Wer täglich viele E-Mails liest und schreibt, kennt das Problem: Manche Nachrichten wirken länger und komplizierter, als sie sein müssten. Oft liegt das nicht am Inhalt, sondern an der Sprache. Im siebten Teil ihrer Kolumne zeigt Officemanagement-Expertin Melanie Habel, wie einfache Sprache E-Mails wirksamer macht.
Die Officemanagement-Enthusiastin Melanie Habel ist mit über 20 Jahren Erfahrung als virtuelle Assistentin tätig und gibt Seminare zum Einsatz von KI im Assistenzberuf. Abbildung: Romy S Fotografie
Füllwörter, ungenaue Formulierungen und abstrakte Hauptwörter erschweren das Lesen und verlangsamen die Informationsaufnahme. Bereits kleine sprachliche Anpassungen können dazu beitragen, dass E-Mails klarer, verständlicher und professioneller wirken.
#1: Füllwörter auf den Prüfstand stellen
Füllwörter schleichen sich häufig unbemerkt in Texte ein. Wörter wie „eigentlich“, „gewissermaßen“, „sozusagen“, „irgendwie“ oder „durchaus“ verlängern Sätze, ohne zusätzliche Informationen zu liefern. Für Lesende entsteht dadurch mehr Text, aber nicht mehr Inhalt. Statt zu schreiben: „Ich wollte mich eigentlich noch einmal kurz bei Ihnen melden“, genügt oft: „Ich melde mich noch einmal bei Ihnen.“ Je direkter eine Aussage formuliert wird, desto leichter lässt sie sich erfassen.
#2: Weichmacher und Unschärfewörter reduzieren
Neben klassischen Füllwörtern erschweren auch Weichmacher und unpräzise Begriffe die Kommunikation. Formulierungen wie „zeitnah“, „möglichst bald“, „eventuell“, „gegebenenfalls“ oder „demnächst“ lassen Interpretationsspielräume offen. Aus „Ich melde mich zeitnah bei Ihnen“ wird mit einer konkreten Angabe eine deutlich verlässlichere Aussage: „Ich melde mich bis Donnerstag bei Ihnen.“ Präzise Formulierungen schaffen Orientierung und reduzieren Rückfragen. Gerade in der schriftlichen Kommunikation ist Eindeutigkeit ein wichtiger Faktor für effiziente Zusammenarbeit.
#3: Warum Nominalisierungen Texte schwerfällig machen
Viele Geschäftstexte enthalten zahlreiche Substantivierungen oder Nominalisierungen. Sie entstehen häufig durch Endungen wie „-ung“, „-heit“ oder „-keit“. Solche Formulierungen wirken sachlich, machen Texte jedoch oft unnötig abstrakt. Statt „Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen wir eine Rückmeldung“ lässt sich einfacher formulieren: „Damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können, benötigen wir Ihre Rückmeldung.“ Auch aus „Nach Prüfung Ihrer Unterlagen erfolgt die Rückmeldung“ wird leichter verständlich: „Wir prüfen Ihre Unterlagen und melden uns anschließend.“ Verben bringen Bewegung in Texte. Sie machen Aussagen konkreter und erleichtern das Verständnis.
Ausblick
Auch im nächsten Artikel steht die Frage im Mittelpunkt, wie E-Mails durch präzise und zielführende Sprache verständlicher werden. Weitere sprachliche Stellschrauben zeigen, wie sich Aussagen klarer formulieren, Informationen schneller erfassen und unnötige Rückfragen vermeiden lassen.
| Check-Box: Klare Sprache in E-Mails
#1: Füllwörter konsequent hinterfragen. |
Bisher veröffentlichte Kolumnenbeiträge:
- Smarte Office-Hacks #6: Tipps für eine entspannte Rückkehr ins Büro nach dem Urlaub
- Smarte Office-Hacks #5: Vorbereitungstipps für die Urlaubsabwesenheit im Büro
- Smarte Office-Hacks #4: Effizientes E-Mail-Management – Struktur, Automatisierung und Selbstorganisation
- Smarte Office-Hacks #3: Effizienz beginnt im Posteingang – kleine Gewohnheiten, große Wirkung
- Smarte Office-Hacks #2: Ein Thema pro E-Mail – kleine Regeln mit großer Wirkung
- Smarte Office-Hacks #1: Die E-Mail-Flut bewusst steuern und reduzieren
