Spal­te eigen­ver­ant­wort­lich bewegt.

Eine wei­te­re Spal­te könn­te eine Erle­digt-Spal­te sein. Hier wer­den alle Auf­ga­ben, die in einer Woche, einem Monat erle­digt wur­den, gesam­melt und natür­lich als sol­che auch benannt.

Separate Kanban-Workshops

Wich­tig ist es, dass es für die Pla­nung der Woche oder des Monats einen sepa­ra­ten Work­shop gibt, um noch ein­mal gemein­sam zu bespre­chen, ob das, was man ver­stan­den hat, auch das ist, was gemeint war und ob man für die Ein­schät­zung wirk­lich alles berück­sich­tigt hat.

Des­halb soll­te es natür­lich vor­ab auch eine Art Review geben, wo man alle Ergeb­nis­se der letz­ten Wochen, des letz­ten Monats noch ein­mal gemein­sam bespricht. Sich anschaut, wie die Ergeb­nis­se aus­se­hen und wel­che Abhän­gig­kei­ten sich nun wirk­lich dar­aus erge­ben.

Mei­ne letz­te Spal­te heißt meis­tens Archiv. Hier samm­le ich alle erle­dig­ten Auf­ga­ben, aber auch Auf­ga­ben, die es, aus wel­chen Grün­den auch immer, nie in eine Prio­ri­sie­rung geschafft haben. War­um? Es könn­te doch sein, dass die­se spä­ter wie­der aktu­ell und wich­tig wer­den und so ver­liert man sie nicht aus dem Blick­feld. Aber ja, auch dafür soll­te man sich in einem Back­log-Work­shop immer wie­der Zeit neh­men, um final zu klä­ren, was man mit die­sen Auf­ga­ben machen will, und gemein­sam dar­über zu ent­schei­den.

Kein Kanban ohne Moderator

Wich­tig ist es hier­bei immer, dass es eine Mode­ra­ti­on gibt. Gern ver­lie­ren sich tech­nisch ver­sier­te Men­schen in Dis­kus­sio­nen über Details. Gern spricht man detail­liert und aus­schwei­fend über die Feh­ler der ande­ren, ohne selbst etwas bei­tra­gen zu kön­nen oder zu wol­len. Ein Mode­ra­tor kann und soll­te so etwas steu­ern und ver­hin­dern, dass das Team unnö­tig auf­ge­hal­ten wird.

Somit kann auch ein Kan­ban Board als Grund­la­ge für Kom­mu­ni­ka­ti­on ent­schei­dend dazu bei­tra­gen, Auf­ga­ben trans­pa­rent zu machen, eigen­ver­ant­wort­li­ches Han­deln zu för­dern und damit Mit­ar­bei­ter zu moti­vie­ren. Dies setzt vor allem Ver­trau­en in die eige­ne Orga­ni­sa­ti­on, in die Mit­ar­bei­ter durch das Manage­ment vor­aus. Wenn dies nicht immer wie­der vor­ge­lebt und unter­stri­chen wird, vom Manage­ment der Beweis erbracht wird, dass sie ihren Mit­ar­bei­tern trau­en, Feh­ler nichts Schlim­mes, son­dern nur Gren­zen bedeu­ten, das Board also nicht als Kon­troll-Instru­ment miss­braucht wird, dann wird man hier sehr bald eigen­ver­ant­wort­li­che und selbst­stän­di­ge Mit­ar­bei­ter bekom­men.

Wenn ein Kan­ban Board dazu dient, dass Mit­ar­bei­ter das Rich­ti­ge machen kön­nen, weil sie sich vor­her durch akti­ve Rück­spra­che ver­ge­wis­sert haben und ihre Zeit nicht mit „Kann’ste mal eben“ ver­brin­gen müs­sen, dann ist Kan­ban eine sehr moti­vie­ren­de und schluss­end­lich auch effek­ti­ve Metho­de, um sei­ne Arbeit zu orga­ni­sie­ren.

Till­mann Stroh­bach,

Agi­le Coach.

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